Le mardi, trouver un bureau disponible relève parfois du défi. Le vendredi, une bonne partie des postes de travail restent vides. Pourtant, l'entreprise paie les mêmes mètres carrés cinq jours sur cinq. Mesurer le taux d'occupation des bureaux permet d'objectiver ce décalage. À condition, ensuite, de savoir quoi faire du chiffre obtenu.
En bref
- Le taux d’occupation mesure l’utilisation réelle des postes de travail et permet d’identifier les espaces sous-utilisés.
- Taux moyen, variations selon les jours et taux de foisonnement sont à croiser pour dimensionner ses bureaux au plus près des usages.
- Réduire, densifier ou gagner en flexibilité : ces données permettent d’arbitrer sa stratégie immobilière et d’optimiser ses coûts.
Venez tester l’expérience Wojo, on vous accueille avec plaisir !
Taux d'occupation des bureaux : définition et formule de calcul
Le taux d'occupation des bureaux mesure la part des postes de travail réellement occupés par rapport au nombre de postes disponibles, sur une période donnée. Exprimé en pourcentage, il compare la capacité théorique des locaux à leur utilisation réelle.
La formule est simple :
Taux d'occupation = (nombre de postes occupés ÷ nombre de postes disponibles) × 100
Prenons un exemple. Un plateau compte 100 postes de travail, dont 77 sont occupés le mardi, et 55 mercredi. Son taux d'occupation est donc de 77 % le mardi, et de 55 % le mercredi. Son loyer, lui, reste identique.
Le terme « taux d'occupation » s’utilise aussi dans dans l'hôtellerie ou l'immobilier locatif. En immobilier d'entreprise, il permet de mesurer l'utilisation effective des espaces de travail.
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Postes, personnes ou mètres carrés : que mesure-t-on exactement ?
Derrière ce taux simple à calculer se cachent plusieurs indicateurs. Grâce à lui, on peut mesurer :
- Le nombre de personnes présentes par rapport à l'effectif total des équipes ;
- Le nombre de postes effectivement utilisés à un instant T ;
- La surface occupée.
- Etc.
Autant de données qui répondent à différentes questions, indispensables lorsqu’on veut piloter le dimensionnement d’un espace de travail. Le taux d’occupation total des bureaux reste l’indicateur le plus exploitable, puisqu’il indique combien de postes sont utilisés selon les jours et horaires. L’effectif global de l’entreprise apporte une information complémentaire, utile pour anticiper l’utilisation des espaces collectifs, des salles de réunion et des lieux de convivialité.
Il ne faut pas confondre taux d'occupation et taux de vacance des bureaux. Le premier mesure l'utilisation des espaces par une entreprise. Le second est un indicateur de marché immobilier : il mesure la part des bureaux disponibles par rapport à l'ensemble du parc d'une zone géographique donnée.
Quel est le taux d'occupation moyen des bureaux ?
Les données récentes confirment plusieurs phénomènes désormais bien installés.
Tout d’abord, une part importante des postes de travail reste inutilisée. Dans son rapport annuel (2024), Measuremen fait état d'un taux d'occupation moyen des postes de 35 %1. Ce benchmark repose sur près de 668 000 postes de travail analysés à l'international. Autre point intéressant :
D’autre part, la fréquentation varie fortement selon les jours. Le Workplace Utilization Index de XY Sense (2025), mesure ainsi un taux d'utilisation de 51,5 % le mardi, jour le plus fréquenté, contre 28,5 % le vendredi2. Ce qui fait tout de même un écart de 23 points ! Cette concentration de la fréquentation certains jours montre pourquoi une moyenne hebdomadaire ne suffit pas pour dimensionner ses bureaux.
Ces évolutions des usages interviennent alors que l’offre de bureaux vacants augmente sur le marché francilien. Au 30 juin 2026, ImmoStat recensait 6,571 millions de m² de bureaux immédiatement disponibles en Île-de-France, soit 10 % de plus qu’un an auparavant3. CBRE établit pour sa part le taux de vacance moyen francilien à 10,7 % au T2 20264.
Pour les entreprises, l’enjeu est désormais d’adapter leur stratégie immobilière à cette fréquentation devenue plus variable. Wojo, l’un des pionniers des espaces de travail flexibles en France, s’attache à proposer des solutions afin de tenir compte de ces nouveaux usages.
Ce qu'un poste de travail coûte vraiment
Qu’un poste soit vide ou occupé, l'entreprise continue de supporter le loyer, les charges, l'entretien, l'énergie, les équipements et les services associés aux surfaces qu'elle occupe.
Les Buzzy Ratios 2025 de l’IDET5 évaluent le coût global moyen d’un environnement de travail à 11 111 euros par poste et par an. Ce montant englobe les différents coûts liés à l’immobilier, à l’exploitation et aux services aux collaborateurs.
La sous-occupation a donc un coût, auquel s’ajoute l’énergie consommée pour chauffer, climatiser ou éclairer des espaces peu utilisés. Mais constater que des bureaux semblent vides certains jours ne suffit pas pour conclure qu'ils sont surdimensionnés. Encore faut-il mesurer précisément leur utilisation, et surtout ses variations au fil de la semaine, ce qui nous ramène au taux d’occupation.
Comment mesurer son taux d'occupation avec efficacité ?
Plusieurs méthodes permettent de mesurer la fréquentation, avec différents degrés de précision et d'investissement différents.
| Méthode | Ce qu'elle permet | Atouts | Limites |
|---|---|---|---|
| Comptage manuel | Observer les postes occupés à différents moments | Simple, sans équipement | Chronophage et peu adapté au suivi continu |
| Badges d'accès | Compter les entrées dans les locaux | Donnée déjà disponible dans beaucoup d'entreprises | Ne dit pas où les personnes s'installent pour travailler, ni si elles occupent un poste |
| Capteurs de présence | Mesurer l'utilisation réelle des postes ou espaces | Données précises et continues | Nécessite un équipement dédié, avec des coûts d'installation et de configuration |
| Logiciel de réservation | Suivre les postes et salles réservés | Utile pour piloter le flex office | Une réservation ne garantit pas une présence réelle |
Un logiciel pour organiser le flex office fournira de précieuses données d'usage, à condition de distinguer les espaces réservés de ceux effectivement occupés.
Quelle que soit la méthode retenue, il convient de mener des mesures sur une période assez longue pour intégrer les variations habituelles de fréquentation : jours de télétravail, réunions collectives, déplacements, saisonnalité, pics d’occupation, etc.
Ne tombez pas dans le piège de vous arrêter à la moyenne. Pour décider du nombre de postes nécessaires, observez le taux par jour et les pics d'occupation. Une moyenne hebdomadaire peut masquer une forte tension certains jours et des plateaux presque déserts à d'autres.
Chez Wojo, l’expérience des entreprises que nous accompagnons dans leur organisation du travail montre surtout qu’un taux d’occupation gagne à être confronté aux usages réels des équipes : une salle de réunion saturée et un open space à moitié vide peuvent coexister au même moment.
Taux de foisonnement : l'indicateur clé pour dimensionner ses bureaux
Une fois l'occupation réelle connue, reste à déterminer combien de postes sont nécessaires. C'est ici qu'intervient le taux de foisonnement. Selon nous, l’objectif n’est donc pas de maximiser le taux d’occupation à tout prix, mais de trouver le bon équilibre entre coût, confort et capacité d’adaptation. Plus les usages et les effectifs sont susceptibles d’évoluer, plus cette dernière dimension doit peser dans l’arbitrage immobilier, particulièrement important en flex office.
Cet indicateur exprime le rapport entre le nombre de postes disponibles et le nombre de collaborateurs susceptibles de les utiliser. Une entreprise de 100 salariés disposant de 70 postes applique par exemple un ratio de 0,7 poste par collaborateur.
Dans un modèle traditionnel à bureau attitré, le ratio approche 1 : chaque collaborateur dispose de son poste. Avec le desk sharing, plusieurs collaborateurs utilisent successivement un même poste. Le ratio descend donc en dessous de 1. Mais attention de ne pas faire de raccourci : une moyenne de 50 % salariés présents ne signifie pas qu’il suffit d’installer un poste pour deux personnes. Tout dépend de la répartition des jours de présence, et donc de la politique de télétravail en vigueur.
Pour cela, nous encourageons nos clients Wojo et prospects à étudier les deux indicateurs de manière complémentaires. Le taux d’occupation permet de comprendre quand et à quel niveau les bureaux sont utilisés. Le taux de foisonnement, lui, traduit cette réalité dans le dimensionnement des espaces. Il peut ensuite être ajusté en fonction de l’évolution des effectifs, des pratiques de télétravail ou des jours de présence collective.
Reste une difficulté : plus les écarts de fréquentation sont importants, plus il devient compliqué de trouver un ratio qui évite à la fois les postes vides et le manque de place les jours de pointe. Se pose alors la question du modèle immobilier idéal pour absorber ces variations en optimisant les coûts pour l’entreprise.
La recommandation Wojo : ne cherchez pas le taux d’occupation parfait !
En accompagnant au quotidien des entreprises aux organisations et aux besoins très différents, nous constatons que le taux d’occupation idéal, applicable à tous les bureaux, n’existe pas. Un même chiffre traduit une situation très différente selon les jours de présence des équipes, leur activité, leurs perspectives de croissance ou encore leurs besoins en espaces collectifs.
Notre recommandation aux entreprises ? Réfléchir aux usages plutôt qu’aux mètres carrés. Avant de réduire une surface ou au contraire d’augmenter le taux de foisonnement, il faut regarder comment les équipes utilisent les espaces. Quels sont les jours de pointe ? Quels espaces sont saturés ou, au contraire, délaissés ? Les collaborateurs viennent-ils au bureau pour travailler seuls, se réunir, collaborer ?
Cette lecture croisée permet de dimensionner les bureaux au plus juste aujourd’hui, et de conserver la souplesse nécessaire pour les faire évoluer demain. Chez Wojo, nous aidons nos clients à analyser la fréquentation de nos espaces par leurs équipes afin d’optimiser leur organisation de travail.
Votre taux d'occupation est faible : quels arbitrages possibles ?
Le diagnostic est posé : vos espaces de travail sont largement sous-utilisés plusieurs jours par semaine. Faut-il densifier, réduire les surfaces ou changer de modèle ? Trois options se présentent.
1. Garder les surfaces et accueillir davantage de collaborateurs
Première possibilité : profiter des postes disponibles pour augmenter les effectifs accueillis sur le même site, tout en développant le desk sharing avec réservation obligatoire de ses jours de présence pour garantir à chacun un poste de travail lorsqu’il se rend sur site.
L'option sera pertinente pour une entreprise en croissance ou souhaitant regrouper plusieurs équipes. Elle permet d'absorber de nouveaux collaborateurs sans envisager de déménager tout de suite pour plus de mètres carrés. Sa limite ? Plus le nombre de postes se rapproche du pic réel de fréquentation, plus le système devient sensible au moindre changement d'habitude. Une journée collective, une évolution de la politique de télétravail ou une croissance rapide des effectifs suffisent à mettre les espaces de travail sous tension.
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2. Réduire sa surface
Deuxième scénario : profiter d'une échéance immobilière pour diminuer ses mètres carrés loués et réduire ses coûts fixes. JLL estime ainsi qu'une réduction d'environ 30 % de l'espace peut être envisagée avec une généralisation du télétravail à deux jours par semaine6. Un chiffre qui reste toutefois à affiner selon l’organisation de votre entreprise, votre activité, la taille de vos équipes, etc.
Si vous optez pour cette solution, pensez à comparer le coût d’un nouveau bail traditionnel 3/6/9 avec les contrats flexibles proposés par les opérateurs d’espaces de travail partagés. En plus de proposer un coût global compétitif, ces espaces permettent d’augmenter ou de réduire facilement le nombre de bureaux et de postes dont vous avez besoin, sans pénalités, selon l’évolution de vos effectifs. Un atout de poids vs le bail commercial, qui vous bloque dans une surface qui devient trop petite ou trop grande.
3. Combiner un socle fixe et des espaces flexibles
Dans cette troisième option, l'entreprise conserve un socle de bureaux correspondant à ses besoins réguliers et absorbe les besoins ponctuels grâce à des espaces flexibles : postes de coworking, bureaux privatifs supplémentaires loués à la journée, salles de réunion ou espaces projet réservés lorsque cela est nécessaire.
Cette organisation s’avère particulièrement intéressante lorsque l'écart entre jours creux et jours de forte fréquentation est important. Au lieu de payer à l’année une capacité dimensionnée pour ces quelques pics, l'entreprise transforme une partie de sa surface immobilière en capacité variable. Chez un opérateur comme nous, elle y gagne en prime des services premium (maintenance, accueil, mobilier ergonomique, ménage, espace restauration, etc.) inclus dans son contrat global.
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L’entreprise conserve aussi ainsi une marge de manœuvre. Une hausse des effectifs ne nécessite pas un déménagement ; tout comme une diminution de l’activité ou des équipes ne conduit pas à des loyers payés pour des postes vides jusqu’à la fin d’une échéance de bail. Pour comparer les modèles, il convient de raisonner en coût global et de regarder précisément ce que comprend le prix d'un bureau flexible.
Quelle solution selon votre situation ?
| Situation observée | Piste à étudier |
|---|---|
| Taux faible mais effectifs en croissance | Accueillir davantage de collaborateurs dans les surfaces existantes |
| Taux faible et stable, avec peu d'écart entre les jours | Envisager une réduction durable des surfaces |
| Écart important entre jours creux et pics | Combiner socle fixe et capacité flexible |
| Bail arrivant prochainement à échéance | Profiter de l'échéance pour redimensionner |
| Forte incertitude sur les effectifs ou les usages futurs | Gagner en flexibilité immobilière |
FAQ : tout savoir sur le taux d'occupation des bureaux
Comment calculer le taux d'occupation d'un bureau ?
Divisez le nombre de postes réellement occupés par le nombre de postes disponibles, puis multipliez le résultat par 100. Si 60 postes sur 100 sont utilisés, le taux d'occupation est de 60 %.
Quelle différence entre taux d'occupation et taux de vacance ?
Le taux d'occupation mesure l'utilisation réelle des espaces dont dispose une entreprise. Le taux de vacance mesure la part du parc immobilier disponible sur un marché donné.
Existe-t-il un « bon » taux d'occupation ?
Il n'existe pas de taux idéal à atteindre. Un taux très faible peut révéler des surfaces surdimensionnées ; à l'inverse, viser 100 % laisse peu de marge pour absorber les variations de fréquentation. Le bon indicateur dépend donc des pics observés, des modes de travail, de la croissance attendue et de la capacité de l'entreprise à absorber ponctuellement davantage de collaborateurs.
Combien de temps faut-il mesurer le taux d'occupation ?
La période doit être assez longue pour éviter de prendre une semaine atypique pour une norme. Mieux vaut intégrer plusieurs semaines de fonctionnement habituel et écarter les périodes non représentatives, comme certaines vacances ou fermetures. La régularité de la mesure et l'analyse jour par jour permettent d'obtenir une photographie exploitable.
Du constat à l’action
Calculer son taux d’occupation n’a d’intérêt que s’il débouche sur des décisions et un questionnement à propos de son organisation immobilière. Faut-il conserver les mêmes surfaces, les redimensionner, les partager autrement ou introduire davantage de flexibilité ? À l’heure des organisations de travail hybrides, l’enjeu est de construire un parc capable d’évoluer avec son activité plutôt que de les subir. Bureaux privatifs, coworking ou espaces réservés ponctuellement peuvent apporter cette souplesse, en permettant aux entreprises d’ajuster plus facilement leurs capacités à leurs besoins réels.
