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Parce qu\u2019il n\u2019y a pas que le travail dans la vie, nous \u00e9prouvons tous un sentiment de satisfaction lorsque nous voyons nos cong\u00e9s valid\u00e9s. La gestion des demandes de cong\u00e9s et des absences est un aspect crucial de la vie de l\u2019entreprise et de la marque employeur. Si les salari\u00e9s sont en droit d\u2019attendre une gestion efficace et \u00e9quitable de leurs cong\u00e9s, ces derniers doivent n\u00e9anmoins \u00eatre planifi\u00e9s et communiqu\u00e9s soigneusement afin de ne pas compromettre la continuit\u00e9 de service de l\u2019entreprise.
Enjeu de qualit\u00e9 de vie au travail mais aussi garante d\u2019une bonne image de marque, la gestion des demandes de cong\u00e9s doit donc retenir toute l\u2019attention des managers et des ressources humaines.
On vous guide sur les obligations l\u00e9gales, les bonnes pratiques et les logiciels pour s\u2019acquitter plus facilement de cette t\u00e2che et pr\u00e9server une bonne ambiance de travail au sein de l\u2019entreprise.<\/p>\n
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La gestion des cong\u00e9s pay\u00e9s, comme les autres types de cong\u00e9s est encadr\u00e9e par le Code du travail, quelle que soit la taille de l\u2019entreprise. Les RH ou la personne en charge des cong\u00e9s se doivent donc de conna\u00eetre et de respecter ces r\u00e8gles, qui d\u00e9finissent les droits des employ\u00e9s et les devoirs de l'employeur.<\/p>\n
Voici les grands principes\u00a0\u00e0 conna\u00eetre pour garantir la conformit\u00e9 l\u00e9gale de la politique de gestion de cong\u00e9s de votre entreprise\u00a0: <\/p>\n <\/p>\n ⛔Il existe certaines situations o\u00f9 le refus de cong\u00e9s peut \u00eatre justifi\u00e9 \u00e0 son personnel. Par exemple\u00a0: Ces refus de cong\u00e9 doivent quoiqu\u2019il en soit respecter les dispositions conventionnelles (accord de branche, convention collective, etc.), garantes de l\u2019objectivit\u00e9 et la transparence de l\u2019entreprise. Il est en outre essentiel de justifier clairement et objectivement les raisons du refus afin d'\u00e9viter tout sentiment d'injustice.<\/p>\n <\/p>\n <\/p>\n <\/p>\n <\/p>\n La gestion des vacances ou des absences peut \u00eatre d\u00e9licate en cas de refus de cong\u00e9 ou d\u2019arbitrage entre les collaborateurs. La d\u00e9ontologie impose d'adopter une approche transparente et juste, afin de maintenir la confiance, la satisfaction des salari\u00e9s et leur implication. La personne en charge de la gestion du personnel doit veiller \u00e0 traiter toutes les demandes de mani\u00e8re \u00e9gale et communiquer clairement les d\u00e9cisions prises.<\/p>\n Mais une bonne gestion des vacances, c\u2019est aussi anticiper le d\u00e9part du salari\u00e9 afin que celui-ci puisse partir l\u2019esprit tranquille et que ses cong\u00e9s lui soient vraiment profitables. Selon une enqu\u00eate OpinionWay<\/a> r\u00e9alis\u00e9e en juillet dernier, 47% des fran\u00e7ais se disent incapables de d\u00e9connecter compl\u00e8tement pendant leurs cong\u00e9s d\u2019\u00e9t\u00e9.<\/p>\n 💡Comment assurer des cong\u00e9s sereins \u00e0 vos ressources ? En instaurant quelques bonnes pratiques : <\/p>\n <\/p>\n <\/p>\n <\/p>\n Une mauvaise gestion des absences peut v\u00e9ritablement compromettre l\u2019organisation et les performances de l\u2019entreprise. Des refus mal expliqu\u00e9s, l\u2019absence de prise en compte de la date de d\u00e9part dans la distribution des t\u00e2ches, des commentaires maladroits finiront par affecter le moral des salari\u00e9s et, in fine, leur productivit\u00e9.<\/p>\n \u00c0 terme ce sont la culture d\u2019entreprise et potentiellement l\u2019image de marque qui se retrouvent entach\u00e9es. Vous courez alors le risque de perdre vos ressources les plus pr\u00e9cieuses et de rencontrer des difficult\u00e9s de recrutement. Alors, comment faire pour \u00e9viter les \u00e9cueils d\u2019une mauvaise gestion des cong\u00e9s ?<\/p>\n <\/p>\n <\/p>\n <\/p>\n <\/p>\n <\/p>\n <\/p>\n Lorsque plusieurs employ\u00e9s souhaitent prendre leurs cong\u00e9s en m\u00eame temps, la personne charg\u00e9e de la gestion du personnel doit pouvoir prioriser les demandes. 💡 Vous pouvez cependant appliquer d'autres r\u00e8gles pour arbitrer les demandes de cong\u00e9s ! \u00c9tablissez un syst\u00e8me de crit\u00e8res clairs et transparents en ad\u00e9quation avec la culture de l'entreprise et ses contraintes, et veillez \u00e0 les expliquer \u00e0 vos collaborateurs afin de les faire accepter. Ce peut \u00eatre : \u00c0 lire aussi\u00a0: Messages d\u2019absence au bureau\u00a0: 15 id\u00e9es pour que vos absences ne passent pas inaper\u00e7ue<\/a>s<\/p>\n <\/p>\n <\/p>\n <\/p>\n <\/p>\n Savoir refuser une demande de cong\u00e9 de mani\u00e8re constructive est une comp\u00e9tence cl\u00e9 pour les RH, qui devront aff\u00fbter leurs arguments\u00a0! <\/p>\n <\/p>\n 💡Voici quelques pistes pour lui faire accepter la situation avec un maximum de bonne humeur\u00a0: Cela implique\u00a0: <\/p>\n <\/p>\n <\/p>\n <\/p>\n <\/p>\n <\/p>\n Il existe quantit\u00e9 de logiciels de gestion du personnel con\u00e7us pour aider l\u2019entreprise dans l\u2019organisation des cong\u00e9s et des absences. Ces solutions permettent de centraliser les informations, de faciliter le suivi et d'automatiser certaines t\u00e2ches, rendant le processus plus efficace et moins sujet aux erreurs. En voici trois.<\/p>\n <\/p>\n <\/p>\n Timmi<\/strong> est le logiciel de gestion des cong\u00e9s et des absences, d\u00e9velopp\u00e9 par la solution RH Lucca. Il se concentre sur la simplicit\u00e9 et l\u2019efficacit\u00e9, offrant une interface utilisateur intuitive qui facilite la soumission et la validation des demandes de cong\u00e9s. 👉 \u00c0 partir de 3,10 \u20ac HT\/mois \/collaborateur de gestion des cong\u00e9s et absences (extensions possibles<\/a>, notamment pour la gestion de vos ressources en t\u00e9l\u00e9travail).<\/p>\n <\/p>\n <\/p>\n Eurecia<\/strong> se positionne comme un logiciel RH complet pour l\u2019entreprise, avec une gamme \u00e9tendue de fonctionnalit\u00e9s couvrant diff\u00e9rents aspects des ressources humaines, en plus de la gestion des absences et des cong\u00e9s. <\/p>\n <\/p>\n 👉 \u00c0 partir de 69 \u20ac HT\/mois \/10 collaborateurs<\/a> pour la formule de gestion des cong\u00e9s et absences, qui inclut aussi la mesure de l\u2019engagement au sein de l\u2019entreprise, le partage de bons plans, etc.<\/p>\n <\/p>\n <\/p>\n Kammi<\/strong> simplifie la vie des ressources humaines et des managers en automatisant et en centralisant la gestion des cong\u00e9s et des absences de l\u2019entreprise. Une attention particuli\u00e8re est port\u00e9e sur les p\u00e9riodes de tension en signalant clairement les p\u00e9riodes scolaires (y compris internationales le cas \u00e9ch\u00e9ant), les jours f\u00e9ri\u00e9s. Le logiciel permet aussi de d\u00e9terminer des jours sp\u00e9ciaux, par exemple une p\u00e9riode de pic d\u2019activit\u00e9 pr\u00e9vue pendant laquelle on ne peut pas poser de cong\u00e9s. 👉\u00c0 partir de 2,5 \u20ac HT\/mois\/collaborateur<\/a> pour la gestion des cong\u00e9s et absences (nombreuses autres fonctionnalit\u00e9s possibles\u00a0: \u00e0 vous de composer votre offre).<\/p>\n <\/p>\n <\/p>\n <\/p>\n <\/p>\n Certains pr\u00e9f\u00e8rent utiliser Excel comme outil de gestion des cong\u00e9s gratuit. Avec une mise en place ad\u00e9quate, ce logiciel peut \u00eatre un moyen efficace de suivre les absences et de g\u00e9rer le planning de l\u2019entreprise. On perd les possibilit\u00e9s de notification et d\u2019automatisation de la gestion des cong\u00e9s, ainsi que la connexion avec le logiciel de paie. Mais ce peut \u00eatre une solution lorsque l\u2019on lance tout juste son entreprise et que l\u2019on a un petit nombre de collaborateurs.<\/p>\n Des solutions d\u00e9di\u00e9es aux ressources humaines comme Eur\u00e9cia proposent m\u00eame un mod\u00e8le calendrier de gestion des cong\u00e9s gratuit<\/a>\u00a0!<\/p>\n <\/p>\n <\/p>\n
- Tout salari\u00e9 a droit \u00e0 un cong\u00e9 pay\u00e9 d'une dur\u00e9e minimale de 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif (article L3141-3 du code du travail).
La dur\u00e9e des droits \u00e0 cong\u00e9s d\u00e9pend donc du temps de travail effectif effectu\u00e9 sur une p\u00e9riode d\u00e9termin\u00e9e\u00a0: la \u00ab\u00a0p\u00e9riode de r\u00e9f\u00e9rence\u00a0\u00bb. Sauf accord d\u2019entreprise, cette p\u00e9riode (re)commence le 1er juin de chaque ann\u00e9e.
- Les cong\u00e9s pay\u00e9s doivent \u00eatre pris chaque ann\u00e9e par le salari\u00e9. Ils ne peuvent \u00eatre remplac\u00e9s par le versement d\u2019une indemnit\u00e9 compensatrice (sauf cas particulier).
- La dur\u00e9e maximale de cong\u00e9 cons\u00e9cutif est de 24 jours ouvrables, sauf contraintes g\u00e9ographiques particuli\u00e8res (article L3141-17 du code du travail).
- Sauf circonstances exceptionnelles, l\u2019employeur ne peut modifier la date de d\u00e9part en cong\u00e9s moins d\u2019un mois avant leur d\u00e9marrage (L 3141-16).
- Un employ\u00e9 qui tombe malade AVANT de partir peut reporter ses cong\u00e9s pay\u00e9s (article L 3141-5 du code du travail<\/a>).
- Il est ill\u00e9gal de refuser des cong\u00e9s demand\u00e9s pour raison familiale (mariage, PACS, naissance, d\u00e9c\u00e8s d\u2019un membre de la famille).
- Les salari\u00e9s\u00a0mari\u00e9s\u00a0ou\u00a0li\u00e9s par un Pacs\u00a0travaillant dans la\u00a0m\u00eame entreprise\u00a0ont droit \u00e0 un cong\u00e9\u00a0simultan\u00e9.<\/p>\n
- En cas de n\u00e9cessit\u00e9 absolue li\u00e9e \u00e0 l\u2019organisation de la production et la bonne marche de l'entreprise.
- Lorsque les absences simultan\u00e9es de plusieurs salari\u00e9s mettraient en p\u00e9ril la continuit\u00e9 de service.
- Parce que la s\u00e9curit\u00e9 de l\u2019entreprise ou de la mission serait affect\u00e9e.<\/p>\nGestion des absences et d\u00e9ontologie<\/h3>\n
- Ne pas donner de nouvelles t\u00e2ches \u00e0 la derni\u00e8re minute.
- D\u00e9ployer une organisation pour pallier l\u2019absence du collaborateur.
- Lui demander de d\u00e9briefer sur ses sujets en cours avant son d\u00e9part.
- Le cas \u00e9ch\u00e9ant, d\u00e9signer un salari\u00e9 qui prendra le relais sur certains sujets pendant les cong\u00e9s.
- Souhaiter de bonnes vacances et se r\u00e9jouir sinc\u00e8rement de cette perspective.<\/p>\nAttention aux cons\u00e9quences d'une mauvaise gestion des demandes de cong\u00e9s<\/h3>\n
Comment concilier les contraintes et les envies dans sa gestion des demandes de cong\u00e9s <\/h2>\n
Prioriser les demandes de cong\u00e9s dans l\u2019entreprise<\/h3>\n
La loi (article L3141-16 du Code du travail<\/a>) pr\u00e9voit trois crit\u00e8res pour fixer l\u2019ordre de d\u00e9part en cong\u00e9s\u00a0:
- L'anciennet\u00e9 des salari\u00e9s.
- Une activit\u00e9 professionnelle chez un autre employeur.
- la situation familiale.<\/p>\n
- Le d\u00e9lai de pr\u00e9venance.
- La date des derni\u00e8res vacances pos\u00e9es.
- La charge de travail r\u00e9cemment support\u00e9e par le coll\u00e8gue.
- L\u2019impact de l\u2019absence du collaborateur sur la continuit\u00e9 du service \u00e0 la date donn\u00e9e.
- La derni\u00e8re personne \u00e0 avoir \u00e9t\u00e9 prioritaire.
- Les vacances scolaires pour les parents \/ grands-parents, etc. Soyez \u00e0 l\u2019\u00e9coute des raisons qui incitent l\u2019employ\u00e9 \u00e0 choisir telle ou telle date.<\/p>\nComment faire accepter un refus de demande de cong\u00e9s ?<\/h3>\n
Il est en effet important d'expliquer clairement les raisons du refus et de proposer des alternatives, de fa\u00e7on \u00e0 ne pas g\u00e9n\u00e9rer de ressentiment. L\u2019essentiel est de rester ferme tout en ayant conscience de la d\u00e9ception du collaborateur \u00e9conduit.<\/p>\n
- Lui expliquer pourquoi la validation des cong\u00e9s n\u2019est pas possible.
- L\u2019assurer qu\u2019il sera prioritaire lors de sa prochaine demande de cong\u00e9s.
- Proposer de t\u00e9l\u00e9travailler davantage sur la p\u00e9riode de cong\u00e9s souhait\u00e9s, pourquoi pas dans un espace de travail atypique<\/a> qui saura susciter de la curiosit\u00e9 et de l'envie.
- Dans le cas de deux collaborateurs qui souhaitent partir en m\u00eame temps\u00a0: proposer de prendre chacun des cong\u00e9s fractionn\u00e9s plut\u00f4t qu\u2019une m\u00eame p\u00e9riode prolong\u00e9e.
- Am\u00e9nager ponctuellement les horaires de travail\u00a0: sugg\u00e9rer de partir plus t\u00f4t le vendredi soir\u2026
- Proposer un jour de r\u00e9cup\u00e9ration compensatoire.
- Organiser la continuit\u00e9 du travail dans l\u2019entreprise pendant les absences.
- Planifier \u00e0 l'avance le d\u00e9part des salari\u00e9s en cong\u00e9s en pr\u00e9parant des plans de remplacement est crucial pour leur permettre de partir en vacances sereinement. C\u2019est \u00e9galement essentiel pour assurer la continuit\u00e9 du travail au sein de l\u2019entreprise.<\/p>\n
- L\u2019organisation de bin\u00f4mes, ou au moins la d\u00e9signation d\u2019un collaborateur qui prendra le relais.
- La mise en place de process qui facilitent la reprise en main des dossiers\u00a0: un point avant le d\u00e9part, une to do d\u00e9taill\u00e9e qui d\u00e9signe qui doit faire quoi en l\u2019absence du salari\u00e9 absent, des documents \u00e0 jour et bien rang\u00e9s sur le serveur de l\u2019entreprise, etc.
- La formation de coll\u00e8gues pour reprendre certaines t\u00e2ches, ou l'embauche de personnel temporaire.<\/p>\nQuels outils pour optimiser la gestion des cong\u00e9s et absences du personnel ?<\/h2>\n
Les logiciels payants de gestion des cong\u00e9s et absences<\/h3>\n
Ce logiciel permet aux salari\u00e9s de soumettre leurs demandes de cong\u00e9s en ligne, et aux managers de leur notifier la validation facilement. Il offre une vue d\u2019ensemble du planning des absences de l'\u00e9quipe, facilitant ainsi la planification des ressources.
De plus, il fournit des donn\u00e9es et des statistiques pour un suivi pr\u00e9cis des jours de cong\u00e9 pos\u00e9s par chaque employ\u00e9.<\/p>\n
Les employ\u00e9s peuvent y faire leurs demandes de cong\u00e9s, et les managers les valider, le tout dans un environnement simple et intuitif. Le logiciel offre \u00e9galement des fonctionnalit\u00e9s de planning des absences par \u00e9quipe, de suivi des soldes de cong\u00e9s, de calendriers partag\u00e9s, et d\u2019int\u00e9gration avec les syst\u00e8mes de paie.
Cet outil propose en outre de nombres fonctionnalit\u00e9s compl\u00e9mentaires selon les formules et\/ou en option (gestion des talents, conduite des entretiens, des notes de frais).<\/p>\n
Il offre comme ses concurrents une visibilit\u00e9 claire et instantan\u00e9e sur les plannings et le solde de cong\u00e9s de chaque employ\u00e9. Il alerte aussi en cas de \u00ab\u00a0seuil critique\u00a0\u00bb lorsqu\u2019un collaborateur ne pose pas assez de jours.<\/p>\nExcel : la gestion des demandes des cong\u00e9s et absences gratuite<\/h3>\n