Pendant le confinement, le télétravail a fait une entrée fracassante dans les habitudes de travail des Français. Alors que les entreprises y ont eu massivement recours (1 salarié sur 4 pendant le confinement) sans avoir eu le temps de s’y préparer, la prolongation du télétravail semble inéluctable compte tenu de l’évolution des usages. Peregryne, entreprise spécialisée sur l’externalisation des fonctions supports des PME TPE, vous propose un arrêt sur image : quels enseignements tirer de cette période exceptionnelle pour pérenniser le télétravail partiel ou complet ? Comment adopter de nouveaux réflexes de management, et s’assurer du bien-être de ses salariés même à distance ? Explications.
Avant toute chose, rappelons que le télétravail réalisé pendant le confinement reste atypique à plusieurs égards. Il s’agissait d’un télétravail imposé, à plein temps (et non quelques jours par semaine), effectué uniquement à domicile (et non dans des espaces de coworking), dans un environnement familial empreint de contraintes multiples, telles que la classe à la maison !
Pourtant, selon les sondages entre 73% (1) et 88% (2)des télétravailleurs du confinement souhaitent le poursuivre quelques jours par semaine. Le télétravail offre en effet de nombreux avantages auxquels les salariés ont pu goûter : gestion simplifiée de son emploi du temps, temps de trajet réduits à néant (et donc un sentiment fort de gain de temps) et meilleure articulation entre vie privée et vie professionnelle. Alors par où commencer ?
Fixer un cadre général pour le télétravail qui convient aux managers et aux salariés
Avant de rentrer dans les aspects techniques et managériaux, il convient déjà de fixer un cadre global au télétravail dans votre entreprise. Envisagez-vous de généraliser un, deux ou trois jours de télétravail par semaine ? Davantage ? Sur des journées fixes ou avec la possibilité de les regrouper ? Pour tous les salariés ou à partir d’un certain niveau de poste ? Ces questions peuvent donner lieu à une consultation en interne afin de s’assurer de l’adhésion des salariés à la nouvelle organisation du travail. Il vous faudra aussi mettre en place des outils pour suivre la charge de travail des salariés, et les équiper en outils bureautiques.
Intégrez dans votre réflexion la possibilité de proposer à vos salariés de télétravailler ailleurs qu’à domicile, afin d’éviter l’isolement, et de favoriser une coupure entre la vie professionnelle et la vie personnelle. Pourquoi ne pas proposer des forfaits coworking avec un ou deux jours par semaine dans des espaces proches de chez eux, qui combinent les avantages du télétravail sans les inconvénients du home office ?
Maintenant que vos orientations générales sont fixées, évoquons les aspects techniques, managériaux et organisationnels à quadriller pour assurer des meilleures conditions de travail possibles à vos salariés.
Le télétravail : de quoi parle-t-on ?
Juridiquement, « le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors des locaux de façon volontaire et en utilisant les technologies de l’information et de la communication » (Code du travail art L1222-9).
Dans cette définition le premier point à noter est celui du volontariat. Il n’est pas possible pour l’employeur d’imposer à un salarié de télétravailler. Le seul cas qui permet de déroger à cette règle est un cas de force majeure tel que le risque épidémique.
De manière générale, il est préconisé de l’encadrer en ayant recours à un accord d’entreprise ou une charte afin de définir principalement :
- Les conditions de passage en télétravail avec une notion de réversibilité ;
- Les conditions d’exécution du télétravail
- Les modalités d’acceptation et conditions de mise en œuvre ;
- Les modalités de régulation de la charge de travail ;
- Les plages horaires de travail.
- Les modalités d’accès des travailleurs handicapés
Dans tous les cas, et en l’absence d’un cadre formel, le salarié et l’employeur qui conviennent de recourir au télétravail sont dans l’obligation de formaliser leur accord par tout moyen (avenant, courrier ou mail).
Les obligations de l’entreprise autour du télétravail
Les obligations de l’employeur en matière d’équipement des salariés en télétravail font aujourd’hui débat selon les secteurs d’activité. Il n’en reste pas moins que l’entreprise doit fournir un service d’appui technique et de maintenance. Outre la mise à disposition d’un ordinateur et d’un casque audio qui constituent, selon nous, l’équipement minimum, elle peut/doit prendre en charge les coûts directement engendrés par le travail ou indemniser le télétravailleur.
Concrètement, les pratiques des entreprises peuvent être très variées :
- Prise en charge des abonnements téléphone et Internet mis en place spécifiquement pour le télétravail ;
- Forfait mensuel ou annuel couvrant ces coûts ;
- Forfait mensuel modulé selon le nombre de jours de télétravail ;
- Remboursement des frais mobilisés sur justificatifs.
Cette prise en charge sur justificatifs ou l’indemnité (jusqu’à un certain plafond) sont exonérées de cotisations.
L’employeur est également tenu de s’assurer de la conformité électrique du local utilisé pour le télétravail. En pratique, la plupart des entreprises demandent une attestation sur l’honneur à leurs salariés sur la conformité des installations techniques et électriques.
Ces sujets « techniques » sont importants et reflètent l’engagement de l’entreprise dans la mise en place de conditions de travail à distance confortables. Mais cela ne suffit pas. Pour s’assurer de la réussite de ces nouveaux modes de travail, il est indispensable de se pencher sur le management des équipes à distance et à la gestion individuelle des salariés. Les négliger pourrait conduire à des dysfonctionnements dans l’entreprise.
Le télétravail nécessite un mode de management adapté
Contrairement à certaines idées reçues, le télétravail suppose de mettre en place un mode managérial différent du présentiel, notamment pour développer une dynamique d’équipe et un engagement des salariés autour d’une vision commune. Voici quatre actions qui peuvent tout changer.
Osez la confiance
Elle est primordiale pour travailler à distance. Cela implique de passer d’un mode managérial traditionnellement basé sur le contrôle à un rôle de soutien aux équipes, en se concentrant davantage sur les résultats attendus que sur le nombre d’heures travaillées. Laissez vos équipes organiser leur journée et donnez-leur la flexibilité nécessaire pour gérer leur travail selon le calendrier qui leur permettra d’être les plus productives.
Gardez le lien
L’isolement des collaborateurs est l’un des grands dangers du télétravail, notamment s’il est pratiqué à grande échelle et en home office. Veillez à conserver un contact régulier avec vos équipes individuellement et collectivement. Des outils comme Slack, Teams ou Zoom permettent aussi bien des réunions formelles que des échanges spontanés. N’hésitez pas à poursuivre les rituels initiés pendant le confinement et gardez du temps pour des moments de convivialité virtuelle.
À lire aussi : Travail en équipe et à distance, 7 conseils pour garder le lien
Soyez clair
L’autonomie et la distance nécessitent d’être très clair sur les objectifs confiés et les attendus du collaborateur. Faites reformuler les objectifs et les missions à vos équipes pour vous assurer d’être bien alignés. N’oubliez pas à cette occasion que 80% de la communication passe par du non verbal. Privilégiez d’évoquer les sujets structurants en présentiel (en cas de télétravail alterné) ou a minima en visioconférence, cela vous permettra d’évaluer l’efficacité de votre communication.
Accompagnez vos équipes
Assurez-vous que vos équipes possèdent les outils, les informations et tout ce dont ils ont besoin pour bien fonctionner à distance. Beaucoup de sujets anodins en présentiel (notamment techniques) peuvent devenir de véritables irritants et entraver leur efficacité. Créez des moments d’échanges dédiés à cela afin de détecter d’éventuelles tensions ou difficultés.
Le télétravail, une organisation spécifique pour les salariés
Si le télétravail requiert un management adapté, il impose aussi une nouvelle organisation à ceux qui le pratiquent afin d’en tirer tous les bénéfices. C’est le rôle de l’entreprise de les accompagner dans l’adoption de ces nouveaux usages, essentiels à leur bien-être.
Règle numéro 1 : Avoir une bonne installation pour télétravailler
Certaines personnes préfèreront travailler dans un coworking afin d’être dans une dynamique collective et bien distinguer le professionnel du personnel. D’autres privilégieront le travail à leur domicile dans un espace dédié. Dans tous les cas, il est important de soigner son espace de travail et d’être bien installé. Rappelons à cette occasion les conseils de l’INRS sur les règles à connaître en la matière. Fournissez des écouteurs à vos salariés afin qu’ils gardent les mains libres pendant leurs appels téléphoniques. Cela permet de rester mobile et de ne pas se bloquer inutilement.
Règle numéro 2 : Apprendre à s’organiser
Le télétravail nécessite une organisation et une rigueur particulière si on ne veut pas tomber dans les travers de l’hyper connexion. L’entreprise doit fixer des limites claires sur les heures de travail, et les communiquer aux collaborateurs. Invitez vos collaborateurs à structurer et planifier leurs journées ou semaine en fonction de leurs priorités, en se fixant des plages horaires pour chacune d’elles. Rappelez-leur la nécessité de s’octroyer des pauses régulières, idéalement 5 mn toutes les heures.
Règle numéro 3 : Bouger
Il est prouvé aujourd’hui que le fait de travailler derrière un écran d’ordinateur crée autant de dommages sur la santé que de faire un métier physique. Cela est d’autant plus vrai en télétravail où le trajet domicile-travail disparaît, tout comme les marches dans les couloirs d’un bureau à l’autre et à l’heure de la pause.
Les Éditions Législatives font référence dans leur livre blanc sur le télétravail, à des études britanniques qui précisent que le sang part du cœur et irrigue tout le corps, notamment les muscles, et doit faire le trajet inverse. Ce n’est pas le cœur, mais les pieds et les mollets qui éjectent le sang vers le haut. Or, en position assise, les mollets ne travaillent pas : sans circulation du sang, on finit par ressentir des fourmillements et des gonflements lorsqu’on reste assis trop longtemps à son bureau. Il est d’autant plus important en télétravail d’alterner régulièrement des positions debout ou assis, et de profiter de ses appels pour se dégourdir les jambes. Quelques exercices d’étirement qui peuvent aider vos salariés. À utiliser sans modération !
Le cadre juridique du télétravail s’est fortement assoupli et permet aujourd’hui aux entreprises de définir une organisation plus souple. S’il constitue un mode d’organisation de plus en plus plébiscité tant par les salariés que par les entreprises, le télétravail ne peut être déployé sans une réflexion en amont, une concertation avec vos salariés (et leurs représentants) et un accompagnement spécifique. Au-delà des moyens matériels mis en œuvre, il est également vital d’adopter un management adapté faute de « perdre » le lien avec une partie de ses collaborateurs.
Un article proposé par :
PEREGRYNE accompagne les entreprises et leurs dirigeants sur leurs problématiques Finance et RH.
Associés aux enjeux et priorités business, nous éclairons la prise de décision des dirigeants pour servir leur stratégie et leur apporter de la réassurance. Qu’il s’agisse de création, de formalisation de business plan, de levée de fond, de mise en place de CSE, d’optimisation de la politique salariale, de gestion de la paie, de la mise en place de marque employeur, de gestion de la relation bancaire, de reporting… nos Directeurs des Ressources Humaines et Directeurs Administratifs et Financiers sont de véritables partenaires stratégiques qui s’intègrent dans les écosystèmes des entreprises et interviennent au quotidien auprès des dirigeants et des collaborateurs.
1 – Source enquête Malakoff Humanis (lecomptoirdelanouvelleentreprise.com)
2 – Source ANACT – Télétravail en confinement : les résultats complets de notre consultation
