Que l’on
accueille un ou vingt nouveaux collaborateurs, la période d’intégration est clé
pour les rendre rapidement opérationnels, et surtout, qu’ils se sentent bien
dans l’entreprise et décident d’y rester. Les contraintes liées au Covid-19
créent de nouveaux challenges dans le processus d’onboarding : voici neuf
étapes indispensables pour intégrer vite et surtout bien vos nouveaux
talents !
Commençons par le commencement : l’onboarding désigne la période d’intégration technique et humaine d’un nouveau talent au sein de l’entreprise. L’objectif est triple : le rendre rapidement opérationnel, créer des liens avec ses collègues tout en l’acculturant dans l’entreprise. Et contrairement à ce que l’on pourrait penser, le processus commence avant même qu’il ne franchisse la porte de son bureau et continue plusieurs mois après sa prise de poste.
Selon la taille de votre structure et le nombre d’embauches
en simultané, certaines étapes de l’onboarding peuvent regrouper les recrues
des derniers mois, comme un séminaire ou afterwork d’intégration par exemple.
Mais la plupart restent des étapes à mener individuellement avec vos talents
pour qu’ils se sentent bien accueillis et accompagnés.
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1 – L’onboarding débute dès la signature du contrat
Formidable, vous avez enfin trouvé votre perle rare ! Selon
son niveau de poste, entre un et trois mois s’écouleront entre la signature du
contrat et son arrivée en poste. Trois mois, c’est long, et encore plus dans le
contexte actuel où entreprises et employés doivent s’adapter en temps réel aux contraintes
sanitaires.
Ces semaines vous seront utiles pour commencer à
l’acculturer à l’esprit de votre entreprise et à votre secteur d’activité, en
lui transmettant par exemple des newsletters internes et des revues de presse.
Vous pouvez aussi lui envoyer un welcome pack intégrant des
informations sur l’entreprise et des goodies à vos couleurs. Utilisez les sujets
administratifs (envoi d’un RIB, vérification de l’adresse du domicile, gestion
de la place de parking, etc.) comme autant d’occasions de lui écrire et de lui
rappeler que son arrivée approche et que vous l’attendez. Deux semaines environ
avant le jour J, confirmez-lui par écrit l’heure et l’adresse à laquelle
il.elle sera attendu.e pour son premier jour.
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2 – Préparer son arrivée en amont
Rien de pire lorsqu’on démarre un nouveau job que de ne pas
trouver d’ordinateur et de bureau prêt à vous accueillir. Dès la signature du
contrat, programmez des alertes avec les services généraux et le manager afin
de vous assurer qu’un poste de travail complet sera prêt la veille de son
arrivée. Vérifiez également qu’il dispose bien d’une adresse e-mail, d’un
numéro de téléphone et que tout soit opérationnel.
Si vous ne l’avez pas encore fait, c’est le moment de lui
remettre un livret d’accueil (physique ou dématérialisé) qui regroupe toutes
les informations importantes concernant votre entreprise. Histoire, valeurs,
grands projets en cours, règles à connaître, etc… ce document important
l’aidera à intégrer les éléments clés de votre culture d’entreprise et de votre
secteur d’activité, et lui évitera de partir à la pêche aux informations
pendant ses premières semaines. Sa rédaction peut sembler fastidieuse mais
c’est un élément clé de la réussite de votre onboarding : ne le négligez
pas !
3 – Designer un mentor d’onboarding
Les « nouveaux » ont toujours mille
questions : à qui s’adresser en cas de panne informatique ? Quelles
sont les bonnes adresses où déjeuner dans le quartier ? Comment commander
de nouvelles fournitures ? Quelles sont les traditions à connaître
(afterwork du jeudi ? dress code du lundi ?) ? Attribuez un
mentor à votre nouvelle recrue : il aura pour mission de se rendre
disponible pour la guider dans l’entreprise et répondre à toutes ses questions.
Veillez à ce que ce mentor soit présent le jour de l’arrivée de votre nouveau
collaborateur, et qu’il dispose de temps pour l’accueillir avec les RH et son
manager.
4 – Organiser son planning
Les premiers jours sont parfois difficiles à vivre lorsqu’on
est encore désœuvré.e par rapport au reste de l’équipe. Prévoyez un planning de
rendez-vous avec toutes les personnes clés dans les missions de votre nouvelle
recrue. Elle sera ainsi briefée sur les sujets en cours tout en faisant
connaissance avec ses nouveaux collègues en tête à tête. N’oubliez pas
toutefois de la prévenir en amont afin qu’elle ne se sente pas surchargée dès
son arrivée !
5 – Prévoir un parcours d’intégration
En parallèle de cette série de rendez-vous individuels,
programmez une visite guidée de l’entreprise dès la première semaine. Ce sera
l’occasion de lui présenter les responsables des différents services et de lui
donner une vision globale du fonctionnement de l’entreprise.
Prévoyez aussi une réunion de présentation avec sa nouvelle équipe, où chacun se présente en deux minutes, y compris le nouvel arrivant. Utilisez des exercices ice breakers pour mettre tout le monde à l’aise et créer de la connivence.
Selon la taille de votre entreprise, vous pouvez aussi organisez une journée d'intégration dédiée aux nouveaux arrivants. Elle est l'occasion de leur présenter de vive voix votre stratégie, les services clés, et surtout de créer des liens avec des collaborateurs fraîchement embarqués comme eux.
6 – Anticiper le télétravail
Comme beaucoup d’entreprises depuis la crise sanitaire liée
au Covid-19, vous avez adopté le télétravail la majorité du temps ?
Prévoyez un point dédié avec les nouveaux arrivants sur l’organisation du
télétravail, afin de les former aux outils numériques utilisés et les informer
des bonnes pratiques en vigueur dans l’entreprise (horaires de connexion et de
déconnexion, rendez-vous d’équipe à heure fixe, etc.).
À lire aussi : Quelles bonnes pratiques pour pérenniser le travail à distance ?
7 – Créer des occasions de se rencontrer
S’intégrer dans une nouvelle équipe lorsqu’on travaille à
distance est difficile : privilégiez autant que possible les échanges en
visioconférence les premières semaines, et invitez votre collaborateur à vous
contacter aussi souvent que nécessaire s’il a des questions. Prévoyez aussi des
déjeuners ou des cafés d’équipe en visioconférence pour créer du lien de
manière informelle.
À lire aussi : Travail en équipe et à distance, 7 conseils pour maintenir le lien
Vous pouvez aussi regrouper l’équipe en travail à distance
un ou plusieurs jours par semaine, en profitant de la flexibilité offerte par
les espaces de coworking pour prendre des bureaux à la semaine ou à la journée.
Ces moments de collaboration en présentiel permettront aux nouveaux
collaborateurs de créer des liens concrets avec leurs collègues et d’apprendre
à se connaître de façon plus conviviale.
8 – Mettre en valeur vos nouveaux talents
Communiquez en interne sur les nouveaux arrivants (e-mail, annonce dans les écrans de l’accueil et les ascenseurs, tableau d’information dans le hall, etc.) et invitez les « anciens » à envoyer un message de bienvenue aux « nouveaux ».
Pourquoi ne pas faire coïncider son arrivée avec un afterwork organisé dans un lieu pro et convivial à proximité de votre bureau ?
Pensez aussi à communiquer en externe sur vos embauches, via
un post LinkedIn sur le compte de votre entreprise, l’envoi d’un communiqué de
presse et d’une information dans votre newsletter externe. Ces arrivées
reflètent le dynamisme de votre activité et l’attractivité de votre
entreprise : surfez dessus !
9 – Garder le contact tout au long de l’onboarding
Un onboarding complet dure plusieurs mois. Prévoyez des points de debrief avec votre nouveau collaborateur après :
- Une semaine, pour qu’il vous livre ses premières impressions et partage ses questions ;
- Un mois, pour recueillir son rapport d’étonnement rédigé par mail ou par Word, qui constitue une bonne occasion de s’interroger sur les habitudes de travail dans votre entreprise ;
- Trois mois, pour faire le point sur ses premiers dossiers, ses premières satisfactions et éventuelles difficultés ;
- Neuf mois (oui, tant que ça !) afin de vous assurer qu’il est bien intégré, qu’il a trouvé ses marques, et recueillir ses éventuelles suggestions sur l’évolution de ses missions.
Ces échanges sont importants pour qu’il se sente écouté et
épaulé dans sa découverte de l’entreprise et sa prise de fonctions. Profitez
aussi de ces points intermédiaires pour faire le point sur sa période d’essai.
Si vous souhaitez la reconduire, expliquez pourquoi, et ouvrez le dialogue sur
d’éventuels points d’amélioration identifiés.
Gardez à l’esprit qu’un onboarding bien mené rime avec collaborateur plus performant et plus fidèle sur le long terme. Cette période charnière mérite d’y consacrer du temps et de l’attention afin de poser des bases solides dans la relation avec vos talents. Le dialogue avec les nouveaux arrivants constitue aussi une précieuse occasion d’améliorer votre agilité en étant à l’écoute de leurs suggestions. Embarquement immédiat !
