Vous voici à manager vos équipes à distance car vous travaillez de chez vous ? Et vous vous rendez compte que dans la durée, vous ne savez pas vraiment où, ni comment, placer le curseur ?

Vous n’êtes pas seul ! À l’ère du télétravail, de plus en plus de managers font le pari de s’éloigner du siège de leur entreprise et donc de leurs équipes, pour des raisons personnelles, impliquant une nouvelle organisation et un autre mode de management.

Que vous soyez celui qui travaille à distance ou celui dont une partie de l’équipe a demandé à télétravailler, les défis sont les mêmes ! On vous livre quelques bonnes pratiques pour bien débuter.

1 – Big brother is not watching you

Ne pas avoir ses équipes sous les yeux, c’est bien souvent avoir peur que ces derniers jouent aux billes. Le manager à distance sera tenté au début de « prendre des nouvelles », demander où en est tel dossier, solliciter ses collaborateurs sous un prétexte quelconque et finir par interagir toutes les 10 minutes avec l’un ou l’autre : gare à votre propre productivité, mais aussi à celle des autres !  

Autres écueils : le collaborateur qui se sent obligé de vous mettre en copie de tous ses mails (quels mails ? Vous n’utilisez plus les mails, si ?) ou de délivrer à tout prix quelque chose chaque jour, afin de vous signifier qu’il était bien au bureau. Quitte à vous envoyer des documents non achevés. Attention aussi à celui qui aura accompli ses tâches quotidiennes dans les délais, mais se mettra tout à coup à faire du présentéisme par peur d’un coup de fil à 18h moins 5 : à éviter, de même que l’appel matinal de 8h01, à moins d’en être convenus précédemment.

Car faire le choix de la distance, c’est aussi faire le choix de la confiance. Votre préoccupation de doit pas être de savoir qui est derrière son poste de travail et à quelle heure, mais de veiller à ce que la « maison tourne » et tient ses délais. À vous de bien savoir organiser, diviser et déléguer les tâches qui conduiront à la réussite de vos projets sans pour autant avoir à contrôler en permanence vos collaborateurs. Si c’est le cas, c’est que vous avez peut-être mal organisé votre roadmap : vous avez besoin de revoir vos outils de gestion de projet ou alors de déléguer encore un peu plus…

Notre conseil :

Demandez à chacun de prendre le réflexe de faire un point écrit et concis sur ses avancées de la veille et ses attendus de la journée (sur Slack ou autre :  voir plus bas). Une pratique qui devra être non chronophage mais qui aidera vos équipes à définir leurs priorités et à se fixer/tenir des objectifs. De votre côté, vous aurez ainsi une visibilité sans avoir besoin d’interroger l’intéressé.

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2 – Instaurer les bons outils de gestion de projet

Que vous soyez product, sales, tech, marketing, design ou autre, il est important que toute votre équipe ait une vision claire de l’évolution des projets en cours et de qui fait quoi. Sans avoir besoin de vous solliciter. Dans le cas inverse, tout le monde attend tout le monde jusqu’au moment où les esprits s’échauffent et que vous ayez une crise existentielle à gérer sur les bras.

Incitez en outre les équipes à échanger entre elles autant que de besoin, sans passer par vous : instaurez les bonnes pratiques (avais-je besoin d’être en copie ? cette conversation devait-elle vraiment avoir lieu dans le groupe plutôt qu’en one to one ?).

Investissez dans un outil de gestion de projet complet ! Stop les Trello et les Google Sheets, regardez des solutions certes payantes mais qui fournissent une excellente prestation à un prix raisonnable. De cette manière, vous pouvez organiser la roadmap de votre équipe, désigner les responsables de chaque tâche, établir la date de livraison des items et chacun n’a plus qu’à mettre à jour ses avancées : tout le monde est informé automatiquement du bon déroulement du projet.

Notre conseil :

On aime l’outil de gestion de projets Monday, qui reste le plus performant du marché à ce jour. Mais il y en a d’autres !

3 – De la spontanéité oui. Du favoritisme, non

Savoir manager à distance implique savoir dialoguer à distance. La communication reste la carte maîtresse de la réussite d’un projet. Il n’est malheureusement pas rare qu’un manager à distance se contente du service minimum en termes de dialogue professionnel et qu’il néglige l’un de ses devoirs fondamental : la proximité relationnelle.

Car ne nous mentons pas, au travail comme ailleurs, on a toujours plus d’affinités avec certains et moins avec d’autres, ceux avec lesquels tout est simple et ceux avec qui les choses sont moins fluides. Être loin de son équipe peut ainsi vite nous amener (inconsciemment) à échanger volontiers avec certaines personnes plus que d’autres. Et sur un mode différent : attention à ne pas tomber dans le piège de la communication asynchrone avec certains.

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Manager à distance, c’est plus que jamais traiter vos collaborateurs de manière égale. Soyez constamment à l’écoute et apprenez à déceler les signaux faibles qui manifestent d’un ressentiment ou d’une lassitude. Il est primordial de ne pas oublier votre rôle de médiateur et de garant d’une bonne cohésion d’équipe, autant que du bien-être individuel de chacun. Autrement dit, ne pas commettre l’erreur de laisser livrés à eux-mêmes ceux qui sont indépendants et en lesquels vous avez totalement confiance. Pas plus que de se détourner de ceux qui ont plus de difficultés.

Notre conseil :

Echangez quelques mots en direct au moins une fois par jour avec chaque membre de votre équipe par chat, téléphone ou visio (par pitié, oubliez les emails).

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4 – « Coucou, j’existe vraiment ! »

Qu’il fait bon de vivre sous le soleil de Port Leucate ou dans la campagne ardéchoise. Pourquoi revenir au bureau pour y faire des réunions interminables et discuter problèmes de transport pendant la pause déjeuner, alors que vous pouvez tout manager à distance ?

Attention à ne pas devenir ce mythe, ce fantôme ou cet être 2.0 qui n’existe que sur Slack entre 9h et 18h. Il est important de revenir régulièrement à la rencontre de votre équipe pour déjeuner avec elle, prendre des nouvelles, et surtout ressentir l’ambiance du moment. Écoutez les problèmes du quotidien et trouvez des solutions mais surtout, restez concerné : vous n’êtes peut-être plus là à plein-temps, mais le radiateur qui chauffe trop, l’imprimante qui marche quand elle veut, les temps de trajets… bref, la Qualité de vie au travail de votre équipe est plus que jamais votre problème.

Notre conseil :

Tenez un calendrier à jour de vos séjours prochains au bureau afin que tout le monde puisse savoir à l’avance quand vous serez là. Et quand vous y êtes, prévoyez des plages durant lesquelles vous serez disponible : ne négligez pas les moments privilégiés tels que petits-déjeuners ou autres afterworks.

5 – Tout le monde dehors !

Pourquoi pas eux ? Une fois la routine du management à distance mise en place et les outils maîtrisés, qu’est-ce qui vous retient d’offrir à votre équipe la possibilité de télétravailler ?

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Optimisation des temps de trajets (notamment en période de grève, hum…), implication des équipes (52% des Français considèrent que pouvoir télétravailler et avoir plus d’autonomie dans la gestion de leur emploi du temps améliorerait leur épanouissement au travail), meilleure productivité (indexée sur le bien-être au travail), fidélisation des talents et attractivité de l’entreprise : les avantages mesurables sont nombreux.

Notre conseil :

Demandez à tester et impliquez vos collaborateurs dans le choix de l’opérateur de coworking ! Soyez attentif à la qualité des espaces, à la densité du réseau et ses modalités d’accès. Chez Wojo, il existe des formules adaptées pour les entreprises (et non, ce n’est pas réservé aux grands groupes aux budgets faramineux).

Bien entendu, chaque équipe a ses particularités propres et il n’existe pas de recette miracle pour bien manager à distance. Néanmoins, toutes les personnes qui sont dans cette situation s’accorderont sur deux incontournables : la communication et la confiance sont les secrets de la réussite de l’entreprise et de l’épanouissement individuel.

Pour le reste, ce n’est qu’une question de tact et d’organisation ! 😉

Au fait, chez Wojo on ne fait pas qu’écrire !

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