Préparer un brainstorming en 5 étapes

Le brainstorming est un outil efficace pour faire jaillir de nouvelles idées de produits ou pour améliorer la qualité des services d’une entreprise. Voici les étapes à suivre pour préparer une réunion de brainstorming dans les règles de l’art.

Mettre en place le contexte

La première étape pour préparer un brainstorming consiste à définir l’organisation générale de la réunion. Il convient de déterminer le contexte dans lequel aura lieu la réunion, c’est-à-dire quand faire le brainstorming ? Pourquoi le faire et quel sera l’objet de la réunion ? Aussi est-il préférable de se référer à un ordre du jour, ainsi qu’à un but à atteindre à l’issue de l’exercice.

Choisir les participants

La seconde étape pour préparer un brainstorming consiste à bien choisir les personnes à inviter à participer à la réunion. L’idéal est de mixer les profils en invitant des personnes reconnues pour leur créativité et qui sont issues de services différents. En cas de besoin, il ne faut pas hésiter à faire appel à des anciens de l’entreprise dont les idées et la participation, nées de l’expérience, présenteront un atout non-négligeable.

Informer les participants

Une fois les objectifs définis et la liste des participants établis, il reste à informer les personnes concernées. Cette convocation doit se faire au plus tard une semaine avant la date prévue pour le déroulement de la séance. Lors de la convocation, il est conseillé de rappeler aux participants l’objectif de la réunion, le timing et les règles à suivre.

Pour mieux faciliter les prises de paroles lors du jour J, il serait judicieux de demander aux participants de venir à la séance avec déjà une liste de 5 à 10 idées à proposer.

Préparer la salle de réunion

La veille du déroulement de la séance, la personne chargée de préparer un brainstorming doit veiller à ce que la salle soit prête pour accueillir les participants. Il est important de prévoir des blocs de post-it, des feuilles de papier, un tableau blanc et un paperboard et tous les équipements qui facilitent la notation des idées.

L’idéal serait de choisir une salle avec des murs blancs pour permettre de fixer les post-its où seront inscrites les idées des participants. Cela facilite le regroupement des idées et le vote des meilleures suggestions. Organiser des jeux de rôles et des mises en situation peut vous aider à mieux contenir le flot chaotique de suggestions, et apporter de l’ordre dans les différentes participations.

Exploiter les résultats

La dernière étape à suivre pour préparer un brainstorming est l’exploitation des résultats. Dès la fin de la réunion, il convient de faire une synthèse de toutes les suggestions, car elles peuvent être d’une grande utilité lors d’une prochaine séance. Si ce n’est pas l’idée votée en majorité lors du brainstorming qui est finalement adoptée par l’entreprise, il convient d’en expliquer la cause aux participants, cela évite les frustrations et le manque d’implication lors des prochaines séances.