Le télétravail s’est imposé comme une pratique courante dans de nombreux secteurs d’activité depuis la crise sanitaire de 2020. Face à ce changement organisationnel majeur, les entreprises et leurs salariés doivent s’adapter et s’approprier les nouveaux outils et réglementations en vigueur. Parmi ces aspects essentiels figure l’indemnité télétravail secteur privé. Cette allocation est destinée à compenser les frais engagés par les salariés qui exercent leur activité professionnelle à domicile. Fonctionnement, conditions d’éligibilité spécifiques, mode de calcul, avantages pour les employeurs et les salariés, aspects fiscaux : on vous explique TOUT (vraiment tout) !
Comprendre le principe de l’indemnité télétravail
Définition de cette indemnité pour le secteur privé
L’indemnité télétravail, également appelée allocation forfaitaire de télétravail, est une somme versée par l’employeur à son salarié qui exerce son activité professionnelle à domicile. Son objectif est de compenser les frais supplémentaires engagés par le salarié du fait du télétravail, tels que les frais d’internet, d’électricité, d’usure du matériel informatique, ou encore d’aménagement du poste de travail à domicile.
🧐 Il est important de noter que l’indemnité télétravail n’est pas un droit obligatoire. Elle résulte d’une décision de l’employeur, en concertation avec le salarié et/ou les représentants du personnel.
🧐 L’indemnité télétravail peut aussi être octroyée suite à une négociation collective ayant abouti à un accord d’entreprise ou un accord de branche, répondant aux spécificités par secteur d’activité et par taille d’entreprise.
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Conditions d’éligibilité à l’indemnité télétravail dans le privé
Pour bénéficier de l’indemnité télétravail, le salarié doit répondre à certains critères :
- Avoir un contrat de travail en cours de validité
- Effectuer son activité professionnelle de manière régulière à domicile
- Être en situation de télétravail en accord avec son employeur
Différents modes de versement de l’indemnité télétravail
L’employeur a le choix de verser l’indemnité télétravail de deux manières distinctes :
- Indemnité forfaitaire : le salarié perçoit chaque mois un montant fixe, indépendamment des frais réels engagés. Il ne doit pas justifier ses frais avec des factures. Le montant maximal de cette indemnité forfaitaire est fixé par l’URSSAF. Il varie selon le nombre de jours télétravaillés par mois.
- Remboursement des frais réels : l’employeur rembourse au salarié les frais réellement engagés du fait du télétravail, sur présentation de justificatifs. Il n’y a alors pas de plafonds de déclaration.
Comment calculer ces frais et le montant de l’indemnité télétravail ?
La méthode de calcul des frais varie selon le type de versement choisi par l’employeur.
Indemnité forfaitaire
Le calcul de l’indemnité forfaitaire est simple. Il se base sur le nombre de jours télétravaillés par mois en utilisant le barème fixé par l’URSSAF pour le secteur privé :
- 1 jour de télétravail par semaine : 10,70 euros par mois
- 2 jours de télétravail par semaine : 21,40 euros par mois
- 3 jours de télétravail par semaine : 32,10 euros par mois
- 4 jours de télétravail par semaine : 42,80 euros par mois
- 5 jours de télétravail par semaine : 53,50 euros par mois
🧐Bon à savoir : l’indemnité forfaitaire est exonérée de cotisations sociales (Sécurité Sociale et CSG-CRDS), dans la limite des plafonds fixés par l’URSSAF.
🧐 Pour info : l’indemnité de télétravail secteur public octroyée aux agents de la fonction publique est forfaitaire et journalière, et s’élève à 2,88 euros par jour de télétravail, dans la limite de 253,44 euros par an. (source Fonction Publique.gouv.fr, avril 2023)
Remboursement des frais réels
Rembourser les frais réels permet aux entreprises de rembourser leurs salariés pour les dépenses réellement engagées du fait du télétravail, sur présentation de justificatifs. Ces frais peuvent inclure :
- Frais d’abonnement internet et téléphonie
- Frais d’équipement informatique
- Frais de location de matériel informatique, si l’employeur préfère cette formule
- Frais d’électricité et d’usure du matériel informatique
- Frais d’aménagement du poste de travail à domicile
- Indemnités kilométriques si le salarié travaille à distance par nécessité : visite de clients ou de fournisseurs, déplacements professionnels, etc.
- Frais de repas, lorsque le salarié est en dehors des locaux de l’entreprise, ou obligé de prendre son repas sur son lieu de travail (chantier, par exemple) ou en déplacement. Dans ce cas, l’entreprise bénéficie de l’exonération de l’ensemble des cotisations sociales.
- Frais de cotisation à un espace de coworking
- Frais de garde d’enfants, selon conditions spécifiques. Par exemple avec la prise en charge d’une nounou si le salarié a de jeunes enfants qui sont forcément à son domicile, afin de permettre un équilibre vie pro/vie perso.
🧐 Bon à savoir : Ces remboursements ont un impact positif sur les cotisations sociales, puisqu’ils sont exonérés de charge sociale. Pour cela, l’entreprise doit prouver que le salarié est contraint d’engager ces frais supplémentaires dans le cadre de son travail et produire sur demande les pièces justificatives de ces frais.
🧐 Il n’y a pas de limite d’exonération, puisqu’on parle de remboursement au réel. Ils sont imputés au régime fiscal des frais réels.
Comment gérer le calcul et le versement de l’indemnité télétravail dans le secteur privé ?
La gestion de l’indemnité télétravail peut s’avérer complexe pour les entreprises, en particulier celles qui comptent un grand nombre de salariés en télétravail. Pour faciliter ce processus et limiter le risque d’erreurs, il existe des outils et solutions digitales dédiés. À l’arrivée, un gain de temps et d’efficacité en automatisant des tâches répétitives, afin que le département finance se concentre sur des tâches plus stratégiques. La digitalisation améliore aussi la transparence et le suivi, et simplifie les demandes d’indemnité de la part des salariés. Pour cela, ces outils peuvent automatiser un certain nombre de tâches, telles que :
- La collecte des demandes d’indemnité : les salariés soumettent leurs demandes d’indemnité en ligne, et joignent les justificatifs nécessaires.
- La vérification des justificatifs : les outils vérifient la validité des justificatifs soumis par les salariés, et s’assurent qu’ils correspondent aux critères d’éligibilité à l’indemnité.
- Le calcul des montants : les outils calculent automatiquement le montant des indemnités forfaitaires ou le remboursement des frais réels, en fonction des informations fournies par les collaborateurs.
- Les paiements : les outils peuvent générer le versement de l’indemnité télétravail et les intégrer au système de paie de l’entreprise.
- La gestion administrative et comptable : les outils génèrent les rapports et documents nécessaires pour la gestion administrative et comptable de l’indemnité télétravail.
Quelques exemples d’outils et de solutions de gestion des notes de frais
Parmi les outils et solutions disponibles sur le marché, on peut citer par exemple :
- Jenji : une solution complète de gestion des notes de frais et de l’indemnité télétravail qui s’appuie sur l’IA. Elle propose un large éventail de fonctionnalités, comme la collecte des demandes, la vérification des pièces justificatives, le calcul des montants des allocations, les paiements et la gestion administrative et comptable.
- Notilus : cette solution de gestion des notes de frais et de l’indemnité télétravail s’intègre aux principaux logiciels de paie du marché.
- Spendesk : une solution de gestion des dépenses et de l’indemnité télétravail qui permet aux salariés de soumettre leurs demandes d’indemnité en ligne et de recevoir leur remboursement directement sur leur carte bancaire. Spendesk propose également une fonctionnalité de gestion des budgets, qui permet aux entreprises de définir des limites de dépenses pour leurs salariés.
🧐 Le choix d’une solution pour la gestion de l’indemnité télétravail dépend des besoins spécifiques de l’entreprise, du nombre de salariés en télétravail et du budget alloué. Il importe de prendre en compte les fonctionnalités proposées par les différents outils, la facilité d’utilisation, l’intégration avec les autres logiciels de l’entreprise et le niveau de support client. En cas de contrôle fiscal ou de contrôle URSSAF, ce type d’outils s’avère précieux car ils centralisent toutes les informations.
L’employeur doit néanmoins s’assurer que la sécurité et la confidentialité des données concernant les informations de ses salariés est bien garantie.
Quels sont les avantages et les aspects fiscaux de l’indemnité télétravail ?
Au-delà du gain en qualité de vie au travail grâce à la flexibilité organisationnelle du télétravail, l’indemnité télétravail dans le secteur privé est un dispositif qui s’avère intéressant à la fois pour les collaborateurs et pour l’employeur.
Avantages pour le salarié
Le salarié qui perçoit une indemnité de télétravail y trouve son compte à plusieurs niveaux :
- Compensation des frais engagés liés au télétravail. L’indemnité couvre les dépenses supplémentaires liées à l’exercice de l’activité professionnelle à domicile, comme le frais d’internet, d’électricité, usure du matériel informatique, aménagement du poste de travail, etc.
- Amélioration du confort et des conditions de travail à domicile. L’indemnité peut contribuer à financer l’achat de matériel ergonomique ou d’aménagement du domicile pour créer un espace de travail propice à la concentration et à la productivité.
- Gain de temps et d’argent liés aux déplacements domicile-travail. Le télétravail permet au salarié de gagner du temps et de l’argent en supprimant les trajets quotidiens entre son domicile et son lieu de travail.
Avantages pour l’employeur
Ce dispositif présente également des avantages pour l’employeur :
- Renforcement de la marque employeur. Les indemnités versées peuvent être un élément de motivation pour les salariés qui souhaitent travailler à distance, et contribuer ainsi à leur fidélisation.
- Amélioration de la productivité et de la performance des salariés. Des études ont montré que le télétravail peut avoir un impact positif sur la productivité et la performance des salariés, notamment grâce à une meilleure concentration. Sans oublier le gain de temps en évitant le transport domicile / travail quotidien !
- Réduction des coûts liés aux locaux et aux infrastructures. Le télétravail permet à l’entreprise de gagner en flexibilité. Elle réduit ses besoins en locaux et en infrastructures en passant sur un modèle de flex office. Cela se traduire par des économies significatives.
Quelle fiscalité pour l’indemnité télétravail ?
Selon le mode de versement choisi, l’indemnité télétravail est soumise à des régimes fiscaux distincts.
- Indemnité forfaitaire : elle est exonérée de cotisations sociales et patronales dans la limite des plafonds fixés par l’URSSAF (voir plus haut). Au-delà, l’indemnité forfaitaire est soumise aux cotisations sociales et patronales pour l’entreprise, et à l’impôt sur le revenu pour le salarié.
- Remboursement des frais réels : ces frais remboursés par l’employeur sont exonérés de cotisations sociales et patronales, à condition de conserver les justificatifs. En revanche, ils sont imposables et ont un impact sur l’impôt sur le revenu du salarié.
L’essentiel à retenir sur l’indemnité télétravail
Ø L’indemnité télétravail est un outil précieux pour les entreprises et leurs salariés qui souhaitent mettre en place le télétravail dans de bonnes conditions. Elle permet de compenser les frais engagés par les salariés en télétravail, tout en présentant des avantages fiscaux et sociaux pour les deux parties.
Ø Elle ne garantit toutefois pas un cadre de travail optimal aux collaborateurs. L’entreprise peut alors choisir de leur proposer de travailler à distance certains jours dans des espaces de coworking proches de leur domicile, soit en louant un bureau privatif à la journée, soit en finançant un abonnement nomade.
Ø L’indemnité télétravail est un dispositif relativement récent, qui devrait continuer à évoluer dans les années à venir. Il est possible que les plafonds d’exonération de cotisations sociales soient rehaussés, ou que de nouvelles modalités de versement soient mises en place.
Employeur, pourquoi prendre en charge un abonnement à un espace de coworking pour vos collaborateurs ?
Les enjeux du télétravail sont bien sûr financiers, mais aussi sociétaux. Les difficultés et le sentiment d’isolement ressentis par beaucopu lors de la crise sanitaire l’ont bien montré. Face à ces enjeux psychosociaux et de bien-être au travail, certaines entreprises proposent la prise en charge d’un espace de coworking pour leurs salariés. Pourquoi ?
Favoriser le bien-être et la performance des télétravailleurs
Ce dispositif vise à améliorer leur bien-être et leur performance en leur offrant un cadre de travail alternatif et stimulant. Les collaborateurs y croisent des profils issus d’univers très différents et font grandir leur réseau. Ils peuvent aussi participer à des animations et activités organisés par l’équipe du site de coworking.
Un cadre propice à la concentration et à la collaboration
Les espaces de coworking permettent de rompre avec l’isolement du domicile et de bénéficier d’un environnement propice à la concentration et à la créativité. Tous ces éléments contribuent à un sentiment général de bien-être au travail :
- Lumière naturelle,
- Mobilier ergonomique,
- Phone box,
- Grande variété d’espaces disponibles (tisaneries, salles de repos, restauration, salles de réunion, coworking calme, terrasse ou jardin, etc.),
- Design affirmé,
- Etc.
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Avantages pour l’entreprise et les salariés
La prise en charge d’un espace de coworking n’est pas considérée comme une indemnité télétravail. C’est une solution alternative à la dépense d’aménagement du poste de travail à domicile. Il s’agit d’une prestation en nature qui offre un cadre de travail optimal au salarié. Ce n’est pas une prestation monétaire comme l’indemnité télétravail.
La souscription d’un abonnement coworking, que ce soit sous la forme d’un abonnement nomade ou d’un bureau privatif à la journée ou plus, présente des avantages pour l’entreprise comme pour les salariés :
- Amélioration du bien-être, de la motivation et de la productivité des salariés
- Renforcement du sentiment d’appartenance à l’entreprise
- Gain de place dans les locaux de l’entreprise
- Flexibilité dans la gestion du nombre de postes de travail au siège
- Proximité du domicile des salariés
- Dans le cas de Wojo, accès 365/24/7 à tous les espaces de coworking des sites Wojo, très pratiques lors de déplacements professionnels.
- La prise en charge d’un espace de coworking ne constitue pas un avantage en nature soumis à des cotisations sociales.
De plus en plus d’entreprises de toutes tailles, des grands groupes aux start-up, optent pour ce schéma hybride. Elles conservent des bureaux au siège et mettent à disposition d’autres espaces à distance où peuvent se retrouver les salariés.
Le mot de la fin
Le télétravail, une pratique en pleine évolution, soulève de nombreuses questions. Il s’inscrit dans la stratégie globale de Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE) et doit se réfléchir pour convenir à la fois aux salariés et aux managers. N’hésitez pas à vous faire accompagner par un organisme professionnel. Des experts sauront vous guider dans la mise en place del’indemnité télétravail dans votre entreprise. Faites-vous aussi cnseiller sur l’organisation du travail la plus adapté à vos besoins !
