7 fondamentaux pour rédiger un ordre du jour de réunion efficace

Mettez vos réunions sur de bons rails dès le départ ! Alors qu’ils assistent en moyenne à dix réunions par semaine, plus d’un salarié sur deux les trouvent inutiles. Sans feuille de route fixant des objectifs, ces rendez-vous risquent en effet d’être une perte de temps. Un ordre du jour de réunion bien construit permet de cadrer les échanges dès le début, d’améliorer la productivité collective et de gagner en efficacité. En tant qu’employeur, manager ou animateur de réunion, comment établir un ordre du jour de réunion efficace, le partager aux participants, et comment s’y tenir pour aboutir à une réunion efficace ? Suivez le guide.

Qu’est-ce qu’un ordre du jour de réunion ?

Un ordre du jour de réunion est une liste des thèmes à aborder dans un ordre précis au cours d’une réunion. Ce document de gestion aide à rédiger, structurer et piloter efficacement les réunions, en organisant les informations, les discussions et les objectifs à atteindre. Utile pour tous les échanges professionnels (réunion commerciale, réunion interne, réunion de formation, d'information, réunion de projet, etc.), cet outil indique :

• Les membres de l’équipe présents, de préférence uniquement ceux indispensables à l’avancée du sujet ;
• La durée prévue (45 minutes max) ;
• Les points à aborder ou les actions à réaliser ensemble ;
• Les objectifs et responsabilités attribués aux participants, autrement dit, le but de cette réunion !

Cela semble évident, dit comme ça, mais à combien de réunions avez-vous assisté où ces cases étaient toutes cochées ? Le temps nécessaire à la rédaction d’un ordre du jour vaut largement celui économisé en évitant les digressions chronophages et les questions hors sujet le jour J.

Pour être efficace, l’ordre du jour doit être envoyé au moins 24 heures avant la réunion pour préparer les participants. Envoyer l’ordre du jour en avance permet aussi d’engager les participants en leur demandant s’ils ont des compléments ou des précisions à apporter en amont. Ainsi, le travail de chacun est facilité.

Vous pouvez par exemple faire une mise à jour dans l’invitation agenda de la réunion et y ajouter ces informations. Au début de la réunion, rappeler cet ordre du jour permet de cadrer d'emblée les échanges.hanges.

Pourquoi rédiger un ordre du jour de réunion ?

Ce document met tous les membres de l’équipe sur la même longueur d’ondes, et fixe des objectifs communs clairs. Chacun peut ainsi préparer la réunion, s’assurer qu’il a avancé suffisamment sur ses sujets, et ne venir que si sa présence est vraiment nécessaire. (Rappelons que plus le sujet à traiter est complexe / technique, et plus il est préférable de limiter le nombre de participants pour apporter des réponses simples et efficaces.)

En bref, ce support d’information permettra de se préparer à la réunion, de cadrer son déroulement, et d’avancer concrètement pendant les échanges. Au sein de l’entreprise, il garantit une meilleure coordination entre les participants, et in fine, une réunion de travail plus efficace.

Avant, pendant, après : comment utiliser un ordre du jour de réunion ?

Avant la réunion, l’ODJ (pour les intimes) fixe les objectifs de la réunion et le temps consacré à chaque sujet.

Pendant la réunion, il évite les digressions, alloue le temps de discussion, structure les échanges et facilite la prise de décisions.

Après la réunion, associé aux notes et au compte rendu, il permet le suivi des décisions, des tâches et de l’avancement du projet.

Conseils pour structurer un ordre du jour de réunion

Structurer un ordre du jour de réunion ne consiste pas à empiler des points les uns à la suite des autres, mais à organiser la discussion de manière logique et productive. Commencez par les sujets qui nécessitent une décision ou un arbitrage, lorsque l’attention des participants est encore maximale, puis enchaînez avec les points d’information ou de suivi. Regrouper les sujets par thématique, limiter leur nombre et clarifier pour chacun l’objectif attendu (informer, décider, brainstormer) permet de fluidifier les échanges et d’éviter les digressions. Enfin, une structure claire aide chacun à se repérer rapidement dans le document et à préparer efficacement sa contribution en amont.

Voici les sept règles à suivre pour tirer le plein potentiel de votre ordre du jour de réunion.

1 – Annoncer le titre et l’objectif de la réunion

Cette partie résume pourquoi l’on se réunit, dans quel lieu et avec quel objectif dans le temps imparti. Par exemple : « Organisation du séminaire de fin d’année – Validation des budgets des prestataires ». Toute autre question relative au séminaire sera donc à bannir de votre réunion. S’il y a des questions sur le thème de la soirée, ou sur les transports des salariés pour le séminaire, cela pourra faire l’objet d’une autre réunion, avec d’autres participants.

Un ordre du jour doit être bien structuré et facilement réplicable au niveau de l’entreprise pour faciliter son élaboration et se concentrer sur son contenu plutôt que le contenant. L’idéal est de prévoir un modèle utilisé chaque fois qu’une réunion est organisée.

2 – Préciser la durée allouée

Préciser l’heure de début et l’heure de fin (idéalement, pas plus de 45 minutes) oblige chacun à s’organiser et à aller droit au but. Là encore, on gagne en efficacité et en ponctualité lorsque l’on sait que le temps dédié au meeting est limité.

3 – Lister les participants

L’ordre du jour de réunion doit donner de la visibilité sur les intervenants. Cela invite chacun à préparer ses questions en amont, voire à les poser au responsable d’un sujet avant la réunion pour la débuter avec les idées claires.

4 – Lister les questions à résoudre et temps imparti

Nous voici dans le cœur du sujet ! Lister les différents sujets et éléments à traiter, dans un ordre logique, clarifie les priorités et évite les discussions inutiles. L’ordre du jour sert aussi à préciser les actions à mener pendant la réunion et les prises de décision attendues.

Afficher le temps imparti à chaque question garantit une bonne priorisation dans la discussion. Ainsi, vous concentrez l’énergie sur les sujets qui vous rapprochent de l’objectif final. N’oubliez pas que l’attention des participants décroit rapidement : mieux vaut commencer par les sujets les plus complexes ou importants !

Selon les problèmes et sujets à discuter, le déroulé peut être différent. Prévoyez aussi un temps réservé aux questions diverses en fin de meeting.

5 – Définir la répartition du temps de parole dans l’ordre du jour de la réunion

L’un des défis lors d’une réunion est de réussir à engager tous les participants... Sans laisser les plus bavards cannibaliser le temps de parole. L’ordre du jour est un outil précieux pour cela ! Indiquer les responsables de chacun des sujets valorise leur implication vis-à-vis du reste du groupe, et leur permet de préparer leur intervention dans les meilleures conditions.

Cette répartition favorise la collaboration, implique davantage les employés concernés et responsabilise chaque intervenant sur son sujet. L’organisateur de la réunion joue le rôle important du time keeper : il rappelle aux intervenants le temps qu’il leur reste pour s’exprimer.

6 – Conclure efficacement une réunion

Des réunions efficaces doivent aboutir à :

• L’atteinte des objectifs,
• L'élaboration d'un plan d'action,
• La définition les objectifs à atteindre avant les suivantes.

Ce n'est pas le cas ? Le groupe peut identifier les points nécessitant un échanger en effectif plus réduit avant la prochaine réunion.

7 – Envoyer un compte rendu de la réunion

Afin de garder les participants concentrés du début à la fin, mieux vaut désigner une personne chargée d’établir un compte rendu de réunion. Ces minutes de réunion centralisent les données clés, les informations échangées et les documents de travail. Elles facilitent la gestion et le suivi des actions dans le temps.

Le compte rendu s'accompagne d’une liste de tâches à accomplir avant la prochaine réunion ou échéance, le fameux "kifékoi". Ces comptes rendus donnent une vision globale du projet aux collaborateurs qui n'ont pas pu assister à toutes les réunions, et facilitent l’onboarding de nouveaux intervenants en cours de route. Une fois le compte-rendu validé par tous les participants, il suffit de l’archiver en format PDF pour préserver son intégrité.

Comment rédiger un ordre du jour de réunion ? Exemples de modèles

Un ordre du jour doit être bien structuré et facilement réplicable au niveau de l’entreprise pour faciliter son élaboration et se concentrer sur son contenu plutôt que le contenant. Utiliser un modèle d’ordre du jour, adapté à chaque type de réunion, permet de rédiger plus rapidement ses documents. Vous pouvez partager plusieurs modèles en interne, constituant autant d’outils au service de l’efficacité.

Exemple d’ordre du jour pour une réunion d’information

Voici une présentation d’ordre du jour pour une réunion du comité de direction autour de la nouvelle stratégie digitale.

• Benchmark de la concurrence et des bonnes pratiques inspirantes – Alexandre – 10’
• Points d’avancement sur le déploiement de la nouvelle stratégie digitale
  Mélanie – Refonte du SI – 10’
  Noureddin – Campagne media & influence, choix des partenaires – 10’
  Sébastien – Développement de l’appli – 10’
• Questions / Réponses – 5’

Exemple d’ordre du jour pour une réunion dédiée à la discussion

Voici un ordre du jour pour une réunion de l’équipe marketing autour du lancement d’un nouveau produit. Si la discussion est suivie d’un vote, c’est important de l’indiquer dans l’ordre du jour, cela indique aux salariés que leur avis sera pris en compte à cette occasion.

• Présentation du produit par le chef de produit – 5’
• Benchmark de la concurrence – Aïssata – 5’
• Séances de génération d’idées animée par Yoann – 20’
• Vote pour les idées retenues – 5’
• Prochaines étapes et kifékoi – 5’

Exemple d’ordre du jour pour une réunion débouchant sur un vote

Voici un ordre jour pour une réunion des équipes Finances et Evènementiel destinée à valider des budgets.

• Rappel du budget global attribué pour le séminaire – Sophie – 5’
• Présentation des devis prestataires reçus en réponse aux appels d’offre – 25’
  Sandro : traiteur déjeuner & dîner
  Naïma : décoration de la salle de banquet
  Laëtitia : hébergement
  Cyrille : animation intervenant RSE + matériel nécessaire
• Validation des devis / Questions à remonter aux prestataires – 10’
• Prochaines étapes et kifékoi – 5’

FAQ sur l’ordre du jour de réunion

Petit rappel des fondamentaux avant de conclure.

Qui doit rédiger l’ordre du jour d’une réunion ?

Dans la majorité des cas, l’ordre du jour est rédigé par l’organisateur ou le responsable de la réunion. Il peut toutefois être enrichi par les participants en amont, notamment lors de réunions de projet ou de travail collaboratif.

Peut-on utiliser un modèle d’ordre du jour de réunion ?

Oui, utiliser un modèle facilite la rédaction et garantit une structure cohérente d’une réunion à l’autre. De nombreux outils proposent des modèles d’ordre du jour gratuits, personnalisables selon le type de réunion.

Le mot de la fin

Un organisateur de réunion averti en vaut au moins 10 ! En appliquant ces conseils clés pour structurer vos échanges, vous gagnerez en productivité et en efficacité dans un monde du travail où les réunions restent omniprésentes. Vous aurez ainsi la satisfaction de voir vos sujets avancer de manière bien plus efficace. Ce support renforce la coordination, la communication et l’autonomie de chaque participant : en clair, c’est un must do. Et parce que le cadre contribue à stimuler la créativité, pourquoi ne pas organiser vos prochaines réunions chez Wojo ? Séminaires, réunions clients, codir, nos sites proposent des espaces adaptées à toutes les tailles et toutes les occasions, partout en France.