11 conseils pour organiser un afterwork réussi

Pour 70 % des salariés, organiser un afterwork permet de découvrir ses collègues autrement. Apéritif insolite, cocktail dinatoire, soirée à thème... Proposer un moment informel à ses équipes représente une opportunité de rompre la routine, renforcer la cohésion et crée un moment de respiration collective. Dans un monde du travail hybride, ces événements professionnels favorisent la cohésion, renforcent les liens entre collègues hors du cadre du bureau. Bien pensé, un afterwork devient un véritable outil d’expérience collaborateur. Voici 11 conseils pour que votre afterwork ou autres événements professionnels soient un succès, aussi convivial que bien organisé.

1 – Définition d'un afterwork réussi

Tradition importée des États-Unis, l’organisation d'un afterwork consiste à proposer à ses salariés de profiter d'une soirée pour se retrouver pour un moment convivial. Il se distingue du déjeuner ou du dîner par son côté informel. Les convives sont plutôt debout autour de buffets et mange-debout aménagés par un traiteur afin de favoriser les échanges et mélanges. Cela peut aussi être une bonne occasion d’inviter des clients en plus des salariés.

Qui participe aux afterworks ?

Est-ce que seuls les plus jeunes salariés sont sensibles à ce type d’événement ? Point du tout ! Une étude réalisée en 2017 par Opinion Way pour J’aime ma Boîte et Privateaser révèle que 60 % des Français qui participent à ces événements professionnels (cocktail, soirées, animations, réunions de travail dans un lieu atypique...) les considèrent comme décisifs pour leur bien-être en entreprise. Une proportion qui grimpe à 70 % chez les moins de 30 ans. Vous l’aurez compris, organiser un afterwork constitue une belle occasion de créer du lien et renforcer la cohésion aussi bien que leur sentiment d’appartenance.

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2 – Définir les objectifs de son afterwork

Avant d’organiser un afterwork, posez-vous une question simple : pourquoi réunir vos équipes ? Un afterwork orienté team building ne se construit pas de la même manière qu’une soirée conviviale sans animation. Clarifier l’objectif permet d’aligner le thème, les activités, le budget et le choix du lieu.

Les objectifs d’un afterwork ?

• Renforcer la cohésion d’équipe ;
• Accueillir de nouveaux salariés ;
• Remercier les collaborateurs après une période intense ;
• Créer un moment de détente propice aux échanges informels.

Clarifier cet objectif en amont facilite tous les choix d’organisation : format, lieu, budget et animations.

3 – Comment planifier l'organisation de son afterwork

Les occasions spéciales (Noël, Halloween, premier jour de l’été, etc.) constituent un bon prétexte, tout comme les bonnes nouvelles dans l’entreprise. Tenez compte dans le choix de votre date d’éventuels pics d’activité dans l’entreprise. Mieux vaut éviter les périodes où les équipes ont déjà des journées chargées.

Vous pouvez aussi décider de créer une régularité (fête d'entreprise semestrielle, journée d'étude...) afin de favoriser échanges et retrouvailles entre vos salariés. Pour maximiser l’adhésion, intéressez-vous aux centres d’intérêt de vos collaborateurs. Un rapide sondage interne (boissons préférées, horaires, types d’animations) permet d’adapter l’événement aux attentes des participants. Vous évitez ainsi les formats imposés qui séduisent moins.

Chez Wojo, chaque site organise un afterwork professionnel par mois. Il prend la forme d'un simple apéritif, d'un cocktail dinatoire, parfois d'une soirée à thème afin de varier les types d'événements. Les membres savent que, s’ils ne peuvent pas venir une fois, ce n’est que partie remise. Ils savent aussi qu'ils peuvent accueillir des convives extérieurs. Cela favorise le mélange et la diversité des profils qui participent !

4 – Fixer le jour et l’heure pour réunir le plus de monde possible à votre afterwork

Prévenez vos invités au moins trois semaines en avance, pour laisser à chacun le temps de s’organiser selon ses contraintes personnelles et professionnelles. L’idéal est d’organiser votre événement en milieu de semaine, un mercredi ou jeudi, pour maximiser le nombre de présents.

En choisissant votre date, informez aussi vos équipes des heures de début… et de fin. L’idée n’est pas de faire la fête jusqu’au bout de la nuit. 18h30 est une bonne heure de démarrage, qui permet de terminer la journée de travail avant de rallier le lieu de l’afterwork, et 22h30 / 23h une bonne heure de clôture. Car à Paris comme en région, le choix des horaires doit tenir compte des temps de trajet. Privilégier un lieu bien desservi par les transports en commun augmente significativement le taux de participation.

5 – Où organiser son afterwork : choisir le lieu idéal (càd convivial et original)

Le lieu joue un rôle central dans l’expérience vécue par les invités. Bar privatisé, espace événementiel, coworking équipé ou lieu atypique : l’important est de choisir un cadre adapté au nombre de participants, au budget et à l’ambiance recherchée. Faire appel à une agence événementielle ou à un lieu spécialisé permet de déléguer la logistique et de sécuriser l’organisation, notamment pour les entreprises qui manquent de temps ou d’expérience en événementiel.

Pour vous aider dans l’organisation de votre afterwork, appuyez-vous sur des agences événementielles ou tout simplement les équipes Wojo, rompues à l’exercice d'événements d'entreprise de toute sorte et pour tous les budgets. Chaque site dispose de grands espaces privatisables intérieurs et extérieurs, pensés pour accueillir des réceptions. Tous proposent une offre de restauration sur-mesure et responsable : traiteur, cocktail dinatoire, tapas, etc. Toutes sortes de formules sont disponibles ! Chaque espace se situe à proximité des transports en commun, ce qui facilite l’accès à votre soirée, cf point précédent.

6 – Quel budget pour organiser un afterwork réussi ?

Le budget d’un afterwork dépend du nombre de participants, du lieu, des boissons, du buffet et des animations. En moyenne, les entreprises consacrent entre 20 et 50 € par personne pour un afterwork professionnel. Anticiper ce budget permet de faire les bons arbitrages : cocktail dînatoire plutôt que dîner assis, animations ou pas, ou lieu clé en main incluant traiteur et boissons.

7 – Prévoir une offre de boisson et snacking responsable et originale

Pour que votre afterwork reste dans les mémoires, mieux vaut éviter les ramequins de cacahuètes, les saladiers de chips ou les grands plats à partager. Les invités vont rester plusieurs heures : le buffet doit être assez consistant et varié pour remplacer un dîner léger.

C’est une bonne occasion d’affirmer vos engagements RSE en utilisant des contenants réutilisables. Pourquoi ne pas proposer une dégustation de produits frais et de saison pour vos tapas : bouchées de crudités, légumes marinés, tapenades, planches de fromage. Pensez aussi aux différents régimes alimentaires : végétarien, sans porc, etc. Plutôt que de grands plats à partager, privilégiez les bouchées individuelles.

Côté boissons, l’entreprise peut proposer à ses salariés du vin, du cidre ou de la bière, mais pas de spiritueux. Proposez aussi bien sûr des boissons sans alcool, cocktails, jus de fruits ou smoothies, servis dans une jolie verrerie. 

8 – Alcool et organisation d'afterwork : que dit la règlementation ?

Un employeur est autorisé à organiser des pots au sein de l’entreprise, ou à l’extérieur dans un lieu privatisé pour l’occasion. La mise à disposition de boissons alcoolisées est autorisée en respectant certaines règles.

Au sein des locaux de l’entreprise, les seules boissons alcoolisées autorisées sont le vin, la bière, le cidre et le poiré. Les spiritueux, comme le whisky ou la vodka, sont interdits. Attention, le Code du travail prévoit une amende allant jusqu’à 3 750 € pour non respect de cette règle, qui est multipliée par le nombre de salariés concernés (ce qui peut faire cher la soirée en cas de contrôle…).

À l’extérieur de l’entreprise, les règles sont plus floues, mais en cas d’accident suite à une soirée d’entreprise alcoolisée, la responsabilité de l’employeur peut être engagée. Mieux vaut donc appliquer les mêmes règles qu’au sein de l’entreprise, et prévenir les risques en organisant précisément votre afterwork :

• Envoyez un mail à vos salariés pour leur rappeler les risques liés à la consommation d’alcool ;
• Limitez les quantités de boissons alcoolisées, et cessez d’en servir après une certaine heure ;
• Proposez une large offre de boissons non alcoolisées ;
• Mettez des éthylotests à disposition pour réaliser des autotests ;
• Proposez si possible la prise en charge d’un taxi pour le retour des collaborateurs à leur domicile.

9 – Créer une ambiance et un thème mémorables

Un afterwork sans musique, c’est un peu comme des vacances sans soleil. Prévoyez une ambiance musicale (et donc de quoi diffuser de la musique). Si vous n’avez pas de budget pour un DJ set, les playlists « Apéro » ou « Soirée entre amis » proposées par les plateformes de streaming musical feront l’affaire. Si votre budget le permet, un DJ fournira le matériel de sonorisation et s’adaptera à l’ambiance de votre événement.

Pensez aussi à la décoration, personnalisable selon le thème de votre soirée d'entreprise (Beaujolais Nouveau, Noël, Halloween, soirée de l’été, etc.). Ce thème donne une identité à votre afterwork et facilite la communication en amont. Il peut être visuel, musical et/ou culinaire, et contribue à créer une expérience différenciante, propice aux échanges informels.

10 – Bien communiquer sur son afterwork

La réussite d’un afterwork repose aussi sur la communication, que vos invités soient internes, externes ou les deux. Invitation claire, rappel des horaires, informations pratiques (lieu, transports, dress code éventuel) : plus la communication est fluide, plus la participation est élevée. Variez les canaux : email, intranet, affichage au bureau ou messagerie, et rappelez l’événement quelques jours avant. Dans votre invitation, incluez un R.S.V.P de type Google Type form, afin d’avoir une idée du nombre de présents pour optimiser la préparation de votre afterwork.

11 – Mesurer le succès de son afterwork

Un afterwork réussi se mesure à plusieurs indicateurs :

• Taux de participation ;
• Ambiance sur place ;
• Retours des collaborateurs et invités externes ;
• Engagement post-événement.

L’envoi d’un questionnaire de satisfaction, accompagné par exemple d’un lien vers les photos de l’événement, permettra de recueillir des idées pour les prochains afterworks et d’ajuster les formats.

Le mot de la fin

Vous avez tout noté ? Vous voici prêt.e à vous lancer dans l’organisation d’afterworks conviviaux et originaux. Organiser un afterwork en entreprise, c’est créer des moments fédérateurs qui renforcent durablement la cohésion des équipes et les liens avec les clients ou partenaires. En vous appuyant sur des lieux équipés et des professionnels de l’événementiel comme Wojo, vous gagnez du temps et offrez à vos invités une expérience conviviale et mémorable.

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