Le flex office n’est plus un sujet tendance, c’est devenu un mode d’organisation du travail. Entre télétravail, journées d’équipe, bureaux partagés et espaces hybrides, les entreprises cherchent désormais comment coordonner qui travaille où. Le logiciel de flex office s’impose alors comme le chef d’orchestre discret qui permet à chacun de trouver sa place… au sens propre. Faisons un tour d’horizon des meilleurs outils du moment et des critères pour choisir la solution adaptée à votre entreprise et votre niveau de maturité hybride.
En bref
- Un logiciel de flex office permet de réserver postes et salles, de suivre l’occupation réelle et d’organiser efficacement le travail hybride.
- Le choix de l’outil dépend de la maturité de l’entreprise, de ses besoins en intégration (Teams, SIRH…) et en pilotage des espaces.
- Le flex office fonctionne encore mieux lorsqu'il est complété par des tiers-lieux qui apportent une flexibilité que les bureaux internes ne couvrent pas toujours.
Venez tester l’expérience Wojo, on vous accueille avec plaisir !
Logiciel de flex office : définition et critères différenciants pour bien le choisir
Un logiciel de flex office est un outil qui coordonne l’usage des bureaux. Il permet de réserver des postes, des salles ou des équipements, de visualiser la présence des équipes, et de suivre l’occupation réelle des espaces pour mieux les organiser. Certains outils gèrent aussi le parking, les ressources partagées ou plusieurs sites, tout en s’intégrant au quotidien de travail (Teams, Outlook, SIRH…).
Pour choisir la solution la plus adaptée, quelques critères sont essentiels :
- Intuitivité : une interface simple garantit l’adoption des équipes.
- Intégrations : plus le logiciel s’insère dans votre environnement existant (Teams, Slack, RRH, etc.), plus son usage devient naturel.
- Données d’occupation : elles permettent d’ajuster l’aménagement et d’optimiser les espaces sur la base d’insights fiables.
- Scalabilité : l’outil doit pouvoir suivre votre croissance et, le cas échéant, gérer plusieurs sites.
- Support & accompagnement : un bon onboarding fluidifie la transition vers le flex office.
- Sécurité & hébergement : ces points sont essentiels à scruter pour la gestion des données sensibles, notamment en matière d’hébergement en Union européenne ou hors UE.
- Prix : l’investissement doit s'adapter à votre maturité et l’ampleur du projet hybride.
À lire aussi :
Comparatif : les 7 meilleurs outils qui facilitent le flex office
Pour y voir clair, voici d’abord un tableau comparatif.
Tableau comparatif de logiciels de flex office
| Outil | Fonctionnalités clés | Intégrations | Prix (indicatif) | Points forts / Limites |
|---|---|---|---|---|
| Deskare | Desk booking, salles de réunion, planning de présence, analytics d’occupation | Microsoft Teams, Slack, SIRH, Microsoft 365 | Tarification au nombre d’utilisateurs, sur devis | + Solution très complète, data d’occupation avancée – Moins adaptée si vous cherchez un outil très léger |
| m-work | Planning hybride, réservation de postes, salles et parkings, tableaux de bord | Outlook, Google Calendar, Microsoft Teams, SIRH | Plan gratuit (jusqu’à ~20 utilisateurs), puis à partir d’env. 3 €/utilisateur/mois | + Très bon rapport fonctionnalités / prix, ergonomie – Fonctions avancées réservées aux plans payants |
| Flowee | Réservation de postes, analyse de présence, planning, communication interne | Microsoft 365, Google Workspace, outils de collaboration | Sur devis, en fonction des besoins et du périmètre | + Outil simple, orienté TPE / PME, hébergement en France – Tarifs non publics, fonctionnalités avancées à préciser avec l’éditeur |
| Witco | Flex office, réservation, services aux occupants, maintenance, communication | Large catalogue d’intégrations (SIRH, outils métiers, IoT…) | Sur devis, selon le périmètre (desk booking seul ou suite workplace complète) | + Plateforme workplace très complète, au-delà du flex office – Peut être surdimensionné si vous ne voulez que du desk booking |
| Moffi | Réservation de bureaux, salles et parkings, gestion du télétravail, bornes | Badges, Google Workspace, Microsoft Teams, SIRH | Tarif au poste de travail, sur devis (packs + éventuels frais d’installation) | + Pensé pour le quotidien des équipes, bonne couverture flex office + parking – Grille tarifaire détaillée seulement sur demande |
| Envoy Workplace | Desk booking, salles, analytics d’occupation, gestion des visiteurs (avec Envoy Visitors) | Slack, Microsoft Teams, systèmes d’accès, API | Version gratuite limitée, plans Workplace avec desk booking à partir d’env. 5 $/utilisateur/mois | + Référence sur la partie accueil / sécurité, desk booking bien intégré – Tarification en $ et données hébergées hors UE à vérifier selon vos contraintes |
| Semana | Planning des présences, télétravail, réservation de postes et salles | Microsoft Teams, Google Calendar, HRIS, Slack | Gratuit jusqu’à 20 utilisateurs, puis à partir d’env. 2,50 €/utilisateur/mois | + Très adapté aux organisations fortement hybrides, modèle tarifaire clair – Suite plus légère que les plateformes les plus “enterprise” |
Zoom sur chaque logiciel
Deskare
Deskare coche presque toutes les cases : ergonomie, analytics, plan interactif, gestion des présences… C’est un outil solide, apprécié pour sa capacité à traduire la vie au bureau en données exploitables.
Idéal pour les entreprises hybrides qui veulent structurer leurs espaces et s’appuyer sur des données fiables pour piloter l’occupation.
m-work
Pensé pour les organisations multisites ou disposant de grands plateaux, m-work excelle dans le suivi de l’occupation en temps réel et la gestion fine des ressources. Son positionnement est clairement « entreprise mature côté workplace », et il répond bien aux besoins des organisations multisites ou grands plateaux qui nécessitent un suivi précis et un pilotage avancé des espaces.
Flowee
Flowee assume un parti pris : la simplicité. On l’installe, on l’utilise, et on comprend vite comment réserver son bureau ou visualiser la présence des collègues. Idéal pour les organisations qui recherchent un outil simple et rapide à déployer pour adopter le flex office sans complexité.
Witco
Plus qu’un logiciel de flex office, Witco est une plateforme de workplace globale : flex office, services, demandes de maintenance, communication interne, gestion d’équipements… Apprécié des entreprises qui souhaitent centraliser l’expérience collaborateur dans une plateforme unique allant au-delà du simple desk booking.
Moffi
Très centré « expérience collaborateurs », Moffi simplifie les réservations tout en offrant une bonne visibilité sur les ressources disponibles. Voici un logiciel efficace pour les organisations hybrides qui recherchent avant tout la simplicité. Parfait pour les organisations qui veulent une expérience utilisateur fluide pour réserver bureaux, parking et ressources au quotidien.
Envoy
Initialement spécialisé dans l’accueil des visiteurs, Envoy inclut aujourd’hui un module de desk booking. Idéal pour les structures où l’accueil constitue un maillon essentiel de l’expérience au bureau.
Semana
Semana a été pensé pour les équipes dispersées ou très mobiles, en mode « work from anywhere ». Son cœur de valeur : un planning des présences simple et lisible. Cette solution légère sera particulièrement adaptée aux organisations très hybrides.
Les bénéfices concrets pour les entreprises
Mettre en place le flex office sans outil revient à naviguer sans boussole. On s’en sort, mais on gaspille beaucoup de temps et d’énergie. Un bon logiciel change la donne, car il apporte de la lisibilité autant aux collaborateurs qu’aux équipes Workplace, RH ou IT.
Pour les collaborateurs : un environnement plus fluide
Avec un outil partagé, ils savent où s’installer, avec qui ils travaillent, et comment réserver un bureau ou une salle sans multiplier les messages. Résultat : moins d’incertitude, moins de frictions entre eux, et des journées qui démarrent plus sereinement.
Pour les RH et les équipes Workplace : un pilotage précis
Aujourd’hui, les bureaux ne sont plus figés : ils s’adaptent à la fréquentation. Les données d’usage deviennent un levier puissant pour :
- Optimiser les espaces, pas forcément pour en réduire la surface, mais rendre chaque m2 utile.
- Comprendre les habitudes des équipes ;
- Réguler les journées de forte affluence,
- Ajuster les différentes typologies d’espaces proposés en fonction de la demande réelle.
Le logiciel devient ainsi un support de gestion opérationnelle, mais aussi un outil stratégique dans l’optimisation des espaces de travail.
Un outil inscrit dans une stratégie globale
Dans les organisations hybrides, il existe toujours des journées où les équipes sont plus nombreuses, des projets qui nécessitent un espace dédié, ou simplement l’envie de se retrouver ailleurs. D’où l’intérêt d’avoir accès à des tiers-lieux, capables de compléter les bureaux internes.
C’est ce que permettent des espaces de travail partagés comme ceux proposés par Wojo : réserver une salle quand tout est plein au bureau, accueillir un collaborateur à distance ou donner plus de souplesse certains jours où les équipes sont au complet. Ainsi, le logiciel de flex office optimise les m² existants, et Wojo apporte la capacité variable qui manque parfois. Les deux fonctionnent main dans la main.
Mettre en place le flex office : les grandes étapes
Un logiciel n’est pas censé transformer l’entreprise du jour au lendemain. Voici un chemin réaliste menant vers un déploiement et une adoption réussis.
1. Cadrer le projet
Quelles équipes sont concernées ? Quels espaces ? Quelles contraintes ? Sans clarification, l’outil ne reflétera pas la réalité.
2. Lancer un pilote
Commencer par un étage, une équipe, une zone : l’objectif est de tester avant de déployer.
3. Accompagner
Prévoir les ressources nécessaires pour former, expliquer, répondre aux questions. Il ne faut pas oublier que le flex office représente d’abord un changement culturel, avant de parler d’espaces.
4. Observer, analyser, ajuster
Grâce aux données, on identifie les zones saturées, les salles inutilisées, les habitudes d’équipe, et on ajuste.
5. Étendre l’hybridation
Une fois que le bureau interne fonctionne, les entreprises découvrent souvent les limites naturelles de la surface disponible. C’est là que les tiers-lieux, comme les espaces Wojo, deviennent une extension du dispositif.
Pourquoi les tiers-lieux sont des alliés naturels des projets de flex office
Si un logiciel organise l’espace, un tiers-lieu élargit l’espace tout en maîtrisant ses coûts et en gardant de la flexibilité.
Disposer d’espaces de travail partagés à la carte s’avère particulièrement utile pour :
- Absorber les pics de fréquentation,
- Offrir des solutions aux collaborateurs éloignés,
- Réserver ponctuellement une salle ou un espace projet,
- Organiser des journées d’équipe sans surcharger les bureaux internes.
Avec un réseau comme Wojo, proposant 170 espaces de travail partout en France, les entreprises trouvent une soupape de flexibilité. Ainsi, elles pilotent leur organisation via un logiciel et disposent d’un espace supplémentaire en cas de besoin. Certaines entreprises choisissent même d’ajuster une partie de leurs surfaces internes, pour réduire leur empreinte immobilière, et s’appuient sur les espaces Wojo pour absorber les pics d’activité ou organiser des journées d’équipe. Cela leur permet de conserver un bon niveau de confort dans les usages, tout en gagnant en flexibilité.
Le mot de la fin
Les logiciels de flex office constituent des outils essentiels pour travailler dans une organisation hybride. Mais leur rôle dépasse largement la simple réservation de postes : ils permettent de piloter les espaces, d’améliorer l’expérience collaborateurs et d’articuler des bureaux plus intelligents, plus dynamiques et plus adaptés aux réalités actuelles du travail. Quand l’on combine ce pilotage à l’existence de tiers-lieux comme Wojo, on ouvre la porte à une organisation réellement flexible, capable d’absorber les évolutions quotidiennes sans tension.
