Avez-vous l’impression de courir après le temps ? Que votre agenda professionnel nage la brasse coulée tant vous êtes débordé.e ? De ne gérer que des urgences ? Arrêtez-vous un instant, et prenez le temps de lire cet article qui vous explique le B.A-ba de la gestion des priorités. Car oui, gérer son temps s’apprend ! Identification des tâches prioritaires, méthodes d’organisation : une fois assimilées, ces méthodes décupleront votre efficacité.
Pourquoi prioriser ses journées ?
C’est vrai ça ? Pourquoi prioriser si vous réussissez bon an mal an à tout faire rentrer ? Parce que :
- Organiser votre temps de travail permet de prendre un recul précieux pour la réussite d’un projet ;
- Identifier les tâches les plus importantes vous permet de les traiter en premier, avec le meilleur niveau de concentration possible ;
- Les tâches moins importantes peuvent être déléguées pour vous concentrer sur celles ci-dessus ;
- Votre niveau de stress se réduit à mesure que votre organisation grandit ;
- Vous retrouvez de la disponibilité pour être à l’écoute de vos collègues et collaborateurs (et vous devenez capable de les inviter à faire des pauses, ce temps de partage informel ô combien précieux).
Une journée bien hiérarchisée est aussi une journée qui garde de la marge pour absorber plus facilement les imprévus. Vous l’avez compris, vous avez tout à gagner à apprendre la gestion des priorités. Alors, on s’y met ?
Mais au fait, c’est quoi une vraie priorité ?
Si la réponse à cette question était évidente, cet article ne serait utile à personne. Une tâche prioritaire est une tâche qui est à la fois urgente et importante. Jusqu’ici, tout le monde suit ? Cela se corse lorsqu’il faut déterminer ce qui est important, et ce qui est urgent. Voici des repères pour vous aider à faire la distinction :
– Une tâche est importante si elle vous rapproche de vos objectifs (avancée dans le projet, profitabilité de votre entreprise, etc.).
– Une tâche est urgente si ne pas la réaliser peut avoir des impacts négatifs importants pour la suite de votre projet.
Les méthodes pour apprendre la gestion des priorités
Commencez par établir une liste de toutes les tâches qui vous incombent dans la journée, à la fois professionnelles et personnelles. Du compte-rendu du comité de direction à la chemise à récupérer au pressing, notez tout. Vous pouvez faire cet exercice le matin, avant de démarrer votre journée, ou le soir juste avant le coucher. Vous limitez ainsi les risques d’insomnie provoqués par les « il ne faut pas que j’oublie de… » et vous aurez l’esprit clair dès le réveil.
La matrice d’Eisenhower
Cette méthode de gestion des priorités et du temps est née d’une citation populaire de l’ancien président américain Dwight D. Eisenhower : « Ce qui est important est rarement urgent, et ce qui est urgent, rarement important. » La matrice Eisenhower consiste en un tableau à double entrée, qui classe les tâches sur deux axes : l’urgence et l’importance.
- Les tâches importantes et urgentes sont à réaliser vous-même au plus tôt ;
- Les tâches importantes, mais non urgentes sont à planifier pour les effectuer vous-même un peu plus tard ;
- Les tâches non importantes mais urgentes sont à déléguer ;
- Les tâches non importantes et non urgentes… eh bien que font-elles dans votre liste ? Mieux vaut les abandonner, ou a minima leur laisser le temps de mûrir.
La méthode du tamis
Si vous êtes plus à l’aise avec la visualisation, vous pouvez utiliser la méthode du tamis. Comme les chercheurs d’or, imaginez votre journée comme un tamis et secouez doucement. Laissez glisser les plus petites pierres (= les tâches non urgentes), entre les mailles du tamis, elles attendront. Et identifiez les grosses pierres urgentes et importantes restées en surface.
Organisez ensuite votre journée en réservant le temps nécessaire à chacune de ces grosses pierres. Répartissez les plus petites pierres dans les espaces restants, et voyez enfin ce qui peut être délégué ou mis en pause.
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Quels outils pour mieux organiser son temps ?
Maintenant que vous avez en tête vos priorités, vous avez besoin d’outils concrets pour organiser vos journées et votre agenda. Être multitâche ne signifie pas savoir tout faire en même temps, mais savoir traiter plusieurs sujets dans la même journée sans perte d’efficacité.
Bien gérer son temps passé
Pas de bonne gestion des priorités sans une bonne gestion du temps ! En même temps que vous organisez votre journée ou votre semaine, demandez-vous le temps nécessaire à chaque tâche. Vous n’en avez pas la moindre idée ? Mais si, réfléchissez : combien de temps avez-vous passé sur des tâches identiques ou proches ? Soyez honnête avec vous-même, vous avez tout à y gagner ! Notez ensuite en face de chaque tâche le temps nécessaire à sa réalisation : c’est le temps qu’il vous faut bloquer dans votre agenda pour la mener à bien correctement. Un temps passé mal évalué rime avec débordement, et donc embouteillage ou charrette pour terminer le reste de votre to do du jour, d’où l’importance de cette étape !
Vous pourrez ainsi bloquer des plages suffisantes dans votre planning. Cette étape est importante. Elle nécessite de prendre du recul sur la complexité de la tâche, et sur vos capacités à la traiter. Tenez compte aussi des interlocuteurs impliqués dans la réalisation de cette tâche : un tel répond plus vite que son ombre, un autre est coutumier des délais à rallonge… intégrer ces paramètres vous permet d’être le plus réaliste possible dans vos estimations. Plus vous le ferez, et plus cela vous semblera intuitif.
Si vous n’arrivez pas à évaluer ce temps passé, observez-vous pendant une à deux semaines, et notez combien de minutes ou d’heures requièrent vos tâches les plus courantes. Cela vous donnera progressivement des repères pour vous situer.
Établir un échéancier détaillé
Pour cela, il vous faut travailler sur vos objectifs. Quel est l’objectif à long terme derrière chaque tâche ? Les identifier vous aide à garder le cap pour différencier l’urgent de l’important. Derrière cet objectif, quels sont les sous-objectifs à atteindre ? Ils constituent des points de passage pour planifier des échéances temporelles (hebdomadaire, mensuelle et annuelle) et des repères supplémentaires dans la gestion des priorités.
Pour vous aider ensuite à organiser les tâches dans vos journées, vous pouvez utiliser la méthode MIT (Most Important Talks). Elle propose de fixer trois tâches qui doivent être terminées dans la journée.
S’appuyer sur un calendrier
Notez ensuite ces différentes échéances dans un calendrier en ligne, en planifiant des rappels sur les tâches à effectuer. Si vous travaillez en équipe, cet outil est très pratique pour donner à tous une vision d’ensemble du projet, avec un code couleur pour les actions à effectuer.
Réévaluer les urgences
Les semaines de travail n’étant pas un long fleuve tranquille, d’autres tâches viendront s’ajouter à celles que vous aviez prévus d’absorber. Avant de laisser le stress monter, prenez quelques minutes pour mettre à jour votre to-do-list et repasser au crible les priorités à traiter dans le temps imparti. Cela vous aidera à garder l’esprit clair et vous donnera des arguments pour expliquer votre hiérarchisation des urgences.
Comment créer les conditions d’un travail efficace ?
Ce n’est pas tout d’être bien organisé.e, encore faut-il créer les conditions d’un travail productif. Au programme : calme, ergonomie et proximité pour ne pas perdre en trajets le temps que vous venez de gagner grâce à une meilleure planification de votre travail.
Choisir un cadre propice au travail et à la concentration
Travailler dans un endroit bruyant ou mal installé.e nuit à la qualité de concentration. Optimiser la gestion des priorités passe aussi par le choix d’un lieu propice à un travail de qualité, quitte à travailler dans un autre lieu que le bureau principal ou la maison en fonction du programme de sa journée. Les espaces de coworking vous offrent un mobilier ergonomique, une connexion wifi performante et un cadre calme qui favorise la concentration : regardez les adresses disponibles autour de chez vous ou lors de vos déplacements.
Préserver sa concentration
Ce qui rime avec limiter les distractions ! Lorsque vous entamez une tâche, coupez les notifications de votre smartphone, fermez votre boîte mail et basculez votre ligne fixe sur répondeur. Toutes vos ressources intellectuelles seront mobilisées pour effectuer votre tâche avec efficacité.
N’oubliez pas de faire des pauses
On ne le répètera jamais assez : la productivité repose sur l’art de faire des pauses pour s’aérer l’esprit et bouger. La méthode Pomodoro est construite sur ce principe par cycles de 25 minutes. 25 minutes de travail, puis cinq minutes de pause. De nouveau 25 minutes de travail, puis 15 minutes de pause. Encore 25 minutes de travail, et encore 15 minutes de pause, etc. Elle s’appuie sur des études menées sur la capacité de concentration complète des adultes, qui n’excède pas 20 à 25 minutes. Si vous avez choisi un espace Wojo pour y travailler, c’est l’occasion de profiter de la convivialité du bar, ou du calme des espaces extérieurs !
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