Vous avez choisi d’aller chercher des talents à distance, là où ils sont, et pas forcément à proximité de votre entreprise ? Dès la promesse d’embauche signée, l’aventure commence pour vos nouvelles recrues, même à distance. Alors comment transformer leur onboarding virtuel en une expérience enrichissante, renforçant la culture d’entreprise et le sentiment d’appartenance dès le premier jour ? Découvrez nos meilleures pratiques pour accueillir, intégrer et fidéliser vos talents à travers le prisme du télétravail.
Pourquoi est-ce important de prévoir un parcours d’intégration, même à distance ?
Qui dit nouveaux embauchés bien intégrés dit efficacité multipliée et engagement renforcé ! À l’inverse, une mauvaise intégration provoque désengagement, esprit critique envers l’entreprise, forte probabilité de démissionner pour un autre poste qui semble plus attractif… Bref, une mauvaise intégration peut transformer un recrutement en mauvais investissement. Il est donc essentiel d’aider vos nouvelles recrues à réussir leur intégration. Un challenge d’autant plus important qu’elles sont à distance des autres équipes et qu’elles disposent de peu d’éléments physiques pour se repérer dans l’organisation.
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Conseil 1 – Démarrer l’onboarding à distance dès la signature de la promesse d’embauche
Vous avez trouvé votre perle rare ? Elle a accepté votre proposition ? Bravo. Après votre processus de recrutement à distance commence… l’intégration à distance de votre nouvelle recrue. Faites-lui sentir qu’elle est attendue, par vous et le reste de l’équipe. Avant même son premier jour et la fin de la période de pré-intégration, maintenez des contacts réguliers sous divers prétextes. Envoyez-lui des informations sur la mutuelle d’entreprise, demandez-lui son RIB, etc.
Donnez-lui toutes les infos utiles pour se projeter et commencer à s’organiser. Si par exemple votre entreprise valorise la flexibilité et propose à ses salariés.ées un accès pour télétravailler dans des espaces de coworking, adressez-lui de la documentation sur ce sujet. Cela permettra à votre nouvel embauché ou nouvelle embauchée de chercher les espaces à proximité de son domicile. Cela facilitera son intégration dans son nouvel environnement de travail et renforcera son sentiment d’appartenance dès le début.
Conseil 2 – Préparer et envoyer un livret d’intégration à distance
L’objectif d’une bonne intégration est de rendre votre recrue rapidement opérationnelle. Pour cela, il faut l’aider à se familiariser vite et bien avec votre environnement, vos valeurs et votre fonctionnement. Autant d’informations qu’il ou elle devra absorber à distance dès ses premiers jours ! Lui fournir des clés et des repères l’aidera dans ce travail d’intégration. L’idéal est de compiler un parcours d’intégration dans un support unique, comme un livret d’onboarding digital ou papier, une documentation complète incluant :
- un historique de la société,
- un panorama de vos outils professionnels,
- un trombinoscope pour faciliter l’intégration dans l’équipe,
- votre charte du télétravail,
- votre charte de bonnes pratiques. Cette dernière devrait souligner l’importance de la déconnexion, un point d’équilibre crucial lorsqu’on travaille à distance, contribuant ainsi à une meilleure fidélisation des nouveaux collaborateurs.
Ce livret d’accueil, conçu pour faciliter l’intégration des nouveaux arrivants, sera par la suite un outil précieux pour chaque nouveau recrutement, y compris l’arrivée d’alternants et de stagiaires, permettant ainsi de faire gagner du temps à vos collaborateurs en poste. Vous pourrez également le faire circuler en interne pour revivifier votre culture d’entreprise parmi vos équipes.
Conseil 3 – S’assurer que votre recrue dispose d’un lieu de travail adapté
L’arrivée d’un nouveau collaborateur ou d’une nouvelle collaboratrice à distance nécessite une attention particulière à son environnement de travail. Assurez-vous qu’il ou elle dispose de tout le matériel nécessaire pour une intégration réussie et pour devenir rapidement opérationnel.le. C’est-à-dire :
– un ordinateur équipé d’un clavier et d’un écran ergonomique afin de prévenir les troubles musculosquelettiques,
– un accès sécurisé à vos logiciels et outils internes, essentiels dès le premier jour,
– un téléphone professionnel si sa fonction le nécessite,
– une connexion internet performante,
– un lieu calme où il ou elle peut passer ses appels sans être dérangé.e.
Pour son poste de travail, pensez également au mobilier de bureau ergonomique. Il peut être un atout dans votre politique de recrutement et de fidélisation, et contribue à une bonne intégration des nouveaux employés.
Si votre recrue ne dispose pas d’un espace de travail adapté à son domicile, proposez-lui de chercher un espace de coworking à proximité, et envisagez de prendre en charge tout ou partie de son abonnement. Dans un réseau comme Wojo, vous avez le choix entre l’accès à des espaces de coworkings ou la location de bureaux privatifs et salles de réunion à la journée ou pour une longue durée. Vous facilitez ainsi l’intégration du nouvel arrivant dans un nouvel environnement de travail agréable et professionnel.
Conseil 4 – Anticiper son arrivée comme le D-Day
La semaine précédant l’arrivée de votre collaborateur ou collaboratrice, assurez-vous qu’une adresse e-mail professionnelle et un numéro de téléphone lui ont bien été attribués. Cela lui donnera le sentiment d’être accueilli.e, et facilitera son intégration dans l’équipe et l’entreprise. Si son onboarding se fait 100% à distance, un envoi soigné de ses outils de travail via un transporteur spécialisé, accompagné d’un chaleureux petit mot de bienvenue et de quelques goodies représentant votre marque employeur, feront toute la différence pour sa première impression.
Organisez un point avec votre responsable IT pour vous assurer que tout est opérationnel et prêt pour le premier jour. Vous éliminez ainsi tout étonnement ou frustration qui pourrait nuire à une bonne intégration. Des rappels dans l’agenda de votre équipe aideront à ne négliger aucune de ces étapes essentielles, garantissant ainsi l’arrivée d’un nouveau collaborateur dans les meilleures conditions.
Conseil 5 – Réussir son arrivée pour favoriser son intégration !
Le D-Day est arrivé ? Adoptez les meilleures pratiques d’accueil, comme en présentiel, mais en visioconférence, et redoublez d’attention pour garantir un début d’intégration réussie. Programmez un rendez-vous avec lui ou elle en début de journée pour lui montrer l’importance que l’entreprise accorde à l’intégration de chaque nouveau salarié.
Si plusieurs embauchés arrivent le même jour, profitez-en pour accueillir les nouveaux en les présentant les uns aux autres en visio. Ils.elles se sentiront ainsi moins isolés pour leurs premiers pas lors de leur période d’essai.
Organisez-leur un planning de rendez-vous en tête-à-tête vidéo avec différents collaborateurs et collaboratrices dès les premières semaines de leur arrivée. Ce sera l’occasion de faire connaissance, de se familiariser avec les dossiers importants du moment, et de faciliter leur intégration dans l’équipe et dans la culture d’entreprise.
Conseil 6 – Choisir un.e mentor pour guider ses premiers pas
Désignez aussi un parrain ou une marraine qui ne fait pas partie de son équipe directe. Choisi.e pour son expérience et sa connaissance de la culture d’entreprise, cette personne contact répondra à ses questions d’ordre général, facilitant ainsi l’onboarding du nouvel arrivant dans l’entreprise. Ce tuteur ou cette tutrice sera un précieux canal pour véhiculer des informations « informelles » sur l’entreprise et sur les personnes clés dans l’organisation pendant sa période d’intégration et ses premiers mois.
Ce mentor peut aussi recueillir le rapport d’étonnement de votre nouveau collaborateur à l’issue de sa phase d’intégration, aux côtés de son supérieur hiérarchique. Cela vous offrira une richesse supplémentaire de points de vue sur les points d’amélioration ou les réussites de votre organisation.
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Conseil 7 – Ne pas oublier la convivialité pour une intégration réussie !
L’onboarding à distance ne doit pas faire oublier l’essentiel : la convivialité et le sentiment d’appartenance à l’équipe, cruciaux pour une intégration réussie. Dans les quinze premiers jours de travail de votre nouveau talent, organisez un moment de détente commun, comme un déjeuner virtuel ou un afterwork en format visioconférence. Choisissez un thème ludique pour briser la glace et favoriser l’intégration des nouveaux collaborateurs.
Vous manquez d’idées pour rendre ce moment mémorable ? En voici quelques-unes : – Demandez à chaque membre de l’équipe de choisir un accessoire qui le représente et de l’expliquer au reste du groupe.
– Organisez un blind test musical.
– Lancez-vous dans un jeu de portrait chinois.
– Invitez chacun à raconter une anecdote surprenante à son sujet.
Etc. Lorsque la team rencontrera son nouveau collègue ou sa nouvelle collègue en présentiel pour la première fois, saisissez cette opportunité pour organiser un événement spécial, comme un déjeuner d’équipe, une journée d’intégration hors du bureau, ou un cocktail dînatoire dans un lieu atypique, renforçant ainsi les liens et consolidant l’intégration du nouveau membre.
Le mot de la fin ?
Onboarder à distance représente certes un challenge, en nous demandant de surmonter les freins liés à l’éloignement. Mais ce nouveau mode d’intégration représente une belle opportunité de faire preuve d’empathie, de créativité, et de démontrer votre capacité d’adaptation. Les nouvelles organisations du travail, mixant présentiel et distanciel, offrent de nouvelles manières de collaborer, d’équilibrer les vies professionnelles et personnelles. Elles constituent une opportunité pour les entreprises de se réinventer en adaptant la répartition de leurs bureaux et les relations avec les talents pour les attirer et les fidéliser sur le long terme. Bons recrutements et bonnes intégrations à vous !
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