[RH] Atouts, fonctionnement : comprendre le RPO en sept questions

Le RPO, pour Recruitement Process Outsourcing, permet d’externaliser tout ou partie de son processus de recrutement. Dans quel cas le RPO est-il pertinent ? À qui s’adresse-t-il ? Quels sont ses atouts ? Les bonnes questions à se poser ? On vous fait le topo.

Lorsqu’on mentionne l’acronyme RPO, nombreux sont encore ceux qui froncent les sourcils d’un air interrogateur. Trois lettres pour Recruitment Process Outsourcing, soit l’externalisation du processus de recrutement dans la langue de Voltaire. La pratique s’est généralisée dans les années 2000 dans le monde anglo-saxon, où elle a connu un fort essor après la crise de 2008, lorsque les entreprises ont freiné les recrutements, et rationnalisé leurs ressources internes dédiées à cette mission. Les cabinets ont alors pris le relais et ont gardé la main après la reprise, les employeurs restants frileux à l’idée de réembaucher des ressources dédiées.

Encore méconnu en France, le RPO suscite de nombreuses interrogations quant à son fonctionnement et sa visée stratégique.

Comment fonctionne le Recruitement Process Outsourcing ?

« Le RPO consiste à externaliser tout ou partie de son process de recrutement, expliquent d’une seule voix Grégoire Letsis et Guillaume Croizier, respectivement Country Manager France et Business Development Director d’AgileOne, entreprise américaine implantée depuis deux ans en France. Selon les besoins du client, notre accompagnement comprend le sourcing, la préqualification téléphonique des profils, une évaluation en entretien en face à face, et l’intégration du collaborateur au sein de l’entreprise. Nous proposons ensuite de compléter notre solution RPO d’une brique de gestion RH après l’embauche. » La promesse, c’est de permettre à chaque entreprise de choisir le niveau d’accompagnement qui convient à ses besoins et à sa volonté de déléguer.

Les contrats de prestation RPO sont signés pour au moins un an, idéalement trois ou quatre, afin de favoriser la constitution de viviers de talents et la réactivité du prestataire. Les honoraires des cabinets de RPO sont calculés sur une base mensuelle, qui augmente en fonction du nombre de recherches et de services commandés par l’entreprise.

Quand faire appel à un cabinet de RPO ?

Cette pratique s’est développée avec les campagnes de recrutement de masse, par exemple lorsqu’une entreprise ouvre plusieurs sites en simultané et doit recruter toutes ses équipes à la fois.

Le RPO est également efficace dans le cas de recrutements « en fil rouge », avec des embauches qui s’étendent sur une longue période. L’alternance est un sujet clé, à la fois pour les entreprises et les cabinets d’externalisation de recrutement. Ceci en raison de campagnes de recrutement courtes, d’avril à septembre, et d’étudiants très sollicités qui n’hésitent pas à jouer les mercenaires.

Les atouts du RPO : flexibilité, coût et qualité

Cette pratique est en plein essor, car elle permet à l’entreprise de gagner en réactivité dans ses embauches tout en se concentrant sur son cœur de métier. « Lorsqu’elle fait appel à une solution de recrutement externalisée, l’entreprise est gagnante à la fois sur le temps consacré au processus d’embauche et sur les coûts », détaille Grégoire Letsis.

• Des coûts réduits

La gestion en interne des processus d’embauche est chronophage et mobilise des compétences internes sur des tâches à faible valeur ajoutée : recherche de profils, tri de CV, traitement des réponses négatives, etc. « Grâce au RPO, l’entreprise peut dédier ses effectifs RH à des tâches à forte valeur ajoutée, comme le développement de talents, la formation ou la mobilité interne. Elle bénéficie aussi de coûts de structure moindres en faisant appel à un prestataire spécialisé », explique Guillaume Croizier.

• Un gain de flexibilité

« Le RPO offre à nos clients une grande flexibilité, qui s’adapte à la volatilité de leurs besoins, complète Grégoire Letsis. C’est particulièrement utile lorsqu’ils ont un pic d’activité nécessitant une campagne de recrutement spécifique, ou qu’ils cherchent plusieurs dizaines ou centaines de profils en même temps ». Les cabinets de recrutement comme AgileOne constituent ainsi au fil des campagnes de recrutement de véritables viviers de talents qui améliorent encore leur réactivité.

• Un process de recrutement qualitatif

La promesse d’un cabinet de recrutement est aussi d’améliorer la qualité des recrutements en permettant à l’employeur de se concentrer sur les questions clés lors de l’entretien de recrutement, étape cruciale dans le choix d’un candidat. « Notre métier n’est pas de faire du push CV, explique Guillaume Croizier, c’est d’optimiser le temps passé sur la lecture et l’analyse des CV. Le client sera ainsi beaucoup plus efficace dans son entretien, en allant directement à l’essentiel sur les questions business. ».

• Une vision améliorée du marché de l’emploi dans son métier

Le volume d’embauches traité par les cabinets de RPO leur permet de constituer des échantillons significatifs et d’avoir une vision claire du marché de l’emploi dans un secteur donné. « Est-ce que notre client paie bien, trop, pas assez ? Risque-t-il de se faire soutirer ses talents par un concurrent en raison de packages insuffisants ? »

• Un rayonnement positif sur la marque employeur

Externaliser ses recrutements permet aussi de bénéficier d’un regard extérieur sur la manière dont l’entreprise communique auprès des talents de son secteur. « On fait preuve d’esprit critique pour améliorer ce que le client fait déjà, indique Grégoire Letsis, nous l’éclairons sur la perception de sa marque employeur sur son marché. Cela permet parfois de le challenger pour l’aider à évoluer ».  Autre point important : AgileOne, comme d’autres cabinets de recrutement, contribue à la politique RSE de ses clients, notamment via le sujet du handicap en entreprise.

LE RPO, cantonné à certains types de métiers ?

On associe souvent le processus d’externalisation du recrutement à des campagnes de recrutement pour des métiers à faible niveau de qualification, comme la force de vente, les techniciens, le télémarketing, etc. Mais il s’avère aussi très pertinent lorsqu’on recherche des profils très qualifiés et convoités, comme des ingénieurs, des développeurs, des spécialistes TI, des chercheurs ou encore des financiers.

On considère parfois à tort que le RPO est réservé aux campagnes de recrutement ponctuelles et massives. Si c’est l’un des aspects du métier, l’accompagnement d’un cabinet RPO sera aussi adapté dans le cas de recrutements réguliers sur le long terme, grâce à l’anticipation et la planification de ces embauches.

Les freins les plus courants au RPO ?

En France, beaucoup d’entreprises restent frileuses sur le sujet du RPO. Crainte de déléguer un pilier stratégique de leur activité en confiant le sourcing de talents à un prestataire, méfiance des responsables RH sur une réduction de leur périmètre voire une sous-traitance complète de leur poste, les interrogations sont nombreuses. Pour réussir à les dépasser, les modalités de collaboration doivent être clairement définies en amont, et la confiance placée au cœur de la relation employeur / prestataire.

« Quand on travaille pour un client, les CV proposés restent la propriété du client, c’est imperméable. À aucun moment, le cabinet ne se substitue au client. Il est accompagné sur l’identification et la présélection de talents, mais c’est lui qui les rencontre et prend la décision finale » rappelle Grégoire Letsis.

La crainte d’une perte de gouvernance revient aussi régulièrement dans les échanges. « Dans un processus de RPO, on se doit de promettre une maîtrise complète au client. Dans cette logique, AgileOne garantit une réversibilité tout au long de la chaîne. »

Certaines entreprises doutent de la qualité des profils proposés au vu du volume traité. Un argument que balaie Grégoire Letsis : « Au contraire, nous constituons des communautés de talents qui permettent d’anticiper sur les besoins RH de nos clients et faire du workforce planning pour être encore plus réactifs. Nous avons aussi la capacité d’anticiper sur des métiers qui émergent tout juste. »

Et l’intelligence artificielle dans tout ça ?

Elle joue un rôle clé dans le RPO, notamment dans la recherche de profils et l’analyse de CV via des mots-clés. Les outils permettent aussi de se constituer des viviers de talents avec une vision immédiate des compétences disponibles. « En revanche, l’humain doit être partie prenante du projet. L’intelligence artificielle ne peut absolument pas remplacer les métiers de RH, où le face à face et l’analyse sont incontournables, précise Grégoire Letsis. Les hard skills sont adressés par les logiciels, et nous nous positionnons sur les soft skills, comme le savoir-être, l’empathie, le travail en équipe, etc. »

Comment recruter le bon cabinet de recrutement ?

Comme dans toute relation contractuelle, il est important de se poser les bonnes questions avant de s’engager avec un prestataire proposant du RPO.

• Le fit !

Les services proposés sont aussi importants que les coûts, et il est important de s’assurer que la philosophie du cabinet correspond à celle de l’entreprise.

• La taille et le périmètre d’action

Le cabinet connaît-il bien votre secteur d’activité ? Combien d’embauches réalise-t-il chaque année ? Est-il capable de répondre à une forte demande de votre part ? Ou une demande très ciblée, qui nécessite de bien comprendre vos enjeux ? « Pour cela, explique Grégoire Letsis, nous mettons en place une sorte de « Vis ma vie » avec nos clients, en venant passer une journée dans leurs bureaux pour cerner leurs métiers et leur fonctionnement. »

• Les ressources allouées

Quel va être l’engagement du prestataire pour vous ? Combien de personnes travailleront pour votre compte ? Quel sera leur niveau de disponibilité ? Seront-ils présents sur votre site ou à distance ? Les avis sont partagés sur ce dernier point. Certains responsables RH vantent les mérites de la délocalisation du recrutement, et d’autres regrettent l’absence de lien avec les opérationnels, qui permet d’affiner la compréhension de leurs besoins et l’acculturation dans l’entreprise. Tout dépend du budget alloué, de la complexité des recrutements à effectuer et de la durée des campagnes.

• Le coût d’acquisition et les mesures d’efficacité

Le cabinet doit pouvoir s’engager sur le coût d’acquisition d’un profil, et vous proposer en contrepartie des mesures d’efficacité susceptibles de faire varier sa rémunération lorsque les performances escomptées sont dépassées.

Vous l’aurez compris, le Recruitement Process Outsourcing constitue un partenariat hautement stratégique. Il sera très pertinent dans le cas d’une forte croissance ou de besoins fluctuants nécessitant anticipation et réactivité. À vous d’évaluer s’il peut être un levier stratégique dans votre activité, et de poser les bases d’une relation de confiance avec le prestataire que vous aurez choisi.

MERCI À

Grégoire Letsis dirige la filiale française d’AgileOne, groupe américain présent dans dix-neuf pays. Il s’appuie sur vingt ans d’expérience professionnelle dans la conduite du changement, l’audit et le consulting stratégique et financier, et la direction de business unit opérationnelles et de services RH.

 

Guillaume Croizier pilote le développement commercial d’AgileOne, fort de dix-huit ans d’expérience dans le recrutement, l’outplacement, management de talents et le RPO chez les principaux acteurs du marché en France.

 

 

Article rédigé par Clémentine Garnier
pour Wojo, Business Humanizer