Le bureau du futur sera flexible ! C’est, entre autres, ce qui ressort de la demande des entreprises aujourd’hui. Le confinement puis la crise économique ont fait évoluer les attentes de ces dernières : depuis la configuration, en passant par le type de bail, jusqu’à la localisation et sans oublier les nouveaux besoins serviciels, les cartes de l’immobilier d’entreprise sont rebattues. Wojo a souhaité savoir quels étaient les retours du terrain : réponse avec Farid Elomri, son VP of sales, Paul Marie-Anne, Key account manager, et Jean-Ignace Poncelin de Raucourt, business development manager.

Le bureau du futur sera optimisé

Sans surprise, la première préoccupation des entreprises (à adosser aux sujets relevant de la sécurité sanitaire) est le budget alloué aux dépenses immobilières. Deuxième plus gros poste de dépenses pour les entreprises avant la crise, il est dans le collimateur.

En moyenne, sur une année, un poste de travail n’est en réalité occupé que de 50% à 70% du temps (Deloitte, juin 2020). Logiquement, à la suite des confinements, les entreprises en quête d’économies se penchent donc de près sur ce poste de dépenses. « Aujourd’hui, plus personne ne veut payer pour des m² inoccupés. Neuf entreprises sur dix cherchent désormais à louer moins de postes de travail qu’elles n’ont de collaborateurs », explique Jean-Ignace. Et elles divisent le plus souvent le nombre de postes souhaité par… deux : 100 collaborateurs devront à l’avenir se répartir sur 50 places.

Une optimisation qui implique une certaine organisation, ainsi qu’un nouveau mode de management. Mais les entreprises sont prêtes à sauter le pas.

Le bureau du futur sera flexible

Car elles ont tiré des enseignements des mois précédents et ne veulent plus que leurs charges immobilières les tirent encore plus vers le bas en cas de crise. En juin dernier, 40% d’entre elles envisageaient déjà de mettre fin à leur bail 3/6/9 (BNP Paribas, juin 2020), pour privilégier un type de contrat plus flexible. 

Aujourd’hui plus que jamais, elles demandent à pouvoir adapter leur espace de travail en fonction de leurs besoins ou impératifs. « Cette réflexion est aujourd’hui générale, quel que soit le secteur d’activité (hors services de production bien sûr) ou la taille de l’entreprise, depuis les TPE à celles du CAC 40 » précise Farid.

Le bureau du futur devra être agile, modulable, sur-mesure… : un nombre de postes que l’on peut ajuster à la hausse comme à la baisse, la possibilité de ne payer que ce que l’on consomme, un contrat sans engagement mais qui protège tout de même.

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« En outre, de nombreuses entreprises demandent à mixer bureaux privatifs et places en espaces de coworking, soit dans le même bâtiment, soit dans le lieu de leur choix (à proximité de chez le collaborateur, par exemple, témoigne Jean-Ignace. Dans certains cas il n’y a plus du tout de bureau attribué. Les équipes tournent indifféremment dans les bureaux privatifs et en coworking. Le flex office est en train de se généraliser. »

Cette volonté de flexibilité est donc d’ordre contractuel et organisationnel mais aussi géographique.

Le bureau de demain sera nomade

Déjà, en avril dernier 74% des DAF (Gartner, avril 2020) souhaitaient pérenniser l’usage du télétravail. Sans surprise, cette tendance se confirme, puisque la grande majorité des entreprises (et encore une fois, quelle que soit leur taille), ont d’ores et déjà passé des accords de télétravail qui vont de 1 à 3 jrs /sem. 

« Les entreprises ont pris conscience que le travail à distance permet aussi de garantir une certaine continuité de l’activité en cas de crise. Elles nous disent poursuivre leur digitalisation pour parer à toutes les éventualités », commente Paul Marie-Anne.

Plus rare mais néanmoins bien réel, certaines entreprises sont même passées au full remote. Plus de bureau fixe du tout, au profit du home office (la demande pour espaces de coworking reste rare, confinement oblige). Cette organisation génère un nouveau besoin, à savoir la consommation occasionnelle d’espaces de travail permettant de réunir ses équipes une fois par semaine ou par mois. Ce peut alors être une même salle de réunion, bookée de façon récurrente ou au contraire, un espace loué à chaque fois dans un lieu différent, pour casser la routine.

Le bureau sera serviciel

Une nouvelle organisation, donc qui soulève bien des questionnements : « Les entreprises mettent en place la rotation de leurs équipes entre bureau et home office, mais elles tâtonnent. Elles ont du mal à anticiper les usages de leurs collaborateurs et à préciser leurs besoins. Elles sont donc en demande de conseils, d’outils de gestion, de monitoring, afin de pouvoir assurer la réservation des postes de travail, mais aussi de suivi d’indicateurs de performance. Tout ceci est nouveau pour beaucoup d’entre elles » confie Farid. 

Autre nouveauté : l’intérêt pour la prise en charge (immédiate) de la mise en conformité des espaces de travail avec le protocole sanitaire en vigueur. « Toutes les entreprises s’informent des mesures prises avant de choisir leur bureau : le sujet est abordé dans 100% des cas » poursuit Paul. Une préoccupation qui coïncide avec les attentes des employés, puisque 47% affirmaient en octobre dernier que la première chose à faire pour leur redonner envie de retourner au travail en présentiel serait de mieux garantir leur sécurité sanitaire (OpinionWay – octobre 2020).

Enfin, même si ce n’est pas la priorité du moment, on voit une appétence certaine pour un nouveau type de bureau, le bureau as a service. Les entreprises veulent déléguer la gestion du bâtiment, mais aussi proposer des services à leurs collaborateurs ou encore, améliorer l’expérience collaborateur et leur image de marque.

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Le bureau du futur sera responsable

« Clairement, pour les grands groupes, l’optimisation de leur surface de bureaux est une opportunité de réduire non seulement l’empreinte immobilière de l’entreprise en diminuant les surfaces, mais aussi leurs émissions carbone, en optimisant les déplacements des collaborateurs » selon Farid.

« Ce faisant, elles améliorent aussi l’expérience des collaborateurs puisque ces derniers réduisent ainsi leurs temps de trajets quelques jours dans le mois, contribuant ainsi à améliorer leur équilibre vie professionnelle et vie privée » estime Paul.

Une stratégie responsable, donc, dans laquelle les salariés voient des similitudes avec l’économie du partage. 59% d’entre eux pensent que faire le choix d’un espace de travail à la carte, mixant bureau et travail à distance, rejoint les principes de l’économie collaborative. Ils pensent aussi qu’un tel choix rejaillit positivement sur l’image de marque auprès du grand public (OpinionWay, octobre 2020).

À quand le mode d’hébergement d’une entreprise appréhendé comme un réel levier d’attractivité… ? Affaire à suivre.

Perspectives

Si la localisation principale des entreprises ne devrait pas changer, car elle reste l’un des critères non négociables des entreprises, Farid estime pour sa part qu’« il est probable que l’on se dirige vers des sièges moins vastes au profit d’un réseau d’espaces de travail « satellites », situés à des endroits stratégiquement placés et bien desservis, composés à la fois de bureaux privatifs, de coworking & de home office ».

Et ce d’autant plus que 62% des salariés de moins de 35 ans affirment qu’ils déménageraient pour améliorer leur qualité de vie s’ils pouvaient télétravailler 3 jours par semaine (OpinionWay, oct. 2020). Il y a là une attente que les entreprises vont devoir prendre en compte à terme.

« Une attente facile à satisfaire, puisque pour répondre à la demande de flexibilité géographique, Wojo est aujourd’hui en mesure de louer un bureau privatif dans qu’importe quelle ville de France ! » précise Jean-Ignace.

Même si les entreprises ont d’autres préoccupations pour le moment, la généralisation du télétravail va aussi soulever la problématique du sentiment d’appartenance et de la culture d’entreprise. Les modes de management devront évoluer, notamment en s’appuyant sur des espaces de travail serviciels, animés et conviviaux dans lesquels les équipes se reconnaissent. Le bureau du futur sera donc un bureau augmenté, enrichi de toutes sortes de services pour donner envie de venir travailler en présentiel.

En bref

C’est en cours : l’immobilier de bureaux se réinvente pour coïncider avec le bureau du futur. Car il y aura forcément un avant, avec un poste de travail attribué à chaque collaborateur du lundi au vendredi et un après, avec un bureau flexible deux à trois jours par semaine, tandis que le reste du temps le poste de travail sera partagé entre home-office et tiers-lieux ! Autant de bénéfices économiques, environnementaux et humains qui devraient satisfaire tout le monde…

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