La nueva organización del trabajo provocada por la crisis sanitaria le obliga a revisar los procesos de contratación, pero también el radio geográfico de sus búsquedas. La generalización del teletrabajo invita a las empresas a considerar la contratación a distancia de empleados que viven lejos de la sede, ofreciendo una combinación de trabajo presencial y teletrabajo. En este nuevo contexto, ¿cuáles son las mejores prácticas para contratar y luego incorporar a sus nuevos talentos a distancia?
¿Hacia el final de la semana de cinco días en la oficina?
¿De verdad vamos a decir «bye bye» a estar en la oficina cinco días a la semana una vez que la crisis sanitaria haya quedado atrás? Eso es lo que parecen pedir los empleados, de todos modos. Para las empresas, es una oportunidad de ampliar el ámbito geográfico de su contratación, y de reforzar su marca de empleador afirmando una gestión abierta, participativa y basada en la confianza.
Pero la contratación e integración de empleados a distancia no es algo que se pueda improvisar. He aquí algunas buenas prácticas para empezar.
1 – Redactar bien el anuncio y abordar el tema del teletrabajo desde el principio
Una buena contratación comienza con un anuncio bien redactado. Incluyendo una descripción precisa del puesto, por supuesto, la experiencia esperada y las misiones propuestas, así como el rango salarial previsto. Menciona también la política de teletrabajo de tu empresa: equilibrio cara a cara/distancia, abonos facilitados a tus empleados para acceder a espacios de coworking cercanos a su domicilio, herramientas de colaboración utilizadas, etc. Estos argumentos pueden ser decisivos para ciertos talentos, ¡preséntalos!
Una vez recibidas las solicitudes, ya sea que esté reclutando a distancia o en persona, los pasos son los mismos. Clasifica los currículos, acordándose de responder a los que no retiene y guardando los más interesantes en su base de datos para futuras contrataciones. A continuación, se pone en contacto por correo electrónico o por teléfono con los candidatos que parecen adecuados para el puesto a fin de concertar una entrevista.
2 – Tener éxito en las entrevistas por videoconferencia
Tanto si la época del año impone restricciones de viaje, como si está pensando en contratar a un talento que vive lejos de su empresa… las entrevistas por videoconferencia son preferibles a las entrevistas telefónicas. El vídeo le permite combinar una parte importante de la comunicación no verbal con su intercambio para hacerse una idea general de la personalidad de su candidato.
Hay muchos programas gratuitos como Zoom, Skype o Google Meet que facilitan la creación de una videoconferencia desde un ordenador o un smartphone. Colóquese en una habitación tranquila y cerrada, como lo haría para una entrevista física. Conéctese unos minutos antes de que comience la entrevista para dar la bienvenida a su candidato en la sala virtual, e intercambie sus respectivos números para llamarse mutuamente en caso de interrupción.
No todo el mundo se siente cómodo con el vídeo, a pesar de que su uso ha aumentado considerablemente en los últimos meses. Haga algunas preguntas para romper el hielo antes de empezar la entrevista para que todos se sientan cómodos. Por ejemplo, ¿cómo va el periodo actual en el que se alternan periodos presenciales y a distancia? ¿Tiene el candidato un lugar de trabajo en su casa o en las cercanías?
3 – Incluya el teletrabajo en su cuadro de preguntas
Además de las preguntas tradicionales para evaluar las aptitudes del candidato (acciones emprendidas en el último año para mejorar; interés por el trabajo en equipo; reacción ante un problema para el que no tiene la solución; priorización de las urgencias laborales; método preferido de contacto con los equipos y los directivos, etc.), aborde la cuestión del teletrabajo.
¿La persona lo ha hecho alguna vez? ¿Por su cuenta o por obligación? ¿Cómo lo han vivido? ¿Han teletrabajado desde casa o en un espacio de trabajo compartido? Tranquilice al candidato diciéndole que no se trata de una pregunta trampa, sino que está tratando de evaluar la mejor organización del trabajo para su perfil.
4 – Destacar sus oficinas
Nunca se insistirá lo suficiente: el entorno de trabajo es importante para atraer el talento. Casi uno de cada dos empleados (1) afirma que su entorno de trabajo desempeña un papel fundamental en su motivación (43%) y eficiencia (41%). Además, según el último estudio de Wojo y Opinion Way, más del 32% de los empleados desearía disponer de espacios más variados (elección entre despachos privados, salones, espacios abiertos) y más espacios de convivencia (bares, restaurantes, exteriores).
Al final de la entrevista en vídeo, envíe a su candidato fotos o un vídeo en el que se vea el ambiente de sus oficinas, las diferentes áreas disponibles para los equipos (espacios abiertos, áreas sociales, salas de siesta, exteriores, etc.). Esto le ayudará a proyectarse en su futuro entorno laboral.
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5 – Jugar la carta de la colaboración
Implique a su equipo en la contratación a distancia. Pida a dos personas que entrevisten a sus tres candidatos favoritos y que compartan sus sensaciones sobre su espíritu de equipo, su motivación, su capacidad para integrar su cultura corporativa y para mezclarse con su equipo ideal. Para sus empleados actuales, se trata de una petición gratificante, y otra forma de reforzar su sentido de pertenencia con ellos en estos tiempos en los que los vínculos sociales son tan necesarios.
No dejes que se suelten si nunca han realizado una entrevista de contratación. Preparen juntos un cuadro de preguntas que pueda utilizarse para futuras búsquedas. Y si tiene varias contrataciones en curso, elija diferentes parejas para no sobrecargar las agendas, e implique al mayor número posible de personas en el proceso.
6 – Empezar la incorporación en cuanto se firme la promesa de contratación
¿Has encontrado a tu persona especial? ¿Aceptó tu propuesta? Enhorabuena. Ahora que el proceso de contratación a distancia ha terminado, comienza la integración a distancia de su nuevo empleado. Haz que se sientan esperados por ti y por el resto del equipo.
En el periodo previo a su llegada, mantenga un contacto regular con diversos pretextos. Envíale información sobre la mutua de la empresa, pídele los datos de su cuenta bancaria, etc. Si su empresa ofrece a sus empleados acceso a espacios de teletrabajo, envíeles documentación al respecto para que sus nuevos talentos puedan buscar espacios cerca de su casa.
7 – Preparar un folleto de integración
El objetivo de una integración exitosa es hacer que su recluta sea operativo rápidamente, ayudándole a familiarizarse rápidamente y bien con su entorno, sus valores y su funcionamiento. Lo ideal es reunir en un único soporte (cuaderno de embarque digital o en papel) una documentación completa con :
– una historia de la empresa
– una visión general de sus herramientas profesionales,
– un trombinoscopio
– su carta de teletrabajo
– una carta de buenas prácticas.
Y cualquier otra cosa que creas que te ayudará a entender tus problemas y valores.
El tiempo dedicado a su elaboración se ahorrará con cada nueva contratación y llegada de becarios. Incluso puede hacerlo circular internamente para revitalizar su cultura corporativa si es necesario.
8 – Anticipar su llegada como el Día D
La semana anterior a la llegada de su empleado, asegúrese de que le han dado una dirección de correo electrónico y un número de teléfono. Si empiezan a trabajar al 100% a distancia, envíales sus herramientas de trabajo a través de un transportista especializado (sin olvidar una cálida bienvenida y algunas golosinas de la empresa). Organiza una reunión con tu director de informática para asegurarte de que todo funciona correctamente. Los recordatorios en la agenda le ayudarán a no olvidarse.
Haga lo mismo que en persona pero en vídeo y con doble atención:
– Programe una reunión con él al principio del día para darle la bienvenida,
– Preséntele un padrino que no forme parte de su equipo pero que será la persona de contacto a la que dirigirse en caso de preguntas generales,
– Organice un calendario de reuniones individuales con diferentes empleados la semana de su llegada. Será una oportunidad para conocerse y familiarizarse con los temas importantes de la empresa.
9 – ¡Y no olvides la convivencia!
El hecho de hacer un onboarding a distancia no significa que haya que olvidar lo más importante (o casi): la convivencia dentro del equipo.
En las dos primeras semanas de la carrera de tu nuevo talento, planifica un momento de relax juntos, a la hora de comer o en formato afterwork, con un tema para romper el hielo. Pida a cada empleado que elija un accesorio que le represente y lo explique al resto del grupo, organice una prueba a ciegas, un juego de retrato chino… En definitiva, ¡sea creativo para este primer intercambio informal que sellará la entrada de su nuevo empleado! Por supuesto, esto no le impide organizar un verdadero momento de convivencia el día en que el equipo se reúna en persona por primera vez.
La contratación a distancia y la incorporación desde casa es un reto, ya que nos obliga a romper con los hábitos establecidos. Pero también es una gran oportunidad para mostrar empatía, creatividad y demostrar tu capacidad de adaptación. La nueva organización del trabajo, que mezcla lo presencial y lo remoto, abre nuevas vías de colaboración, de conciliación de la vida profesional y personal. Es una oportunidad para que las empresas se reinventen adaptando la distribución de sus oficinas y sus relaciones con el talento para atraerlo y retenerlo a largo plazo.
