El nombre de un nuevo producto, servicio o proyecto, la resolución de problemas, ideas fuera de lo común para seducir a nuevos consumidores, reflexiones sobre un envase… Las oportunidades para organizar un brainstorming son numerosas… y las razones para perdérselo aún más. Con la generalización del trabajo a distancia, organizar una reunión creativa eficaz requiere rigor: compartimos con usted las mejores prácticas a aplicar.
1 – Adoptar las herramientas adecuadas
Para llevar a cabo una lluvia de ideas a distancia, necesitas una herramienta de videoconferencia. Algunos son gratuitos, como Jitsi o Skype, otros son de pago o están integrados en soluciones de colaboración más completas (Teams, Talkspirit, etc.).
También necesitas una pizarra colaborativa (Drawchat, Klaxoon, Mural, etc.). Si los equipos no están familiarizados con estas herramientas, envíe una breve guía de usuario en su invitación, y permita diez minutos de ejercicios prácticos para comenzar la lluvia de ideas.
En el aula, las ideas se anotan a medida que llegan en notas adhesivas pegadas en la pared de la sala de reuniones. En modo digital, la pizarra colaborativa puede servir para hacer listas, mostrar moodboards, crear diagramas, crear asociaciones… En definitiva, para alimentar la creatividad de todos y centralizar todas las ideas, ¡incluso las más descabelladas! Ese es el objetivo del brainstorming: una asociación entre dos ideas inesperadas puede dar lugar a una gran idea extremadamente eficaz.
2 – Establecer el marco para la lluvia de ideas
¿Qué buscas? Escriba un informe preciso antes de la reunión, describiendo el tema (producto, problema, servicio, proyecto, etc.) sobre el que invita a sus colegas a reflexionar, los objetivos y las metas. Se trata de un ejercicio esencial que le permitirá enmarcar sus pensamientos para asegurarse de que se ajustan a sus necesidades.
3 – Elegir el reparto adecuado
La cantidad no siempre equivale a la calidad, especialmente cuando se trata de generar una gran cantidad de ideas. ¿El número correcto? Al menos seis personas para asegurar una buena dinámica, pero no más de diez, porque el número de personas se vuelve difícil de manejar en una videoconferencia. El error que no hay que cometer: invitar a todo el departamento de comunicación y olvidarse de los demás equipos. Una buena lluvia de ideas es aquella que hace surgir nuevas visiones. No hay nada como un elenco mixto con colaboradores de diferentes orígenes para salirse de los temas habituales.
4 – Establezca las reglas de la lluvia de ideas
Haz que un facilitador se encargue de hacer cumplir los tiempos de los ejercicios y de distribuir la palabra, y establece las reglas al principio de la videoconferencia.
Sólo el micrófono del facilitador está abierto, y los participantes levantan la mano para hablar por turnos o reaccionar a una propuesta que se acaba de hacer. La crítica no está permitida, los participantes no están para juzgar las ideas de los demás. Habrá una sanción (ronda de café virtual, dibujo de un monstruo peludo, etc.) para los que no respeten. Los teléfonos móviles también están prohibidos: pida a todos que pongan su teléfono en modo avión al principio de la reunión de intercambio de ideas.
También hay que contar con una secretaria, que anota todas las ideas que se plantean a través de una pizarra interactiva compartida, para que todos puedan ver lo que se ha propuesto en todo momento. Esto puede dar lugar a asociaciones inesperadas en los siguientes pasos.
5 – Organizar actividades para romper el hielo
Organizar una sesión de brainstorming por videoconferencia en lugar de en persona es una forma de romper el hielo. Los participantes están fuera de la oficina y de su contexto habitual, lo que fomenta la creatividad. Los ejercicios para familiarizarse con la pizarra colaborativa también pueden servir para romper el hielo, gracias a divertidos elementos visuales que los participantes tienen que manipular, un mapa de Francia en el que pueden situarse, etc.
Otras ideas: invita a cada uno a elegir el accesorio que desee y a explicarlo al resto del grupo. También puedes pedir a cada persona que cuente lo que hizo al principio del día pero sin hablar de trabajo, lo que comió anoche y quién lo preparó, en fin, cualquier cosa que le ayude a pensar de forma diferente a la ordinaria.
6 – Planificar varios ejercicios diferentes
Hay muchas técnicas de brainstorming, y su objetivo es hacer surgir la famosa «tormenta de ideas» que se busca. He aquí algunos de ellos, adaptados a una reunión por videoconferencia, para ayudarle a construir su programa. Cada ejercicio debe durar entre 10 y 15 minutos.
La página en blanco
Para entrar en calor, pida a todos que escriban en un documento compartido todo lo que les parece importante y lo que les gustaría saber sobre el proyecto / servicio / producto sobre el que se está reuniendo. ¿Va en todas las direcciones? ¡Está bien!
La gira silenciosa
Pide a todos que escriban una pregunta en tu pizarra virtual sobre el producto/servicio/proyecto en el que estás pensando. A continuación, dale al grupo 10 minutos para que añada su respuesta a la pregunta mediante notas pegadas al lado. Este es un ejercicio recomendado si hay personas tímidas en el grupo.
El juego de rol
Cada participante elige una personalidad y se pone en su lugar durante el ejercicio. Madonna, Emmanuel Macron, Jeff Bezos, Mickey Mouse… sustituirán a Jean-Michel, Nadia, Houcine y Ophélie en la pantalla, y propondrán su forma de ver el producto / servicio / proyecto en las ideas presentadas.
Dibújame una idea
Cada colaborador dibuja en una parte del tablero virtual una imagen relacionada con el proyecto/servicio producido, o una línea de pensamiento que merece ser explorada según él. A continuación, cada dibujo recorre el equipo en el sentido de las agujas del reloj, y cada persona añade una imagen adicional. El debate sobre las imágenes finales hará que surjan asociaciones e ideas inesperadas.
7 – Aplicar los principios democráticos
El riesgo en una sesión de brainstorming es que los que hablan más alto convenzan a los demás de la solidez de sus ideas. Para evitarlo, termina la reunión dando a todos cinco minutos para que voten por las tres ideas que más les gusten, poniendo una crucecita o un post-it virtual. Las dos ideas más votadas se desarrollarán.
8 – Elija un lugar fuera de la caja para reunirse
Lo ideal para una lluvia de ideas eficaz sigue siendo reunirse cara a cara en el mismo lugar. Esto debería volver a ser posible gradualmente en los próximos meses, al menos eso esperamos. Para estimular la creatividad de los participantes, nada como ofrecerles una reunión fuera de la oficina o en un espacio insólito: en un parque, en un lugar de convivencia, en un espacio de coworking que ofrezca salas de reunión atípicas… ¡usted elige en función de la temporada y del tema de su brainstorming!
