Comment préparer une réunion d'équipe ?

Les réunions d’équipes sont indispensables au bon fonctionnement d’une entreprise. Elle permet de faire passer des messages, d’inciter les collaborateurs à échanger, de renforcer la cohésion et les performances. Encore faut-il qu’elle soit bien préparée.

Choisissez le lieu et le moment avec attention

La première étape pour préparer une réunion d’équipe consiste à trouver le meilleur moment et le lieu idéal pour réunir tous les collaborateurs. Pour cela, il faut tenir compte de deux paramètres : la disponibilité des différents collaborateurs, et leur niveau de concentration.

D’une manière générale, il est conseillé de préparer une réunion d’équipe à une heure potentiellement productive, aussi bien en termes de potentiel d’écoute que de concentration, soit de préférence le matin, autour des 10 heures, durant ou après une pause déjeuner. S’il s’agit d’une réunion récurrente, le mieux est de toujours la fixer à la même heure, afin d’apporter une certaine stabilité aux participants.

La personne en charge de préparer la réunion d’équipe doit également choisir le lieu de réunion avec attention. Il faut trouver une salle capable d’accueillir tous les participants et qui est dotée de tous les équipements nécessaires pour assurer leur confort et le bon déroulement de la séance. Si le lieu où se tient la réunion n’est pas fixe, il est d’usage d’en informer assez tôt les collaborateurs.

Veillez à la communication en amont

Pour préparer un point d’équipe de manière efficace, il est indispensable d’informer tous les participants de la ligne directrice de la réunion à venir. L’idéal est d’envoyer un mail aux différents participants indiquant l’ordre du jour et les différents points abordés, ainsi que de rappeler les objectifs poursuivis. Il serait aussi judicieux de leur demander de réfléchir à l’avance à leurs interventions. Cela facilitera les échanges et la prise de parole lors de la réunion.

Élaborez un timing précis

Préparer une réunion d’équipe passe par l’élaboration d’un timing parfait. En fonction du sujet à aborder et des objectifs à atteindre, celui qui organise la réunion établit une durée précise pour que la réunion soit la plus efficace possible. Si la réunion dépasse 1 h 30, il est conseillé de prévoir des pauses de 5 minutes pour maintenir l’attention des participants.

Déterminez un plan d’action et faites un compte rendu

À la fin de la séance, la personne chargée de préparer la réunion d’équipe doit rappeler les principaux objectifs et passer en revue les points abordés et ceux qui ne l’ont pas été par manque de temps. Toutes les idées évoquées seront notées pour déterminer les actions concrètes à mettre en place et les tâches que chaque participant devrait exécuter. Un compte rendu doit ensuite être envoyé au plus vite auprès des membres de l’équipe, mais également auprès des autres collaborateurs qui sont concernés directement ou indirectement par les points évoqués lors de la réunion.