Nuestra organización del trabajo se ha visto revolucionada en pocos meses por la necesidad de contención. El teletrabajo se ha convertido en la norma: te preguntas si tus oficinas, que tanto pesan en el presupuesto de tu empresa, siguen siendo útiles. Y si es así, ¿cómo elegir nuevos, cuando puede faltar visibilidad? Hemos pedido a Nicolas Giuliani, director de desarrollo de negocio (cuenta media y grande) de Wojo, que nos oriente y nos hable de lo que es una oficina flexible.
Antes de hablar de una oficina flexible: ¿hay que alquilar siempre una oficina?
Sí, siempre que te replantees tu forma de pensar en la oficina. Con la crisis, el sector inmobiliario ha tenido que reinventarse para responder a las nuevas expectativas: debemos aprovecharlo.
En cuanto a la elección de mantener o no una oficina… yo respondería que no hay duda de que una empresa siempre necesitará un espacio donde sus equipos puedan reunirse. Además, el 100% de la oficina en casa acabaría planteando problemas de gestión, pero también del sentimiento de pertenencia y de la cultura de la empresa… Por eso, incluso las empresas que pasan a la teledirección total se ponen en contacto con nosotros para encontrar un lugar en el que puedan reunir regularmente a sus empleados en persona para preservar el vínculo.
En efecto, aunque consigamos hacer muchas cosas a distancia, trabajar en modo proyecto sigue siendo difícil en plena distancia. Creo que avanzaremos hacia organizaciones híbridas, con a veces hasta 3 días/semana a distancia, pero al menos dos días en persona.
¿Cómo ahorrar dinero en el alquiler de oficinas?
Las empresas tienen varias opciones. Lo que más pesa en el coste de un alquiler se debe a la presión inmobiliaria de la zona a la que se dirige. Así que no hay una fórmula milagrosa… porque en general, si te instalas en un lugar, ¡es por una buena razón!
Alejarse o alternar
A continuación, puedes intentar reducir los costes:
– o bien alquilando otras oficinas privadas un poco más lejos, en una zona más asequible, asegurándote de que las dos direcciones están unidas por una línea de transporte público directa para facilitar el contacto;
– o mediante el teletrabajo parcial y la rotación del personal. Esto se llama oficina flexible. En cuanto a la organización de las horas de trabajo a distancia, se puede optar por el home office, pero esto tiene un coste ya que hay que adaptar el puesto de trabajo del empleado. También existen abonos de coworking de bajo coste que permiten a los empleados trabajar en un espacio estrictamente profesional en lugar de hacerlo en casa.
Por supuesto, estas dos opciones pueden combinarse: tenemos el caso en Wojo.
Optimizar los gastos relacionados con el alquiler
A continuación, es útil mirar lo que se incluye en el alquiler actual: gastos, servicios, impuestos… para optimizar el conjunto. ¿Está bien regulado el consumo de energía, se licitan regularmente los servicios que gestionan el mantenimiento? ¿Estamos pagando por un gimnasio que apenas utilizan los empleados, cuando les gustaría tener una cocinita?
Este ejercicio le permite afinar sus necesidades y las de sus equipos, pero no tendrá mucho margen de maniobra al respecto.
Interesarse por los espacios de coworking
Por lo tanto, le conviene favorecer las oficinas ofrecidas dentro de los espacios de coworking, que reúnen a varias empresas bajo el mismo techo en función de sus necesidades: oficinas privadas o espacios de trabajo compartidos.
Muchos gastos son compartidos: limpieza, energía, mantenimiento, pero también los espacios comunes dedicados a la convivencia (salones, terrazas, bar…). Esto le permite beneficiarse de una superficie mucho mayor, pero también tener acceso a varias direcciones diferentes: una gran ventaja cuando se trata de reducir el tiempo de desplazamiento.
Cuidado, siempre por la presión inmobiliaria, su alquiler no será necesariamente más barato que en un edificio tradicional, pero el nivel de servicio será mayor.
Otra ventaja importante es que, con un contrato de alquiler tradicional, el inquilino es responsable del acondicionamiento de los locales y de su puesta a punto, por ejemplo, lo que representa dinero y recursos movilizados. Los espacios de trabajo compartidos garantizan que todos estos gastos se aborden de forma optimizada. Todo está gestionado, usted se concentra en su negocio.
¿Qué debo tener en cuenta en mi futuro contrato?
Evidentemente, tienes que saber por cuánto tiempo te comprometes y cuáles son las condiciones para dejarlo. También en este caso, la solución de los espacios de coworking, que funcionan con contratos de servicios flexibles en lugar de arrendamientos, está atrayendo a cada vez más empresas.
Estos operadores piensan en términos de oficina flexible: tienen la libertad de aumentar o disminuir el número de puestos de trabajo alquilados, a demanda y sin coste. Esto es especialmente importante cuando se está probando la oficina flexible y se tiene la dificultad de saber cuántos puestos de trabajo se van a necesitar, pero también en caso de dificultad (¡o de crecimiento rápido!). De este modo, su alquiler se adapta a sus limitaciones en tiempo real y no le pone en peligro.
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¿Qué es exactamente una oficina flexible?
Flexibilidad de la capacidad
Como se ha mencionado anteriormente, se trata en primer lugar de la posibilidad de modular el número de puestos.
Flexibilidad geográfica
Me refiero a la variedad de ubicaciones geográficas que puede ofrecerle el operador de su oficina: ¡tiene que simplificar su vida! Cualquiera que sea la configuración que esté considerando, varias direcciones en oficinas privadas o una mezcla de oficina y coworking, intente tener una sola persona de contacto.
Hoy en día, marcas como Wojo son capaces de encontrarte una o varias oficinas (o espacios de coworking) en cualquier ciudad, independientemente de su tamaño. También debe asegurarse de que sus empleados que viajan o teletrabajan tengan siempre un lugar de trabajo de calidad, estén donde estén. La importancia de la red de espacios a su disposición marcará la diferencia.
Hoy en día, nada impide a una empresa tener una sede más pequeña en una zona popular y ofrecer a sus empleados un espacio de trabajo lo más cercano posible a su domicilio.
La flexibilidad de la oferta
Por último, una oficina flexible debe satisfacer sus necesidades. Estoy pensando en la riqueza de la tipología de espacios de trabajo a su disposición. Hoy en día, es posible que se plantee una oficina flexible con un despacho privado alternado con una oficina en casa… Pero, ¿qué pasaría si el día de mañana quisieras favorecer los vínculos sociales y pedir a tus empleados que se reúnan por equipos, por afinidad o por zona geográfica para trabajar juntos y no de forma aislada? ¿O qué pasa si sus equipos de la oficina central también quieren un «cambio de escenario», mientras que usted necesita mantenerlos cerca de usted?
Algunas empresas tienen oficinas privadas y puestos de trabajo de coworking en el mismo lugar, a los que los equipos pueden acceder cuando quieren cambiar su entorno de trabajo. La oficina flexible es también la capacidad de satisfacer todas las expectativas.
Flexibilidad horaria
Aunque cada vez es más difícil negarse a que los empleados cambien su horario de trabajo (¡dentro de lo razonable, por supuesto!), también es una ventaja. Hay personas que madrugan, empleados que quieren evitar las horas punta… Disponer de una oficina flexible para la que los empleados tienen una tarjeta de identificación y, por tanto, son autónomos, puede resultar práctico.
¿Qué consejo le daría a una empresa que quiere trasladarse a una oficina flexible en un espacio de coworking?
Sólo hay una cosa, porque todo lo demás se desprende de ella: elegir un operador de oficinas que se posicione como socio y no como simple arrendador. La oficina flexible requiere una cierta organización, y a veces ajustes, porque es en esencia un modo de trabajo en movimiento.
Comienza con la relación comercial: ¿sabemos escucharle, podemos adaptar nuestras soluciones a sus necesidades, disponemos de todos los servicios útiles (como una app de reservas para reservar un puesto de trabajo), etc.? ¿Cuáles son los valores de la marca? Muy a menudo, venir a visitar un espacio o pedir una prueba de un día de coworking permite entender estas cuestiones.
