Comment travailler plus vite ? Tout faire, toujours mieux, toujours plus vite… échapper aux distractions dans ce monde qui file à toute allure et aussitôt fait de laisser derrière ceux qui n’en sont pas capables, ces dix règles d’or seront les bienvenues pour apprendre comment travailler plus vite. La clé pour maximiser sa productivité ? Travailler plus intelligemment !
Avant de se demander comment travailler plus vite, un prérequis on négociable : travailler dans un lieu pensé pour favoriser votre productivité et limiter les sources de distractions.
– distinct de votre lieu de vie personnelle,
– adapté (mobilier ergonomique, luminosité et acoustique sous contrôle…),
– équipé pour travailler efficacement (connexion Wifi sécurisé et de qualité, imprimantes, prises électriques à proximité),
– propice à la concentration (calme ou en tous cas réservé à un écosystème professionnel afin de parer aux risques d’interruptions indésirables).
Chez Wojo, quelques 300 espaces de travail pensés pour vous faire gagner du temps vous attendent partout en France, pour quelques heures ou tous les jours… On vous raconte comment ça marche ?
Vouloir être plus efficace, chercher à gagner du temps pour être le plus performant possible pour son entreprise… Le plus souvent notre bonne volonté n’est pas à remettre en cause. C’est la méthode d’organisation du travail qui fait défaut : ne pas savoir gérer son temps ou organiser sa journée de façon efficace, être sensible aux distractions, ne pas déléguer, avoir du mal à prioriser sont autant de freins… On vous livre quelques bonnes pratiques pour augmenter votre efficacité !
1) Pour travailler plus vite : organiser sa journée minutieusement
Si vous jonglez avec de nombreux objectifs, clients ou missions, vous pourrez gagner du temps en tenant une liste de tâches (à prioriser), de vos rencontres et de vos déplacements : jour après jour, heure après heure pour travailler efficacement.
Afin de vous concentrer sur un seul objectif à la fois, commencez par associer un thème à chacune de vos journées ou demi-journées. Chaque jour, matinée ou après-midi correspondra à une ou plusieurs tâches précises. Chaque matin, balayez votre emploi du temps, réorganisez-le au besoin, et dressez un plan précis. Plus qu’une « to-do list », classez les tâches par priorité, ou bien par… difficulté. Comme nous allons le voir maintenant.
2) Comment être plus rapide ? Commencez par le plus difficile !
Afin de travailler plus vite, une bonne habitude sera d’organiser sa journée de travail en commençant par le plus rébarbatif, et en terminant par le plus agréable. Si vous faites l’inverse, il sera plus difficile de travailler efficacement, car vous risquer de passer plus de temps que nécessaire sur des tâches pourtant faciles (distractions, interruptions et tentations de procrastination obligent).
Mais, surtout, vous risquez de vous miner avec ces « tâches noires » qui envahissent vos pensées bien avant de les avoir commencées et assombrissent votre planning.
Débarrassez-vous-en, et gagnez en liberté d’esprit ! Sauf si vous devez travailler par ordre de priorité, en raison d’une échéance imposée, cette règle pourra être modifiée en cette occasion.
3) Technique Pomodoro : chronométrez vos tâches pour travailler plus vite
Le chronomètre est LE moyen de pression intelligent pour apprendre à gérer son temps et travailler plus vite. C’est même un principe infaillible : la personne qui se sait chronométrée travaille plus rapidement notamment parce qu’elle résiste mieux aux distractions. En jeu, gagner quelques heures par jour !
Pour cela, fixez-vous des objectifs temporels simples : définissez un temps limite (réalisable) à ne pas dépasser, puis minutez votre tâche. Vous pouvez par exemple utiliser le chrono de votre téléphone ou celui de votre montre. Si voir le temps défiler vous angoisse, vous pouvez aussi noter l’heure à laquelle vous avez commencé, puis surveiller l’horloge du coin de l’œil. Vous constaterez que vous serez plus efficace, concentré sur la deadline sans éprouver le besoin de céder aux pulsions d’interruptions intempestives provoquées par un déficit d’organisation du travail.
Finir avant le compteur, battre la montre, découvrir comment travailler plus vite, toujours plus vite, de la façon qui vous convient, être le plus performant possible, voilà votre objectif.
Pour celles.ceux qui souhaitent avoir un outil : la technique Pomodoro est bien connue en entreprise pour être encore plus efficace : il s’agit d’une organisation de travail en sessions de 25 min. avec 5 min. de pause. Puis 15 à 30 minutes au bout de quatre périodes.
Pour cela, il vous faudra prendre le temps de planifier votre journée en la découpant en sessions de 25 min. auxquelles vous attribuez des tâches (en veillant à hiérarchiser les priorités). Vous cocherez ensuite chaque mission achevée afin de visualiser le chemin accompli.
À lire aussi : Travailler efficacement grâce à la technique Pomodoro
4) Quand on veut vraiment travailler plus vite, on ne traite qu’une tâche à la fois !
Vous ne réussirez à comprendre comment travailler plus vite qu’à partir du moment ou vous aurez canalisé toute votre énergie sur la tâche en cours. Car pour travailler plus vite, il faut surtout travailler efficacement et accepter qu’on ne peut pas tout gérer en même temps. Le fait de morceler votre attention, en menant plusieurs tâches de front, vous ralentit forcément : le cerveau humain n’est pas fait pour cela.
C’est la raison pour laquelle la technique Pomodoro citée plus haut prévoit de travailler sur la même tâche pendant les 25 min. de session.
Vous devez donc ne traiter qu’un sujet à la fois. Et ne commencer une nouvelle tâche que si vous avez achevé celle en cours. Exit donc les interruptions en raison d’une notification qui vous indique qu’un collègue vous sollicite sur un autre sujet. Basculer à la demande et toutes affaires cessantes sur une autre action donne certes l’illusion (ou la satisfaction) d’être disponible mais ne permet pas d’être plus efficace ni productif au travail.
Respectez votre planning de la journée, accrochez-vous à votre liste de tâches que vous enrichirez des nouvelles demandes en temps voulu. Discipline, discipline !
5) Désamorcez tout risque de distractions pour travailler efficacement
Tout comme le fait de mener plusieurs tâches de front vous ralentit, être réceptif (parfois malgré vous) aux perturbations extérieures vous empêche de travailler efficacement. Pour être sûr.e de travailler plus vite, d’atteindre un niveau de concentration optimal sans plus le quitter, anticipez tout ce qui pourrait vous déranger : coupez votre téléphone ainsi que toutes les notifications (y compris Emails) sur votre ordinateur, prévenez les personnes susceptibles de vous déranger, etc.
Partez aussi du principe que tout type de bruit au travail nuira à votre productivité. De la même façon, ne prévoyez aucune activité en avance (artistique, sportive) si vous pensez ne pas avoir fini votre travail d’ici-là. Non seulement vous perdrez en efficacité, mais vous ne serez pas non plus pleinement détendu durant ladite activité.
6) Résistez à la tentation de faire une pause
L’erreur la plus courante consiste à entrecouper une lourde tâche de petits moments de détente. Or, faire une pause constitue en soi une perturbation extérieure : qu’il s’agisse d’une petite partie d’échecs sur l’ordinateur, faire chauffer une tasse de thé, lancer la balle à votre chien, passer un coup de fil… ces coupures vous détournent de votre objectif et ne vous font évidemment pas gagner du temps.
Pour travailler plus vite, l’idée est d’abattre votre travail en bloc, sans coupure. La pause, elle, sera votre récompense ! Pensez-y et accrochez-vous à cette idée. À noter : ne regardez pas non plus vos Emails tant que vous êtes sur quelque chose d’important. Consultez-les une bonne fois pour toutes avant de commencer, et n’y revenez que lorsque votre tâche est accomplie : c’est ça, travailler efficacement.
7) Maîtriser son niveau de stress permet de travailler plus vite
Parfois, l’objectif de productivité… nuit à la productivité. Parce que vous souhaitez travailler plus vite, ou tout gérer en même temps, vous vous imposez une pression supplémentaire et devenez contre-productif.ve.
Apprenez à canaliser votre stress dans le cadre de votre travail. Empêchez-le d’atteindre un niveau compromettant pour l’avancée de vos travaux. Massages antistress, yoga du rire, autocoaching… il existe de nombreuses façons de faire retomber la pression. Pour travailler plus vite, apprenez d’abord à gérer les situations urgentes plus sereinement !
Quand la charge de travail se fait trop pressante, envisagez de déléguer certaines tâches, demandez à votre manager de prioriser les actions, prévenez votre client d’un possible délai supplémentaire (ou envisagez de sous-traiter) plutôt que d’aller dans le mur et revoyez votre planning.
8) Le « connais-toi toi-même » de Socrate ou comment être plus rapide
Repérer ses « cycles de productivité » permet d’organiser sa journée de façon plus efficace !
Que vous dicte votre horloge interne ? Êtes-vous plutôt du matin ou du soir ? Avez-vous un pic de motivation à 11 heures ou à 17 heures ? Êtes-vous fatigué.e, sujet aux distractions ou ragaillardi.e après le déjeuner ?
Connaître ses périodes de productivité et de relâchement permet de déjouer ses réflexes biologiques, booster sa productivité et travailler plus efficacement. Vous pouvez par exemple planifier des rendez-vous en extérieur aux heures où vous savez que la procrastination vous guette, vous atteler aux tâches complexes aux moments où vous vous savez plus efficace, etc.
9) Rendez tout… plus simple
Comment être plus rapide ? Allez au plus simple !
Si une tâche devient trop complexe, trouvez le moyen de la simplifier. Il en existe forcément un. Ne laissez pas votre esprit tourner en boucle sur le même problème jusqu’à l’épuisement : être efficace et savoir gérer son temps, c’est parfois accepter de laisser poser un sujet qui vous embrouille pour y revenir à tête reposée… ou en déléguer une partie lorsque c’est possible.
Travailler plus vite, c’est aussi parvenir à automatiser ses tâches, créer des habitudes, simplifier ses procédés, trouver des process pour travailler plus efficacement. Autrement dit, vous rendre la vie plus facile. Le travail, ce n’est pas qu’un dur labeur ! C’est aussi le plaisir de travailler vite et bien : à vous de vous poser pour y réfléchir !
10) Visualiser l’arrivée plutôt que le chemin permet de travailler plus vite
Un bon moyen de travailler plus vite sans se décourager : se concentrer, non pas sur la difficulté (on a dit que tout devait être simple !) ou le chemin qui reste à parcourir, mais seulement sur la fin de la tâche. Visualisez ce moment où vous appuierez sur le bouton « quitter » de votre logiciel, où vous annoncerez à votre supérieur que « oui, c’est terminé ». En d’autres termes, pensez à ce que vous allez faire ou ressentir une fois votre tâche accomplie.
Cette idée positive vous donnera l’énergie nécessaire pour travailler plus efficacement loin de toutes distractions. Elle vous aidera à tenir jusqu’au bout, sans vous démoraliser, sans traînasser, sans prendre de pause. Essayez, pour voir !
Idée bonus : apprenez comment être plus rapide avec un logiciel de monitoring !
L’idée du siècle… pourquoi ne pas utiliser un outil de monitoring conçu pour travailler efficacement ? Cela vous guidera dans l’apprentissage de l’optimisation de vos faits et gestes afin de garder un niveau d’efficacité optimal. Justement, un tel assistant existe, et nous avons déjà rédigé un article à ce sujet. Il s’agit de Rescue Time. Le logiciel tourne en arrière-plan, dès que vous vous attelez à la tâche. Il dresse un rapport détaillé de vos activités et vous donne ensuite des pistes sur la façon de travailler plus vite et d’améliorer votre productivité.
Vous continuez de penser que vous ne sauriez pas comment être plus rapide, que vous ne pouvez pas être plus efficace ?
Venez travailler chez nous, testez, et racontez-nous 😉
