Quelles bonnes pratiques pour pérenniser le travail à distance ?

Pendant le confinement, le télétravail a fait une entrée
fracassante dans les habitudes de travail des Français. Alors que les
entreprises y ont eu massivement recours (1 salarié sur 4 pendant le
confinement) sans avoir eu le temps de s’y préparer, la prolongation du
télétravail semble inéluctable compte tenu de l’évolution des usages.
Peregryne, entreprise spécialisée sur l’externalisation des fonctions supports des
PME TPE, vous propose un arrêt sur image : quels enseignements tirer de
cette période exceptionnelle pour pérenniser le télétravail partiel ou
complet ? Comment adopter de nouveaux réflexes de management, et s’assurer du
bien-être de ses salariés même à distance ? Explications.

Avant toute chose, rappelons que le télétravail réalisé pendant le
confinement reste atypique à plusieurs égards. Il s’agissait d’un télétravail imposé,
à plein temps (et non quelques jours par semaine), effectué uniquement à
domicile (et non dans des espaces de coworking), dans un environnement familial
empreint de contraintes multiples, telles que la classe à la maison !

Pourtant, selon les sondages entre 73% ⁽¹⁾ et 88% ⁽²⁾des
télétravailleurs du confinement souhaitent le poursuivre quelques jours par
semaine. Le télétravail offre en effet de nombreux avantages auxquels les
salariés ont pu goûter : gestion simplifiée de son emploi du temps, temps de
trajet réduits à néant (et donc un sentiment fort de gain de temps) et
meilleure articulation entre vie privée et vie professionnelle. Alors par où
commencer ?

Fixer un cadre général pour le télétravail qui convient aux managers et aux salariés

Avant de rentrer dans les aspects techniques et managériaux, il
convient déjà de fixer un cadre global au télétravail dans votre entreprise.
Envisagez-vous de généraliser un, deux ou trois jours de télétravail par
semaine ? Davantage ? Sur des journées fixes ou avec la possibilité
de les regrouper ? Pour tous les salariés ou à partir d’un certain niveau
de poste ? Ces questions peuvent donner lieu à une consultation en interne
afin de s’assurer de l’adhésion des salariés à la nouvelle organisation du
travail. Il vous faudra aussi mettre en place des outils pour suivre la charge
de travail des salariés, et les équiper en outils bureautiques.

Intégrez dans votre réflexion la possibilité de proposer à vos
salariés de télétravailler ailleurs qu’à domicile, afin d’éviter l’isolement,
et de favoriser une coupure entre la vie professionnelle et la vie personnelle.
Pourquoi ne pas proposer des forfaits coworking avec un ou deux jours par
semaine dans des espaces proches de chez eux, qui combinent les avantages du
télétravail sans les inconvénients du home office ?

Maintenant que vos orientations générales sont
fixées, évoquons les aspects techniques, managériaux et organisationnels à
quadriller pour assurer des meilleures conditions de travail possibles à vos
salariés.

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Le télétravail : de quoi parle-t-on ?

Juridiquement, « le télétravail désigne toute forme
d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait pu être exécuté
dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors des locaux de
façon volontaire et en utilisant les technologies de l’information et de la
communication » (Code du travail art L1222-9).

Dans cette définition le premier point à noter est celui du volontariat.
Il n’est pas possible pour l’employeur d’imposer à un salarié de télétravailler.
Le seul cas qui permet de déroger à cette règle est un cas de force majeure tel
que le risque épidémique.

De manière générale, il est préconisé de l’encadrer en ayant
recours à un accord d’entreprise ou une charte afin de définir principalement
:

• Les conditions de passage en télétravail avec une notion de
  réversibilité ;
• Les conditions d’exécution du télétravail
• Les modalités d’acceptation et conditions de mise en œuvre ;
• Les modalités de régulation de la charge de travail ;
• Les plages horaires de travail.
• Les modalités d’accès des travailleurs handicapés

Dans tous les cas, et en l’absence d’un cadre formel, le salarié
et l’employeur qui conviennent de recourir au télétravail sont dans
l'obligation de formaliser leur accord par tout moyen (avenant, courrier
ou mail).

Les obligations de l’entreprise autour du télétravail

Les obligations de l’employeur en matière d’équipement des
salariés en télétravail font aujourd’hui débat selon les secteurs d’activité.
Il n’en reste pas moins que l’entreprise doit fournir un service d’appui
technique et de maintenance. Outre la mise à disposition d’un ordinateur et
d’un casque audio qui constituent, selon nous, l’équipement minimum, elle peut/doit
prendre en charge les coûts directement engendrés par le travail ou indemniser
le télétravailleur.

Concrètement, les pratiques des entreprises peuvent être très
variées :

• Prise en charge des abonnements téléphone et Internet mis en place
  spécifiquement pour le télétravail ;
• Forfait mensuel ou annuel couvrant ces coûts ;
• Forfait mensuel modulé selon le nombre de jours de télétravail ;
• Remboursement des frais mobilisés sur justificatifs.

Cette prise en charge sur justificatifs ou l’indemnité (jusqu’à un
certain plafond) sont exonérées de cotisations.

L’employeur est également tenu de s’assurer de la conformité
électrique du local utilisé pour le télétravail. En pratique, la plupart
des entreprises demandent une attestation sur l’honneur à leurs salariés sur la
conformité des installations techniques et électriques.

Ces sujets « techniques » sont importants et reflètent l’engagement de l’entreprise dans la mise en place de conditions de travail à distance confortables. Mais cela ne suffit pas. Pour s’assurer de la réussite de ces nouveaux modes de travail, il est indispensable de se pencher sur le management des équipes à distance et à la gestion individuelle des salariés. Les négliger pourrait conduire à des dysfonctionnements dans l’entreprise.

Le télétravail nécessite un mode de management adapté

Contrairement à certaines idées reçues, le télétravail suppose de
mettre en place un mode managérial différent du présentiel, notamment pour
développer une dynamique d’équipe et un engagement des salariés autour d’une
vision commune. Voici quatre actions qui peuvent tout changer.

Osez la confiance

Elle est primordiale pour travailler à distance. Cela implique de
passer d’un mode managérial traditionnellement basé sur le contrôle à un rôle de
soutien aux équipes, en se concentrant davantage sur les résultats attendus que
sur le nombre d’heures travaillées. Laissez vos équipes organiser leur journée
et donnez-leur la flexibilité nécessaire pour gérer leur travail selon le
calendrier qui leur permettra d’être les plus productives.

Gardez le lien

L’isolement des collaborateurs est l’un des grands dangers du télétravail, notamment s’il est pratiqué à grande échelle et en home office. Veillez à conserver un contact régulier avec vos équipes individuellement et collectivement. Des outils comme Slack, Teams ou Zoom permettent aussi bien des réunions formelles que des échanges spontanés. N’hésitez pas à poursuivre les rituels initiés pendant le confinement et gardez du temps pour des moments de convivialité virtuelle.

À lire aussi : Travail en équipe et à distance, 7 conseils pour garder le lien

Soyez clair 

L’autonomie et la distance nécessitent d’être très clair sur les
objectifs confiés et les attendus du collaborateur. Faites reformuler les
objectifs et les missions à vos équipes pour vous assurer d’être bien alignés.
N’oubliez pas à cette occasion que 80% de la communication passe par du non
verbal. Privilégiez d’évoquer les sujets structurants en présentiel (en cas de
télétravail alterné) ou a minima en visioconférence, cela vous permettra d’évaluer
l’efficacité de votre communication.

Accompagnez vos équipes

Assurez-vous que vos équipes possèdent les outils, les informations et tout ce dont ils ont besoin pour bien fonctionner à distance. Beaucoup de sujets anodins en présentiel (notamment techniques) peuvent devenir de véritables irritants et entraver leur efficacité. Créez des moments d’échanges dédiés à cela afin de détecter d’éventuelles tensions ou difficultés.

Le télétravail, une organisation spécifique pour les salariés

Si le télétravail requiert un management adapté, il impose aussi
une nouvelle organisation à ceux qui le pratiquent afin d’en tirer tous les
bénéfices. C’est le rôle de l’entreprise de les accompagner dans l’adoption de
ces nouveaux usages, essentiels à leur bien-être.

Règle numéro 1 : Avoir une bonne installation pour télétravailler

Certaines personnes préfèreront travailler dans un coworking afin d’être dans une dynamique collective et bien distinguer le professionnel du personnel. D’autres privilégieront le travail à leur domicile dans un espace dédié. Dans tous les cas, il est important de soigner son espace de travail et d’être bien installé. Rappelons à cette occasion les conseils de l’INRS sur les règles à connaître en la matière. Fournissez des écouteurs à vos salariés afin qu’ils gardent les mains libres pendant leurs appels téléphoniques. Cela permet de rester mobile et de ne pas se bloquer inutilement.

Règle numéro 2 : Apprendre à s’organiser

Le télétravail nécessite une organisation et une rigueur particulière si on ne veut pas tomber dans les travers de l’hyper connexion. L’entreprise doit fixer des limites claires sur les heures de travail, et les communiquer aux collaborateurs. Invitez vos collaborateurs à structurer et planifier leurs journées ou semaine en fonction de leurs priorités, en se fixant des plages horaires pour chacune d’elles. Rappelez-leur la nécessité de s’octroyer des pauses régulières, idéalement 5 mn toutes les heures.

Règle numéro 3 : Bouger

Il est prouvé aujourd’hui que le fait de travailler derrière un écran d’ordinateur crée autant de dommages sur la santé que de faire un métier physique. Cela est d’autant plus vrai en télétravail où le trajet domicile-travail disparaît, tout comme les marches dans les couloirs d’un bureau à l’autre et à l’heure de la pause.

Les Éditions Législatives font référence dans leur livre blanc sur le télétravail, à des études britanniques qui précisent que le sang part du cœur et irrigue tout le corps, notamment les muscles, et doit faire le trajet inverse. Ce n’est pas le cœur, mais les pieds et les mollets qui éjectent le sang vers le haut. Or, en position assise, les mollets ne travaillent pas : sans circulation du sang, on finit par ressentir des fourmillements et des gonflements lorsqu’on reste assis trop longtemps à son bureau. Il est d’autant plus important en télétravail d’alterner régulièrement des positions debout ou assis, et de profiter de ses appels pour se dégourdir les jambes. Quelques exercices d’étirement qui peuvent aider vos salariés. À utiliser sans modération !

Le cadre juridique du télétravail s’est fortement assoupli et
permet aujourd’hui aux entreprises de définir une organisation plus souple. S’il
constitue un mode d’organisation de plus en plus plébiscité tant par les
salariés que par les entreprises, le télétravail ne peut être déployé sans une
réflexion en amont, une concertation avec vos salariés (et leurs représentants)
et un accompagnement spécifique.  Au-delà
des moyens matériels mis en œuvre, il est également vital d’adopter un management
adapté faute de « perdre » le lien avec une partie de ses
collaborateurs.

Un article proposé par :

PEREGRYNE accompagne les
entreprises et leurs dirigeants sur leurs problématiques Finance et RH.

Associés aux enjeux et priorités business, nous éclairons la prise de
décision des dirigeants pour servir leur stratégie et leur apporter de la
réassurance. Qu’il s’agisse de création, de formalisation de business plan, de
levée de fond, de mise en place de CSE, d’optimisation de la politique
salariale, de gestion de la paie, de la mise en place de marque employeur, de
gestion de la relation bancaire, de reporting… nos Directeurs des Ressources
Humaines et Directeurs Administratifs et Financiers sont de véritables
partenaires stratégiques qui s’intègrent dans les écosystèmes des entreprises
et interviennent au quotidien auprès des dirigeants et des
collaborateurs. 

1 – Source enquête Malakoff Humanis
(lecomptoirdelanouvelleentreprise.com)

2 – Source ANACT - Télétravail en confinement : les
résultats complets de notre consultation