Soirée de team building, cocktail presse, publication de résultats, lancement de produits, fête de fin d’année… les occasions de se réunir pour un événement d’entreprise sont nombreuses. Ces événements corporate reflètent votre image et votre culture : chaque détail compte dans la perception qu’en auront vos invités. C’est parti pour la check list des incontournables d’une soirée d’entreprise réussie.

1 – Définir un concept d’événement

Pour donner à vos invités envie de vous faire de la place dans leur agenda bien rempli, rien ne vaut un bon concept qui éveillera leur curiosité. Voyage au pays des 1001 nuits, embarquement pour le futur, retour en enfance… Brainstormez sur le thème qui incarne le mieux l’occasion pour laquelle vous organisez l’événement, et faites voyager vos invités dans le temps et l’espace grâce à lui. Votre objectif : provoquer un effet de dépaysement et surprendre vos hôtes, deux composants essentiels d’une expérience mémorable.

Déclinez-le ensuite sur votre support d’invitation, le choix du lieu, la décoration, la thématique du buffet… Pour une soirée interne, vous pouvez même proposer à vos collaborateurs de venir déguisés, c’est un bon outil de team building. À éviter en revanche avec des clients ou des journalistes si vous voulez attirer du monde.

2 – Choisir un lieu atypique

Si votre concept ne vous impose pas une localisation spécifique (forêt, yourte, etc.), misez sur un lieu qui donnera une image sélective de votre entreprise. L’idéal ? Un endroit caché des regards, réservé à d’heureux privilégiés, comme la cour intérieure d’un hôtel particulier, un jardin en ville, une terrasse en rooftop, un atelier d’artiste avec une vue panoramique… cherchez le bon équilibre entre originalité et confort pour vos invités.

3 – Mettre la balle au centre 

Privatiser un joli manoir en pleine campagne, ça en jette… mais vous risquez de passer la soirée seul devant votre bar à cocktails. Privilégiez la facilité d’accès dans le choix de votre lieu. Les gens viendront plus facilement, arriveront moins tard et resteront plus longtemps. Si votre concept implique un lieu hors des sentiers battus et des lignes de transport en commun, organisez un système de navettes.

4 – Minuter le déroulé de l’événement

On a tous déjà assisté à une soirée où l’on entendait les estomacs gargouiller en lorgnant vers le buffet, pendant que le PDG débitait un long discours que personne n’écoutait. Si vous voulez à tout prix prendre la parole, parlez cinq à dix minutes : au-delà vous n’obtiendrez plus qu’une attention distraite, qui cèdera vite place à de l’ennui. Encore mieux : ne faites pas de discours, et misez plutôt sur des affiches, des écrans, et des collaborateurs disséminés dans l’assemblée pour porter vos messages principaux.

5 – Divertir vos invités avec des animations

Réveiller l’enfant qui sommeille en chacun de vos invités en leur concoctant des surprises. Magicien, orchestre live, danseuses du ventre, atelier créatif, masseurs, practice de golf, tournoi de poker, jeux vidéo… votre concept vous aiguillera vers des animations ad hoc. Privilégiez la qualité à la quantité pour ne pas tomber dans l’écueil du cheap, et minutez soigneusement ces temps forts afin qu’un maximum de personnes en profitent dans un temps raisonnable.

6 – Immortaliser votre soirée d’entreprise

Un bel événement d’entreprise constitue une opportunité de communiquer. Afin de tirer le meilleur parti de ces retombées, assurez-vous les services d’un photographe professionnel, en intégrant dans sa prestation la création d’une galerie dédiée où les clichés seront élégamment marqués à vos couleurs. Vos invités seront ravis de recevoir un lien de téléchargement quelques jours après l’événement. Si votre budget le permet, complétez la prestation en réalisant une vidéo.

Pour des questions de droit à l’image, indiquez de manière visible sur le lieu de la soirée que l’événement est filmé / photographié.

7 – Penser viralité

Un événement d’entreprise réussi est un événement visible par vos invités, bien sûr, mais aussi sur les réseaux sociaux. Intégrez un module de partage réseaux sociaux dans votre galerie d’images : si elles sont belles / drôles, vos invités auront envie de les partager auprès de leur communauté. Favorisez aussi la viralité pendant l’événement en installant un photobooth interactif : vos invités se prennent en photo, récupèrent un tirage sur place et partagent leur cliché dans la foulée. N’oubliez pas de définir un hashtag pour l’événement, que vous rappellerez sur tous vos supports de communication.

8 – Monter le son

Que vous organisiez un cocktail ambiance B2B ou une soirée de lancement branchée, chouchoutez les oreilles de vos invités et soignez votre atmosphère grâce à une playlist adaptée. Les liens entre musique et émotions sont avérés, et différentes études montrent que la musique favorise la mémorisation. La musique couvrira les blancs et fournira un sujet de conversation idéal pour briser la glace.

9 – Offrir un souvenir

Assurez-vous que vos invités se souviendront longtemps de votre événement en leur offrant un cadeau. On oublie le stylo en plastique ou la clé USB has been, on pense utile, responsable et durable : mug en liège, crayon à planter, sachet de graines dépolluantes… Vous avez l’embarras du choix.

10 – Collecter des retours

La fête est finie ? Pour vos invités, mais pas pour vous. En même temps que le lien vers votre galerie photo (on insiste, elle est importante 😊), envoyez une courte enquête de satisfaction. Qu’ont-ils pensé de votre concept, du lieu, des animations, des explications sur votre activité, du buffet ? Autant de retours d’expérience qui vous aideront à taper encore plus haut la prochaine fois !

En résumé

  • Un bon événement d’entreprise repose sur un bon concept.
  • Choisissez un lieu qui associe originalité et praticité.
  • Impliquez vos invités grâce à des ateliers et animations participatifs.
  • Investissez dans les retombées photo et vidéos.
  • Offrez-leur un joli souvenir.

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