Le flex office a la cote ! L’an dernier, 59 % d’entreprises étaient prêtes à passer au flex desk (ou l’intensifier) et 47 % souhaitaient en profiter pour rationaliser leur parc immobilier (JLL, oct. 2021). En jeu, de sérieuses économies à l’heure où le prix de l’électricité s’envole, et une image rajeunie pour l’entreprise.

De quoi parle-t-on exactement, comment le déployer, quels sont ses avantages et inconvénients ? On vous dit tout.

Flex office, définition

Le flex office vient de l’anglais flexible office, littéralement « bureau flexible » ou encore « bureau dynamique ». C’est à la fois :

– un mode de management et une organisation de travail hybride,
– une vision nomade du bureau, dans lequel il n’y a plus de poste de travail attitré, ni de lieu imposé. Le flex office s’oppose donc à la fois au bureau à adresse unique ET au poste de travail attribué que le collaborateur retrouve chaque matin.

À lire aussi : Les nouveaux enjeux liés aux espaces de travail : décryptage  

Concrètement, dans une organisation en flex office :
– on se rend tantôt au siège de l’entreprise, tantôt dans un espace de coworking, un tiers lieu, chez soi…
– on s’installe librement dans l’espace de travail,
sans préoccupation hiérarchique ou corporatiste. Les équipes sont invitées à se mélanger et s’approprier comme elles veulent l’environnement de travail à leur disposition.

– chaque soir, on débarrasse entièrement son poste de travail et le remet en état (c’est le clean desk), demain est un autre jour : on sera peut-être d’ailleurs à une tout autre adresse.

Flex office, attention aux synonymes approximatifs

✅Flex desk = desk sharing = free seating = hot desking !
En français : bureau libre = bureau dynamique = bureau nomade… Tous ces termes désignent le fait de ne pas avoir de poste de travail attribué dans un espace donné à une adresse déterminée.
Le flex office voit plus grand : on n’a plus besoin de poste fixe, puisque l’on n’a pas de lieu de travail fixe.

⛔Attention à ne pas confondre flex office et flex working = travail flexible. Il s’agit d’une organisation de travail qui prévoit la possibilité pour le collaborateur de gérer librement son emploi du temps, ses horaires de travail, son temps de travail, le lieu, etc.

Pourquoi passer au flex office ?

Le flex office répond d’abord à un besoin économique :

Une première raison de se décider à passer au flex office est la réduction des charges immobilières.

En moyenne un poste de travail est inoccupé 50 à 60% du temps. Or, en 2020, un bureau individuel coûtait en moyenne 10 250 €/an (Arseg 2021) !

Avec la crise énergétique, cet enjeu d’optimisation des m² s’est en outre étendu à celle de la consommation d’énergie...

Le flex office autorise à :
– réduire la surface de bureaux en se limitant aux m² nécessaires à l‘accueil des collaborateurs effectivement présents,
– maximiser les taux d’occupation des immeubles pour en finir avec les bureaux vides,
– délocaliser les collaborateurs dans des espaces tiers, dans lesquels le coût du poste de travail est moins élevé (home office, coworking, etc.).
Lorsqu’elle est correctement déployée, une telle organisation peut générer jusqu’à 30% d’économie sur les charges immobilières (estimation Wojo).

C’est aussi un mode travail connecté aux usages :

Une telle mutualisation (équipements, services, consommation d’énergie et autres charges) ne permet pas seulement de réduire ses dépenses. Ce faisant on diminue son empreinte carbone , et s’engage ainsi dans une démarche RSE attendue de tous.

Entre télétravail, réduction des temps de trajets, autonomie, management transversal et valeurs collaboratives… le flex office peut aussi constituer un levier en termes de fidélisation des talents et d’image de marque. À condition toutefois d’être correctement déployé (voir plus bas, avantages et inconvénients).

Comment organiser un flex office vertueux ?

Mais comment mettre en place un flex office qui profite autant à l’entreprise qu’aux équipes ?

Évaluer ses besoins :

La première étape sera d’évaluer le nombre postes de travail réellement nécessaires pour ne rien sacrifier au bien-être au travail :
– en étudiant le taux réel d’occupation des bureaux (on parle d’un taux de mutualisation des postes de 0,8 /collaborateur),
– en extrapolant l’impact d’un passage à un télétravail régulier.

Aménager (ou déménager !) des espaces de travail adaptés au desk sharing

Au siège comme en télétravail, la qualité de l’environnement de travail reste un élément clé du bien-être et de la productivité de vos collaborateurs.

Passer au flex office peut s’avérer perturbant : attention à garantir de bonnes conditions de travail à chacun ! 
– Accompagnez le changement en impliquant les collaborateurs dans la démarche,
– réaménagez vos bureaux en conséquence : postes de travail individuels, grandes tables, espaces ouverts pour les conversations, phone box, espaces de concentration, salles de réunion, casiers, salles de pause. Recourir à un space planning peut alors s’avérer judicieux pour concevoir des espaces collaboratifs adaptés,
– établissez un guide des bonnes pratiques à même de garantir un environnement de travail propice à l’épanouissement,
– si ce n’est déjà fait, équipez vos collaborateurs d’un ordinateur portable et vous dotez-vous d’un système informatique solide et sécurisé : le papier, c’est fini !

Organisez le télétravail

Si vous ne voulez pas y perdre votre culture d’entreprise, vous devrez gérer votre flex office :
– en attribuant des jours et horaires de présence fixe et en élaborant une Charte du télétravail,
– en déployant des solutions de booking adaptées,
– grâce à des bureaux ou salles de réunion de délestage que vous pouvez affréter à la demande (si vous êtes hébergé dans un espace de coworking notamment).
– avec un réseau de tiers lieux capable de proposer des adresses à proximité du logement de vos collaborateurs. Pour cela, faites réaliser une cartographie de leur domicile pour estimer les distances et réduire concrètement leurs temps de trajets…

Flex office, avantages et inconvénients

Si 82% salariés français plébiscitent le travail hybride en 2021 (Malakoff 2022), le consensus est moins évident pour ce qui concerne la pratique du desk sharing. Dans le monde, 55% de salariés seraient prêts à se contenter de moins de deux jours de télétravail/semaine si cela leur permettait d’obtenir un bureau attribué. En France c’est 65% (Steelcase 2022).

Une nostalgie pour le bureau traditionnel fixe qui s’explique par une organisation du flex office mal maitrisée ou des espaces inadaptés. Il convient alors de peser le pour et le contre et se donner les moyens de déployer une organisation de flex office respectueuse des besoins des collaborateurs.

Les pour, ou 5 avantages clés du flex desk


1 – Diminution des coûts immobiliers de l’entreprise… pour choyer ses collaborateurs avec les économies réalisées ?
En renonçant à garder un poste par collaborateur et en réduisant la surface nécessaire, on améliore la rentabilité de ses locaux ! Il devient alors possible de louer des espaces de travail plus petits, mais plus qualitatifs et enrichis de services qui améliorent la qualité de vie au travail (QVT).

2 – Réduction de l’impact environnemental grâce au hot desk.
Le flex office a toute sa place dans la démarche RSE de l’entreprise, pour deux raisons :
 – en limitant la surface louée grâce, on réduit d’autant ses dépenses énergétiques (chauffage, climatisation, électricité…),
 – grâce au télétravail, on réduit les trajets quotidiens (et donc les émissions de carbone associées pour l’entreprise).

3 – Des équipes désilotées, des rencontres impromptues et une information qui circule plus vite grâce au desk sharing. 
Il devient possible de se retrouver de façon inattendue à côté du CEO ou du DRH, peu importe ! Un brassage vertueux, qui permet de créer un environnement de travail dynamique.
Idem pour le télétravail en tiers lieux qui donne l’occasion de côtoyer un écosystème différent.

4- Un vent de liberté et plus d’équité.
Le collaborateur reprend le pouvoir sur son environnement de travail. Qu’il soit en télétravail dans un tiers lieu ou au siège de l’entreprise, il est libre de se placer où bon lui semble : open space, salon, bureau fermé… À chaque jour ses envies, objectifs, affinités.
Il n’y a plus de notion du « plus beau bureau réservé à ». Chacun est logé à la même enseigne et les privilèges n’ont pas cours.

5 – Une image de marque renforcée.
Le flex office génère une atmosphère et une émulation particulières. Un candidat ou un client qui découvre une partie des équipes travaillant dans un espace convivial et bien agencé y sera sensible.
Savoir que le reste des effectifs est en télétravail, permet en outre de supposer un management basé sur la confiance et l’autonomie.

Les contre : risques et inconvénients du flex office

1 – Un risque de flex desk stress
Impensable qu’un collaborateur n’ait pas de place à son arrivée. Entre frustration, embarras, perte de temps et questionnement existentiel « mais que fais-je ici », c’est insupportable… surtout si on a mis 1h24 pour venir.

2 – Une perte de repères
et un repli sur soi
Abandonner le bureau fixe pour passer au flex office ne s’improvise pas, au risque de bousculer les plus timides ou certaines sensibilités. Aux RH et managers d’accompagner le changement et repérer les personnalités plus fragiles afin de les aider à s’adapter.

3 – Un bureau qui peut sembler impersonnel
 
Changer de poste chaque matin et pratiquer le clean desk chaque soir ne permet plus de s’approprier et territorialiser l’espace de travail. Pour certains salariés, cela peut impacter leur sentiment d’appartenance à l’entreprise.
Renforcez la convivialité des lieux et en améliorant le cadre de travail par exemple en reprenant les codes de la maison : plantes, tapis colorés, photos…

4 – Des troubles fêtes et des tensions
Comme à la bibliothèque, instaurez des règles et bonnes pratiques, au risque de susciter de l’antipathie envers certains maladroits.
Dans un bureau partagé, et surtout en open space, on parle à voix basse, on s’isole pour téléphoner, on s’applique sur le clean desk, on ne se remet pas tous les jours au même endroit. Bref, on se rappelle que l’on n’est pas seul.e au bureau.

5 – Un risque de perte de productivité
Bureau open space à l’acoustique mal maîtrisée, zones de circulation mal agencées, absence de bureaux fermés ou d’espaces de concentration, manque de salles de réunion, phone box, équipes indisciplinées… le flex desk peut virer au chaos si l’on n’y prend garde. 
Il faut donc se donner les moyens de l’organiser de façon raisonnée pour en tirer réellement les avantages (économiques, environnementaux, humains).

En résumé, le flex office pourrait être LE mode de travail en 2023 : économies, souplesse de l’organisation, autonomie des collaborateurs… Il répond à de nombreuses attentes, à condition de bien l’organiser !

Au fait, chez Wojo on ne fait pas qu’écrire !

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Bureaux fermés de 2 à 200 postes personnalisables, accès sécurisé 24/7.
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