Comment bien organiser une réunion ?

Une réunion efficace est une réunion bien préparée. L’objet de la réunion, le choix des participants, l’aménagement de la salle sont autant de paramètres à prendre en compte dans l’organisation d’une réunion.

Comment organiser une réunion selon le thème abordé ?

Pour savoir comment organiser une réunion, la première question à se poser est : quel est l’objectif de la réunion ? Cela permet de déterminer quels sont les ressources nécessaires et le fil conducteur à suivre pour que les discussions ne soient pas vaines. Une fois l’objectif de la réunion défini, il reste encore à choisir le type de réunion qui permet au mieux de l’atteindre.

La conduite à tenir lors des réunions n’est pas la même selon qu’elles visent à résoudre un problème, à briefer une équipe sur une information ou à booster la créativité. Pour ceux qui ne savent pas comment organiser une réunion, il est conseillé de définir un plan précis pour déterminer l’ordre du jour, ainsi que les points à aborder pour atteindre l’objectif.

Choisir les participants et les briefer

L’objectif à atteindre donne déjà une ligne directrice sur la manière de comment organiser une réunion, mais ce n’est pas suffisant. Pour atteindre les objectifs de la réunion, il ne convient pas d’assembler des collègues au hasard dans une salle, mais de déterminer les profils qui ont les capacités requises pour atteindre les objectifs déterminés.

Le choix des participants ne se fait pas non seulement en fonction du poste que l’individu occupe au sein de l’entreprise, mais également des valeurs ajoutées que chaque personnalité peut apporter à la réunion. L’intérêt vis-à-vis du sujet abordé, la compétence de chacun ainsi que son autorité sont autant de critères à prendre en compte dans l’établissement de la liste des personnes qui participeront à la réunion.

Pour faciliter l’animation, il serait aussi judicieux de limiter le nombre des participants au strict nécessaire. Ainsi, pour une réunion d’information, par exemple, dix participants sont amplement suffisants. Au-delà, l’animation devient difficile.

Une fois la liste des participants établie, il convient de les informer au plus tôt et de leur donner quelques éléments d’informations pour qu’ils puissent se préparer à la réunion. Ces éléments d’information peuvent être des conclusions des précédentes réunions ou tout simplement des synthèses, des analyses et des graphiques qui aideront les participants à mieux cerner le sujet.

Mettre au point la partie logistique

L’art de savoir comment organiser une réunion passe aussi par la mise au point de la partie logistique. Souvent reléguée au second plan lors des réunions, la logistique est pourtant indispensable et reste l’un des garants d’une bonne organisation. Avant la tenue de la réunion, il convient de s’assurer que tous les éléments logistiques nécessaires au déroulement du programme comme le tableau blanc, les feutres, le matériel audiovisuel, le rétroprojecteur, etc. sont bien présents dans la salle prévue à la réunion et qu’ils sont en bon état de fonctionnement.