Si la situation actuelle contraint de nombreuses équipes au travail à distance, les perspectives d’évolution des modes de travail laissent augurer d’une généralisation du télétravail dans un futur proche. Que vos collaborateurs soient en télétravail à quelques kilomètres de distance ou aux quatre coins de la planète, maintenir l’esprit d’équipe est essentiel à la cohésion de l’entreprise. Voici sept conseils pour rester proches… même de loin.

La crise sanitaire liée au Covid-19 balaie de force de nombreuses habitudes, semant ainsi les graines d’évolutions majeures dans les us et coutumes professionnels. Signe des temps, le cabinet Gartner a publié en avril 2020 une étude montrant que 74% des directeurs financiers envisagent de passer au moins 5% de leurs équipes en télétravail permanent, une fois la pandémie dernière nous. Et presque 25% envisagent de pousser jusqu’à 20% (au moins) la part de leurs effectifs en télétravail permanent.

Mais on le voit aujourd’hui : créer un management adapté, entretenir le lien humain et l’esprit d’équipe représentent de vrais défis pour les managers. S’il existe de nombreux outils collaboratifs qui simplifient le travail à distance, ils ne font pas tout !

1 – Démarrer la journée du bon pied en équipe

En l’absence de machine à café où vous retrouver chaque matin, commencez chaque journée par un rendez-vous d’équipe quotidien, idéalement en visioconférence. Quinze minutes suffisent. Commencez par un tour de table (ou plutôt d’écran) informel, en laissant chacun raconter sa soirée, partager une info qui l’a intéressé, etc.  Puis gardez cinq minutes (faites court et efficace) pour que chacun évoque ses urgences du jour et ses éventuelles difficultés, et si besoin prévoit des points de travail avec les uns ou les autres dans la journée.

Ce rendez-vous aidera l’air de rien ceux qui ont du mal à se mettre au travail le matin, à démarrer la journée à l’heure et surtout au même rythme que les autres.

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2 – Chatter et s’entraider à tout va

Tous les outils de travail collaboratifs proposent une fonction chat, à utiliser sans modération lorsqu’on travaille à distance. Moins intrusif et moins chronophage que le téléphone, moins cérémonieux que le mail, le chat favorise des échanges informels et rapides, mixant volontiers travail et détente. Invitez les collaborateurs à indiquer qu’ils ne sont pas disponibles (déjà en call, en train de travailler sur un sujet de fond) lorsqu’ils ne souhaitent pas être dérangés par des sollicitations trop fréquentes.

Une idée pour favoriser l’entraide : créez un canal dédié aux petits problèmes que chacun rencontre dans sa journée (ma formule Excel bugge, quelqu’un a-t-il conservé le dossier Trucmuche, je m’arrache les cheveux pour trouver une bonne banque d’images, etc.). Chaque collaborateur y a accès, et répond aux questions quand il le peut.

Attention toutefois à désactiver les notifications : si voler au secours de ses collègues est respectable, compromettre ainsi votre productivité en vous interrompant à tout va serait une erreur.

3 – Recréer des bureaux virtuels

Avec l’outil de travail collaboratif Discord, (re)créez des bureaux virtuels via des « salons » textuels et vocaux. Initialement utilisé par des communautés de joueurs, l’outil connaît un boom d’utilisation depuis le début du confinement. Si les échanges textuels sont analogues à ceux permis dans Teams ou Slack, les salons vocaux permettent de mener des discussions individuelles ou en groupes en laissant votre micro ouvert. Ainsi, un collègue peut « passer » sur Discord vous poser une question aussi simplement qu’il le ferait en entrant dans votre bureau. Vous pouvez aller encore plus loin, et créer un salon « Cafétéria » ou « Pause café », exclusivement réservés aux échanges informels. La version freemium de l’outil est déjà très performante, et ses créateurs ont annoncé qu’ils augmentaient les capacités de 10 à 50 utilisateurs le temps du confinement.

4 – On déjeune ensemble ?

Une fois par semaine, organisez un déjeuner d’équipe, un petit-déjeuner ou un afterwork en visioconférence, en bloquant une heure dans les agendas. Viennent ceux qui le souhaitent, rien d’obligatoire bien sûr. Ne prévoyez pas d’ordre du jour pour laisser chacun s’exprimer de manière spontanée.

Ces moments n’ont rien de superflu : ils contribuent en effet à optimiser vos réunions (dédiées, elles, exclusivement aux conversations autour d’un sujet précis et strictement professionnel), en mettant à disposition un temps disponible pour les bavardages et autres digressions que votre équipe a légitimement envie de partager.

Teams, Slack, Talkspirit, Discord, mais aussi Skype, Zoom ou encore Messenger permettent de maintenir des moments conviviaux entre collègues, autour d’un verre, en choisissant ce que vous mettez dedans. Renforcez l’esprit d’équipe et la cohésion autour de repères communs : proposez au barman de votre QG, à la gérante de votre spot de déjeuner favori, au responsable courrier, à la réceptionniste rigolote, etc. bref, aux personnes qui font partie intégrante de la vie de l’entreprise de se joindre à vous.

5 – Maintenir ou créer les échanges entre les différentes équipes

Lorsqu’on travaille dans des bureaux communs, on échange avec son équipe, mais aussi avec des collaborateurs d’autres services, au hasard des tablées du midi, d’un café partagé ou d’un trajet dans l’ascenseur. Ces échanges sont importants, ils créent un maillage informel au sein de l’entreprise, enrichissent les partages d’information et contribuent à désiloter les équipes.

À distance, ces interactions n’ont plus rien de spontané, mais qu’à cela ne tienne ! Veillez à proposer régulièrement une pause café ou un déjeuner virtuel avec une personne avec qui vous ne travaillez pas directement ou très occasionnellement. Cela vous permettra de mieux vous connaître (si vous travaillez exclusivement à distance), d’échanger sur les problématiques des autres services, ou de maintenir le lien si vous êtes temporairement éloigné.

6 – Entretenir l’esprit d’équipe avec des activités communes

Le confinement l’a montré : on fait très bien du sport ensemble, même à distance. Alors, plutôt que d’aller à la salle de sport entre collègues à l’heure du déj’, créez votre salle virtuelle avec un coach qui vous guide en visioconférence. Cela fonctionne pour le yoga, le Pilates, le fitness… mais aussi la musique !

Les incroyables performances en visioconférence d’orchestres philarmoniques des quatre coins du monde constituent une belle invitation à créer votre groupe de musique entre collègues musiciens. Même à distance, la technologie vous permet de jouer ensemble, et pourquoi pas d’organiser un concert en ligne réservé aux collaborateurs ?

7 – Renforcer l’esprit d’équipe par le partage de compétences

Le partage de connaissance est une priorité pour beaucoup d’entreprises, et pour cause. Il contribue à diffuser et conserver les savoir-faire, et consolide une mémoire collective, gage d’efficience lorsque l’on est confronté à des choix : qu’a-t-on déjà tenté ? Qu’est-ce qui a marché… ou pas ? C’est aussi un moyen de valoriser les collaborateurs, de former les autres à « moindre coût » et de donner une bonne visibilité sur les missions des uns et des autres. En bureaux partagés, ce partage se fait de manière informelle au gré des réunions et des coups de main que l’on se donne, mais à distance, c’est une autre paire de manches.

Organisez une fois par semaine une conférence interne en visioconférence, et invitez tous les membres de l’entreprise. Un collaborateur y explique sa mission, ses savoir-faire, et partage un ou plusieurs cas en exposant les difficultés rencontrées et les réponses qu’il y a apportées. Regroupez les supports de présentation dans un dossier accessible à tous, qui constituera au fil des semaines une mine d’informations sur votre entreprise et votre secteur d’activités.  

À vous de mettre tout ceci en musique, en conciliant intelligence humaine et possibilités technologiques pour (ré)inventer votre façon de travailler ensemble, au sens large du terme. Car le travail, c’est bien plus que des dossiers communs, ce sont des personnalités qui s’accordent, des idées qui jaillissent au détour d’une conversation anodine : une foule de petits riens qui nourrit, jour après jour, l’esprit d’équipe.

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