Das Büro der Zukunft wird flexibel sein! Das ist eines der Dinge, die von Unternehmen heute gefordert werden. Die Enge und dann die Wirtschaftskrise haben ihre Erwartungen verändert. Konfiguration, Art der Anmietung, Standort, ganz zu schweigen von den neuen Serviceanforderungen, die Karten der Unternehmensimmobilien wurden neu gemischt. Wojo wollte wissen, wie das Feedback aus dem Feld war: Antwort mit Farid Elomri, seinem VP of Sales, Paul Marie-Anne, Key Account Manager, und Jean-Ignace Poncelin de Raucourt, Business Development Manager.

Das Büro der Zukunft wird optimiert

Es überrascht nicht, dass die größte Sorge der Unternehmen (neben Fragen der Gesundheitssicherheit) das Budget für Immobilienausgaben ist. Vor der Krise der zweitgrößte Ausgabenposten für Unternehmen, steht er nun im Fadenkreuz.

Im Durchschnitt ist ein Arbeitsplatz im Laufe eines Jahres nur 50 bis 70 % der Zeit tatsächlich besetzt (Deloitte, Juni 2020). Logischerweise schauen Unternehmen auf der Suche nach Einsparungen deshalb genau auf diesen Ausgabenposten. „Heute will niemand mehr für nicht belegte m² bezahlen. Neun von zehn Unternehmen wollen heute weniger Arbeitsplätze mieten, als sie Mitarbeiter haben„, erklärt Jean-Ignace. Und in der Regel teilen sie die Anzahl der Arbeitsplätze, die sie haben wollen, durch… zwei: 100 Mitarbeiter müssen künftig auf 50 Plätze verteilt werden.

Eine Optimierung, die sowohl eine bestimmte Organisation als auch einen neuen Führungsstil impliziert. Aber die Unternehmen sind bereit, den Schritt zu wagen.

Das Büro der Zukunft wird flexibel sein

Weil sie aus den vergangenen Monaten gelernt haben und nicht mehr wollen, dass ihre Immobilienkosten sie im Krisenfall noch weiter runterziehen. Sie verlangen heute mehr denn je, ihren Arbeitsplatz nach ihren Bedürfnissen oder Anforderungen anpassen zu können. „Diese Überlegung ist jetzt allgemein, unabhängig von der Branche (natürlich mit Ausnahme der Produktionsdienstleistungen) oder der Größe des Unternehmens, von sehr kleinen Unternehmen bis zu denen des CAC 40„, erklärt Farid.

Das Büro der Zukunft muss agil, modular, maßgeschneidert sein…: eine Anzahl von Arbeitsplätzen, die nach oben oder unten angepasst werden können, die Möglichkeit, nur für das zu zahlen, was man nutzt, ein Vertrag ohne Bindung, der einen trotzdem schützt.

Außerdem fragen viele Unternehmen nach einer Mischung aus privaten Büros und Coworking Spaces, entweder im selben Gebäude oder an einem Ort ihrer Wahl (zum Beispiel in der Nähe des Wohnorts des Mitarbeiters)“, sagt Jean-Ignace. In manchen Fällen gibt es überhaupt kein zugewiesenes Büro mehr. Teams rotieren gleichmäßig in Privatbüros und im Coworking. Flex-Office ist weit verbreitet. »

Dieser Wunsch nach Flexibilität ist also vertraglich und organisatorisch, aber auch geografisch bedingt.

Das Büro von morgen wird nomadisch sein

Bereits im April letzten Jahres wollten 74 % der CFOs (Gartner, April 2020) die Telearbeit zu einem festen Bestandteil ihres Unternehmens machen. Dieser Trend ist nicht überraschend, da die überwiegende Mehrheit der Unternehmen (und wiederum unabhängig von ihrer Größe) bereits Telearbeitsvereinbarungen von 1 bis 3 Tagen/Woche abgeschlossen hat. “Die Unternehmen haben erkannt, dass sie mit Telearbeit auch im Krisenfall eine gewisse Kontinuität des Geschäftsbetriebs sicherstellen können. Sie sagen uns, dass sie weiter digitalisieren, um für alle Eventualitäten gerüstet zu sein„, kommentiert Paul Marie-Anne.

Seltener, aber dennoch sehr real, haben einige Unternehmen sogar auf vollständige Fernsteuerung umgestellt. Überhaupt kein festes Büro mehr, zugunsten des Home-Office (die Nachfrage nach Coworking Spaces bleibt rar, wegen der Notwendigkeit der Abgeschlossenheit). Diese Organisation erzeugt einen neuen Bedarf, nämlich die gelegentliche Nutzung von Arbeitsräumen, die es den Teams ermöglichen, sich einmal in der Woche oder einmal im Monat zu treffen. Es kann derselbe Besprechungsraum sein, der auf wiederkehrender Basis gebucht wird, oder im Gegenteil ein Raum, der jedes Mal an einem anderen Ort gemietet wird, um die Routine zu durchbrechen.

Das Büro wird gewartet

Eine neue Organisation also, die viele Fragen aufwirft: „Die Unternehmen richten die Rotation ihrer Teams zwischen Office und Home Office ein, aber sie tasten sich ab. Sie haben Schwierigkeiten, die Nutzung ihrer Mitarbeiter zu antizipieren und deren Bedürfnisse zu spezifizieren. Sie benötigen daher Beratung, Management-Tools, Monitoring, um die Reservierung von Arbeitsplätzen sicherstellen zu können, aber auch um Leistungsindikatoren zu überwachen. Das alles ist für viele von ihnen neu„, sagt Farid.

Neu ist auch das Interesse, den Arbeitsplatz (sofort) in die Verantwortung zu nehmen, um ihn in Übereinstimmung mit dem aktuellen Gesundheitsprotokoll zu bringen. „Alle Unternehmen fragen vor der Wahl ihres Büros nach den getroffenen Maßnahmen: Das Thema wird in 100 % der Fälle besprochen„, fährt Paul fort. Ein Anliegen, das sich mit den Erwartungen der Mitarbeiter deckt, denn 47 % gaben im Oktober letzten Jahres an, dass sie am liebsten wieder persönlich zur Arbeit gehen würden, wenn ihre gesundheitliche Sicherheit besser gewährleistet wäre (OpinionWay – Oktober 2020).

Und schließlich, auch wenn es nicht die Priorität des Augenblicks ist, gibt es einen eindeutigen Appetit auf eine neue Art von Büro, das Büro als Dienstleistung. Unternehmen wollen die Verwaltung des Gebäudes delegieren, aber auch Dienstleistungen für ihre Mitarbeiter anbieten oder das Mitarbeitererlebnis und ihr Markenimage verbessern.

Das Büro der Zukunft wird verantwortlich sein für

Für große Konzerne ist die Optimierung ihrer Büroflächen eindeutig eine Gelegenheit, nicht nur den Immobilien-Fußabdruck des Unternehmens durch die Verringerung der Flächen zu reduzieren, sondern auch ihre Kohlenstoffemissionen, indem sie die Reisen der Mitarbeiter optimieren„, so Farid.

„Dadurch verbessern sie auch die Erfahrung der Mitarbeiter, da sie ihre Pendelzeit um einige Tage im Monat reduzieren und so zu einer besseren Work-Life-Balance beitragen„, sagt Paul.

Eine verantwortungsvolle Strategie also, in der die Mitarbeiter Ähnlichkeiten mit der Sharing Economy sehen. 59 % von ihnen sind der Meinung, dass die Wahl eines à la carte-Arbeitsplatzes, der Büro- und Remote-Arbeit mischt, den Prinzipien der kollaborativen Wirtschaft entspricht. Sie sind auch der Meinung, dass sich eine solche Wahl positiv auf das Markenimage in der Öffentlichkeit auswirkt (OpinionWay, Oktober 2020).

Wann wird das Hosting eines Unternehmens als echter Hebel für die Attraktivität betrachtet…? Fortsetzung folgt.

Perspektiven

Während sich der Hauptstandort von Unternehmen wahrscheinlich nicht ändern wird, da er eines der nicht verhandelbaren Kriterien für Unternehmen bleibt, glaubt Farid, dass „wir uns wahrscheinlich zu kleineren Hauptquartieren hinbewegen werden, zugunsten eines Netzwerks von ‚Satelliten‘-Arbeitsplätzen, die sich an strategisch platzierten und gut versorgten Orten befinden und sowohl aus privaten Büros, Coworking & Home Office bestehen“.

„Eine Erwartung, die leicht zu erfüllen ist, denn um der Nachfrage nach geografischer Flexibilität gerecht zu werden, ist Wojo nun in der Lage, ein privates Büro in jeder Stadt Frankreichs zu mieten! „, sagt Jean-Ignace.

Auch wenn Unternehmen im Moment andere Sorgen haben, wird die Verallgemeinerung der Telearbeit auch die Frage nach dem Zugehörigkeitsgefühl und der Unternehmenskultur aufwerfen. Die Führungsstile werden sich weiterentwickeln müssen, vor allem indem sie auf serviceorientierte, lebendige und freundliche Arbeitsbereiche setzen, in denen sich die Teams miteinander identifizieren können. Das Büro der Zukunft wird also ein augmentiertes Büro sein, angereichert mit allen möglichen Dienstleistungen, um den Menschen Lust zu machen, persönlich zu kommen und zu arbeiten.

Kurz und bündig

Es ist soweit: Die Büroimmobilie wird neu erfunden, um dem Büro der Zukunft gerecht zu werden. Denn es wird unweigerlich ein Vorher geben, mit einem Arbeitsplatz, der jedem Mitarbeiter von Montag bis Freitag zugewiesen wird, und ein Nachher, mit einem flexiblen Büro an zwei oder drei Tagen in der Woche, während der Rest der Zeit der Arbeitsplatz zwischen Home-Office und dritten Orten geteilt wird! So viele wirtschaftliche, ökologische und menschliche Vorteile, die jeden zufriedenstellen sollten…

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