{"id":62648,"date":"2023-02-23T20:21:16","date_gmt":"2023-02-23T19:21:16","guid":{"rendered":"https:\/\/www.wojo.com\/blog\/?p=62648"},"modified":"2024-10-11T12:33:06","modified_gmt":"2024-10-11T10:33:06","slug":"desk-sharing-avantages-inconvenients-difference-avec-flex-office","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.wojo.com\/blog\/fr\/la-boite-a-outils\/desk-sharing-avantages-inconvenients-difference-avec-flex-office\/","title":{"rendered":"Desk sharing, faut-il vraiment tout partager\u00a0?"},"content":{"rendered":"

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Fin 2021, 38% de salari\u00e9s t\u00e9l\u00e9travaillaient en moyenne 2,4 jrs\/semaine (\u00e9tude <\/strong>Malakoff Humanis<\/strong><\/a>). Un constat qui incite les entreprises \u00e0 revoir leur organisation afin d\u2019\u00e9viter de louer des postes de travail d\u00e9sormais sous-utilis\u00e9s. Dans ce contexte, le desk sharing est de plus en plus pl\u00e9biscit\u00e9, souvent dans le cadre d\u2019un passage au flex office. De quoi s\u2019agit-il ? Quels sont ses principaux avantages et inconv\u00e9nients ? On fait le point.<\/strong><\/p>\n

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Desk sharing, d\u00e9finition<\/h2>\n

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Desk sharing, flex desk, free seating ou hot desking (en fran\u00e7ais : bureau partag\u00e9, bureau dynamique, bureau libre, bureau nomade\u2026) : tous ces termes d\u00e9signent le fait de ne pas avoir de poste de travail attribu\u00e9 dans un espace donn\u00e9. Vous entendrez parler de desk sharing \u00e0 propos :
- De l\u2019organisation du travail au sein des locaux de l\u2019entreprise,
- Du mode de gestion des espaces de travail dans le cas de certains centres d\u2019affaires et autres espaces de coworking tels que Wojo<\/a>, qui proposent de la location de bureaux \u00e0 partager.<\/p>\n

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Concr\u00e8tement, au lieu d'attribuer un bureau \u00e0 chaque employ\u00e9, les entreprises mettent \u00e0 disposition un nombre limit\u00e9 de bureaux pour un nombre sup\u00e9rieur d'employ\u00e9s. Les employ\u00e9s doivent alors r\u00e9server leur bureau pour un temps d\u00e9termin\u00e9, par exemple une journ\u00e9e ou une demi-journ\u00e9e. Vous l\u2019aurez compris le desk sharing ne peut \u00eatre d\u00e9ploy\u00e9 que dans des entreprises dans lesquelles les collaborateurs ne sont pas tous pr\u00e9sents en m\u00eame temps au bureau.<\/p>\n

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Pratiquer le desk sharing :<\/h3>\n

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Dans le desk sharing stricto sensu, un nombre donn\u00e9 de salari\u00e9s partagent un bureau qui leur est attribu\u00e9 :
- Ils ne s\u2019installent donc pas librement dans l\u2019open-space selon l\u2019envie du matin, mais bien \u00e0 leur poste, 
- Chaque soir, ils font place nette afin de laisser leur bureau disponible pour le coll\u00e8gue qui prendra la suite le lendemain.<\/p>\n

Dans la pratique, cependant, beaucoup parlent de desk sharing pour d\u00e9signer le fait de pouvoir librement choisir son poste de travail dans l\u2019open-space. Une pratique qui permet aux \u00e9quipes de se m\u00e9langer et favorise la communication et le travail collaboratif.
Pour autant, il ne s\u2019agit pas de flex office.<\/p>\n

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Desk sharing, quelle diff\u00e9rence avec le flex office<\/h3>\n

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Le desk sharing d\u00e9crit un mode de gestion des postes de travail au sein des locaux de l\u2019entreprise.
Le flex office, quant \u00e0 lui, rel\u00e8ve plut\u00f4t d\u2019une vision nomade du bureau :
- il n\u2019y a pas de place 100% privative, comme dans le desk sharing,
- mais il pr\u00e9voit en sus la libert\u00e9 de travailler \u00e0 des adresses diff\u00e9rentes. On se rend tant\u00f4t au si\u00e8ge de l\u2019entreprise, tant\u00f4t dans un espace de coworking, un tiers lieu, chez soi\u2026 Le flex office s\u2019oppose donc \u00e0 la fois au bureau \u00e0 adresse unique ET au poste de travail attribu\u00e9<\/strong> que le collaborateur retrouve invariablement chaque matin.<\/p>\n

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\u00c0 lire aussi\u00a0: Flex office, c\u2019est le moment de s\u2019y mettre<\/a><\/p>\n

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3 principaux avantages du desk sharing<\/h2>\n

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1er<\/sup> avantage : une rationalisation de l'espace de travail<\/h3>\n

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Pourquoi les bureaux se vident-ils ?<\/strong>
Les bureaux sont de facto sous-utilis\u00e9s du fait des employ\u00e9s qui travaillent \u00e0 distance ou ne sont pas pr\u00e9sents au bureau en m\u00eame temps. Les raisons :
- Tout ou partie des collaborateurs sont en t\u00e9l\u00e9travail,
- D\u2019autres sont en cong\u00e9s (annuels, maladie, maternit\u00e9, paternit\u00e9, formation, etc.),
- Les commerciaux sont sur le terrain,
- Les consultants sont chez les clients.<\/p>\n

Quelles opportunit\u00e9s ?<\/strong>
Le bureau partag\u00e9 permet d\u2019optimiser l'utilisation du lieu de travail en r\u00e9duisant de nombre de bureaux lou\u00e9s. Ensuite, deux possibilit\u00e9s :
- R\u00e9affecter la surface lib\u00e9r\u00e9e (dans le cas de grandes entreprises par exemple) en revisitant l\u2019am\u00e9nagement des lieux. Cela d\u00e9gage de la pace pour cr\u00e9er des salles de r\u00e9union ou de brainstorming, salles de pause, espaces individuels ou autres configurations \u00e0 m\u00eame d\u2019am\u00e9liorer le quotidien et imaginer un espace de travail confortable.
- Le plus souvent, ce sera une opportunit\u00e9 de diminuer la surface locative afin de r\u00e9duire les co\u00fbts de l'immobilier d'entreprise\u2026 Et par l\u00e0-m\u00eame, r\u00e9duire son empreinte carbone en utilisant moins d'espace et donc de ressources !<\/p>\n

\u00c0 lire aussi : Des bureaux soucieux de l\u2019environnement, \u00e7a existe !<\/a><\/p>\n

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Dites-m'en plus sur le desk sharing<\/a><\/div>\n

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2e<\/sup> avantage du desk sharing : faire \u00e9merger de nouveaux modes de collaboration<\/h3>\n

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Fixe vs flexible<\/strong>
En mode bureau traditionnel, chaque employ\u00e9 dispose d'un espace de travail personnel. Cela peut \u00eatre pratique pour se concentrer sur ses t\u00e2ches individuelles, mais g\u00e9n\u00e8re une certaine routine, et ne fournit pas d\u2019occasion de c\u00f4toyer des coll\u00e8gues en dehors de sa propre \u00e9quipe. De l\u00e0 \u00e0 faire ses pauses avec toujours les m\u00eames personnes, il n\u2019y a qu\u2019un pas.<\/p>\n

Travailler autrement<\/strong>
\u00c0 l\u2019inverse le desk sharing encourage les nouvelles fa\u00e7ons de travailler. Cette organisation permet de croiser un plus grand nombre d\u2019employ\u00e9s du fait de la rotation des effectifs au sein de l\u2019espace de travail partag\u00e9.
Autant d\u2019opportunit\u00e9s d\u2019\u00e9changer ses id\u00e9es, ses connaissances ou ses comp\u00e9tences. Finalement, il favorise le networking au sein m\u00eame de l\u2019entreprise, source d\u2019\u00e9panouissement au travail et d\u2019am\u00e9lioration de la productivit\u00e9. Il devient alors naturel d\u2019imager un brainstorming compos\u00e9 de membres de services diff\u00e9rents, de voir des employ\u00e9s improviser des s\u00e9ances de travail collaboratif pour r\u00e9soudre un probl\u00e8me, etc.<\/p>\n

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3e<\/sup> avantage : image de marque renforc\u00e9e pour l\u2019entreprise<\/h3>\n

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Le flex, une preuve de dynamisme<\/strong>
Le desk sharing rime avec t\u00e9l\u00e9travail et donc flexibilit\u00e9. C\u2019est donc un signal positif pour les candidats et les travailleurs nomades qui seront attentifs \u00e0 l\u2019autonomie laiss\u00e9e aux collaborateurs dans la gestion de leur semaine. C\u2019est aussi la preuve d\u2019un management qui promeut le travail d\u2019\u00e9quipe et encourage les interactions entre coll\u00e8gues.<\/p>\n

Des locaux upgrad\u00e9s<\/strong>
Ensuite, parce que le desk sharing lib\u00e8re de l\u2019espace, il offre une opportunit\u00e9 de repenser l\u2019am\u00e9nagement des bureaux de fa\u00e7on \u00e0 proposer des environnements vari\u00e9s, attractifs et stimulants ! Cela peut conduire les employ\u00e9s \u00e0 pr\u00e9f\u00e9rer travailler au bureau plut\u00f4t qu'\u00e0 distance, et am\u00e9liorer le travail collaboratif ainsi que l\u2019engagement.
Ind\u00e9pendamment du fait que de ces am\u00e9nagements sont propices \u00e0 l\u2019\u00e9panouissement au travail, ils constituent aussi une vitrine pour les clients et fournisseurs.

Un acte responsable<\/strong>
Enfin, le partage de bureau permet de mutualiser les biens, les espaces et l\u2019\u00e9nergie utilis\u00e9e pour leur entretien et leur utilisation (chauffage, climatisation, etc.). Il contribue en cela \u00e0 r\u00e9duire l\u2019empreinte carbone de l\u2019entreprise et contribue donc \u00e0 sa strat\u00e9gie RSE. Un crit\u00e8re qui int\u00e9resse de plus en plus les jeunes talents aussi bien que les clients.<\/p>\n

\u00c0 lire aussi : D\u00e9velopper sa marque employeur, 16 leviers<\/a><\/p>\n

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3 principaux inconv\u00e9nients du desk sharing<\/h2>\n

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1er<\/sup> inconv\u00e9nient : une solution qui ne convient pas \u00e0 tous<\/h3>\n

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Des bureaux impersonnels<\/strong>
Le desk sharing \u00ab prive \u00bb les employ\u00e9s des bureaux de la possibilit\u00e9 de personnaliser un poste de travail qui doit \u00eatre restitu\u00e9 dans son \u00e9tat d\u2019origine chaque soir. Selon les sensibilit\u00e9s, cela peut conduire \u00e0 une perte de rep\u00e8res et un d\u00e9sinvestissement pour un lieu que l\u2019on juge impersonnel.<\/p>\n

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La solution sera alors de veiller \u00e0 concevoir des espaces attractifs et chaleureux : en s\u2019inspirant des codes de la maison par exemple (apporter des livres, se permettre d\u2019autres assises que les incontournables si\u00e8ges \u00e0 roulettes noirs, poser des lampes sur les bureaux, ajouter des accessoires de d\u00e9coration, des photos d\u2019\u00e9quipe au mur, etc.) ou en soignant particuli\u00e8rement le design.<\/p>\n

Des conditions de travail inconfortables<\/strong>
Travailler dans les espaces partag\u00e9s plus ou moins qualitatifs (coworking, tiers lieux, lobbies d\u2019h\u00f4tel, etc.) est devenu habituel pour les collaborateurs nomades. Mais par contraste, certains appr\u00e9cient de retrouver un bureau bien \u00e0 eux quelques jours par semaine.<\/p>\n

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Ils organisent leurs t\u00e2ches en fonction de leur agenda et s\u2019attendent \u00e0 b\u00e9n\u00e9ficier de conditions de travail optimales quand ils se rendent au si\u00e8ge. Assurez-vous que votre planification du desk sharing est comprise et respect\u00e9e : il est impensable qu\u2019un collaborateur se pr\u00e9sente au bureau et trouve sa place occup\u00e9e\u2026<\/p>\n

De m\u00eame, il est indispensable de proposer un espace de travail confortable : calme, fonctionnel, ergonomique & convivial.<\/p>\n

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2e<\/sup> inconv\u00e9nient du desk sharing : une organisation qui requiert d\u2019adapter l\u2019espace de travail<\/h3>\n

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Pourquoi r\u00e9am\u00e9nager les locaux ?<\/strong>
Vous l\u2019aurez compris, une organisation en bureau traditionnel peut rarement basculer en espace partag\u00e9 sans quelques am\u00e9nagements pr\u00e9alables. Il y a un risque de perte de productivit\u00e9 li\u00e9e :
- Au bruit (bavardages, appels t\u00e9l\u00e9phoniques, photocopieuse, machine \u00e0 caf\u00e9, etc.),
- Aux all\u00e9es et venues,
- \u00c0 la d\u00e9shumanisation d\u2019un lieu que personne n\u2019investit r\u00e9ellement, etc.<\/p>\n

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Puisque l\u2019int\u00e9r\u00eat majeur du desk sharing est d\u2019inviter \u00e0 travailler autrement et encourager le collaboratif, il est essentiel de proposer des espaces o\u00f9 cette \u00e9mulation est possible sans nuire aux autres. Salles de r\u00e9union, zones calmes et zones anim\u00e9es, salles de brainstorming permettront \u00e0 chacun de se r\u00e9partir selon ses besoins.<\/p>\n

Comment s\u2019adapter sans se ruiner ?<\/strong>
Le recours \u00e0 un space planner afin d\u2019optimiser les locaux de l\u2019entreprise et les am\u00e9nager \u00e0 moindre frais pourra s\u2019av\u00e9rer judicieux. Une autre solution sera de louer des bureaux au sein d\u2019un espace de coworking.<\/p>\n

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Le mod\u00e8le de ces centres d\u2019affaires repose en effet sur le principe du bureau partag\u00e9 : ils le maitrisent donc parfaitement. Leurs services sont pens\u00e9s pour allier flexibilit\u00e9 et \u00e9panouissement des collaborateurs, avec des espaces de travail ergonomiques, chaleureux, pourvus de nombreuses salles de r\u00e9union, espaces bar, salles de repos, etc.<\/p>\n

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Consulter un expert du coworking<\/a><\/div>\n

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3e<\/sup> inconv\u00e9nient : une culture d\u2019entreprise qui s\u2019\u00e9tiole <\/h3>\n

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 Bien organis\u00e9, le desk sharing est une solution aussi \u00e9conomique pour l\u2019entreprise que vertueuse pour ses collaborateurs. Mal d\u00e9ploy\u00e9, il peut en revanche devenir un v\u00e9ritable point faible. Mauvaise organisation de l\u2019attribution des places, absence d\u2019une charte de bonne conduite (concernant le bruit et le clean desk), locaux inadapt\u00e9s\u2026 repr\u00e9sentent un v\u00e9ritable risque d\u2019inconfort, de perte de productivit\u00e9 et de d\u00e9sengagement.<\/p>\n

Les sympt\u00f4mes d\u2019un desk sharing mal g\u00e9r\u00e9<\/strong>
\u00c0 terme, c\u2019est la culture d\u2019entreprise qui peut \u00eatre atteinte et donc son attractivit\u00e9 :
- Des  \u00e9quipes qui estiment que leur employeur cherche \u00e0 r\u00e9duire le nombre de postes de travail lou\u00e9s pour faire des \u00e9conomies au d\u00e9triment de leur qualit\u00e9 de vie au travail,
- Des travailleurs nomades qui constatent que leurs conditions de travail sont meilleures \u00e0 la maison ou dans des espaces de coworking,
- Une atmosph\u00e8re entre les collaborateurs qui se d\u00e9grade,
- Des employ\u00e9s qui pr\u00e9f\u00e8rent travailler \u00e0 distance et qui viennent au bureau \u00e0 reculons\u2026<\/p>\n

Comment y rem\u00e9dier ?<\/strong>
Palier ces risques n\u2019a rien de complexe. Pensez \u00e0 :
- Accompagner les managers puis des \u00e9quipes elles-m\u00eames sur les motivations de ce changement : \u00e9conomiques, environnementales, manag\u00e9riales\u2026
- Communiquer sur l\u2019organisation pr\u00e9vue et les modalit\u00e9s de rotation sur un m\u00eame poste de travail,
- Proc\u00e9der \u00e0 un tour d\u2019horizon des bureaux dans leur \u00e9tat actuel afin de lister les besoins d\u2019am\u00e9nagements (faut-il r\u00e9-affecter des bureaux en salles de r\u00e9union, installer des phone box pour \u00e9viter les appels dans l\u2019open-space, etc.),
- Veiller \u00e0 prendre r\u00e9guli\u00e8rement de pouls de vos \u00e9quipes et rester \u00e0 l\u2019\u00e9coute en cas de dol\u00e9ances !<\/p>\n

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Si la pratique du desk sharing se r\u00e9pand, c\u2019est bien parce qu\u2019elle est dans l\u2019\u00e8re du temps. Continuer de louer, d\u2019\u00e9clairer, de chauffer des bureaux inoccup\u00e9s ne fait plus tellement sens. Alors, faut-il partager son bureau ? Oui !
Simplement, donnez-vous les moyens d\u2019organiser votre desk sharing et\/ou flex office de fa\u00e7on respectueuse afin d\u2019en ressentir les nombreux b\u00e9n\u00e9fices : on vous explique en d\u00e9tail ?<\/strong><\/p>\n

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Prenons contact :-)<\/a><\/div>\n

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