La nouvelle organisation du travail provoquée par la crise sanitaire oblige à revoir les processus de recrutement, mais aussi le rayon géographique de vos recherches. La généralisation du télétravail invite les entreprises à envisager de recruter à distance des collaborateur.rice.s qui vivent loin du siège social, en proposant un mix présentiel et télétravail. Dans ce nouveau contexte, quelles sont les bonnes pratiques pour recruter, puis onboarder à distance vos nouveaux talents ?
Vers la fin de la semaine de cinq jours au bureau ?
Va-t-on vraiment dire « bye bye » à la présence au bureau cinq jours par semaine une fois la crise sanitaire derrière nous ? C’est ce que les salarié.e.s semblent appeler de leurs vœux, en tout cas. Dans la dernière étude réalisée par Wojo avec Opinion Way en octobre 2020, un.e Français.e sur deux et 62% des moins de 35 ans (!) déménageraient pour améliorer leur qualité de vie s’il.elle.s pouvaient venir deux jours par semaine au bureau et télétravailler le reste du temps. Pour les entreprises, c’est une opportunité d’élargir la zone géographique de leurs recrutements, et de renforcer leur marque employeur en affirmant un management ouvert, participatif et basé sur la confiance.
Mais recruter puis intégrer des collaborateur.rice.s à distance ne s’improvise pas. Voici quelques bonnes pratiques à mettre en place pour vous lancer !
1 – Bien rédiger votre annonce et aborder le sujet du télétravail d’emblée
Un bon recrutement démarre par une annonce bien rédigée. Incluant un descriptif de poste précis, bien sûr, l’expérience attendue et les missions proposées, ainsi que la fourchette de salaire envisagée. Évoquez aussi la politique de travail à distance de votre entreprise : équilibre présentiel / distanciel, abonnements fournis à vos collaborateur.rice.s pour accéder à des espaces de coworking près du domicile, outils collaboratifs utilisés, etc. Ces arguments peuvent être décisifs pour certains talents, mettez-les en avant !
Une fois vos candidatures reçues, que l’on recrute à distance ou en présentiel, les étapes sont les mêmes. On trie ses CV, en n’oubliant pas de répondre à ceux que l’on ne retient pas, et en gardant les plus intéressants dans votre base pour de futurs recrutements. Vous contactez ensuite par mail ou téléphone les candidat.e.s qui vous semblent convenir pour le poste afin de fixer un entretien.
2 – Réussir ses entretiens en visioconférence
Que la période impose des restrictions de déplacement, ou que vous envisagiez de recruter un talent qui vit loin de votre entreprise… l’organisation d’entretiens en visioconférence est préférable au téléphone. La vidéo permet d’associer une part importante de communication non-verbale à votre échange pour vous faire une idée générale de la personnalité de votre candidat.e.
De nombreux logiciels gratuits comme Zoom, Skype ou Google Meet permettent d’organiser facilement une vidéoconférence depuis un ordinateur ou smartphone. Installez-vous dans une salle calme et fermée, comme vous l’auriez fait pour un entretien physique. Connectez-vous quelques minutes avant le début de l’entretien pour accueillir votre candidat.e dans la salle virtuelle, et échangez vos numéros respectifs sur lesquels vous rappeler en cas de coupure.
Tout le monde n’est pas à l’aise avec la vidéo, même si son usage a beaucoup progressé ces derniers mois. Posez quelques questions ice breaker avant de démarrer l’entretien pour mettre tout le monde à l’aise ! Par exemple, comment se passe la période actuelle avec l’alternance de périodes en présentiel et à distance ? Est-ce que le candidat.e a un endroit où travailler à son domicile ou à proximité ?
3 – Intégrer le télétravail dans votre grille de questions
En plus des questions traditionnelles permettant d’évaluer les compétences du candidat (actions entreprises dans l’année écoulée pour s’améliorer ; intérêt pour le travail en équipe ; réaction face à un problème dont il.elle n’a pas la solution ; hiérarchisation des urgences dans le travail ; mode de contact privilégié avec les équipes et les managers, etc.) abordez la question du télétravail.
La personne l’a-t-elle déjà pratiqué ? De son propre chef ou par obligation ? Comment l’a-t-elle vécu ? A-t-elle télétravaillé à domicile ou en espace de travail partagé ? Rassurez le.a candidat.e sur le fait qu’il n’y a pas de question piège, vous cherchez à évaluer la meilleure organisation du travail pour son profil.
4 – Mettre en valeur vos bureaux
On ne le redira jamais assez : le cadre de travail est important pour attirer des talents. Près d’un salarié sur deux (1) déclare que son environnement de travail joue un rôle central dans sa motivation (43%) et son efficacité (41%). Toujours selon la dernière étude Wojo et Opinion Way, plus de 32% des salariés aimeraient disposer d’espaces plus variés (choix entre bureaux privatifs, salons, open spaces) et plus conviviaux (bars, restaurants, extérieurs).
À la fin de votre entretien vidéo, envoyez à votre candidat.e des photos ou une vidéo qui montre l’ambiance qui règne dans vos bureaux, les différents espaces à disposition des équipes (open spaces, lieux de convivialité, salle de sieste, extérieurs, etc.). Cela l’aidera à se projeter dans son futur environnement de travail.
À lire aussi : Bureau, mon beau bureau, aide-moi à bien travailler aujourd’hui
5 – Jouer la carte du collaboratif
Impliquez votre équipe dans votre recrutement à distance. Demandez à deux personnes de faire passer un entretien à vos trois candidat.e.s favori.te.s et de partager leur ressenti sur leur esprit d’équipe, leur motivation, leur capacité à intégrer votre culture d’entreprise et à se mêler à votre dream team. Pour vos collaborateurs déjà en poste, c’est une demande valorisante, et un autre moyen de renforcer leur sentiment d’appartenance avec eux dans cette période où l’on a tant besoin de lien social.
À lire aussi : Préserver le lien social, l’affaire de tous
Ne les lâchez pas dans la nature s’il.elle.s n’ont jamais mené d’entretien de recrutement. Préparez ensemble une grille de questions qui pourra être réutilisée pour de prochaines recherches. Et si vous avez plusieurs recrutements en cours, choisissez différents binômes pour ne pas surcharger les agendas, et impliquez un maximum de monde dans la démarche.
6 – Démarrer l’onboarding dès la signature de la promesse d’embauche
Vous avez trouvé votre perle rare ? Elle a accepté votre proposition ? Bravo. Maintenant que votre processus de recrutement à distance est terminé, commence l’intégration à distance de votre nouvelle recrue. Faites-lui sentir qu’elle est attendue, par vous et le reste de l’équipe.
Dans la période précédant son arrivée, maintenez des contacts réguliers sous des prétextes divers. Envoyez-lui des informations sur la mutuelle d’entreprise, demandez-lui son RIB, etc. Si votre entreprise propose à ses salarié.es un accès pour télétravailler dans des espaces de coworking, adressez-lui de la documentation sur le sujet afin que votre nouveau talent cherche les espaces à proximité de son domicile.
7 – Préparer un livret d’intégration
L’objectif d’une intégration réussie est de rendre opérationnelle rapidement votre recrue, en l’aidant à se familiariser vite et bien avec votre environnement, vos valeurs et votre fonctionnement. L’idéal est de regrouper dans un support unique (livret d’onboarding digital ou papier) une documentation complète avec :
– un historique de la société,
– un panorama de vos outils professionnels,
– un trombinoscope,
– votre charte du télétravail,
– une charte de bonnes pratiques.
Et tout ce qui vous semble utile à la compréhension de vos enjeux et valeurs.
Le temps passé à l’élaborer sera ensuite gagné à chaque nouveau recrutement et arrivée de stagiaires. Vous pourrez même le faire circuler en interne pour revivifier votre culture d’entreprise si besoin.
8 – Anticiper son arrivée comme le D-Day
La semaine précédant l’arrivée de votre collabarateur.rice, assurez-vous qu’une adresse e-mail et un numéro de téléphone lui ont bien été attribués. Si son démarrage se fait 100% à distance, faites-lui parvenir ses outils de travail via un transporteur spécialisé (sans oublier un chaleureux petit mot de bienvenue, quelques goodies de l’entreprise). Organisez un point avec votre responsable IT pour s’assurer que tout fonctionne correctement. Des rappels dans l’agenda vous aideront à ne pas oublier.
Faites la même chose qu’en présentiel mais en visio et avec une attention redoublée :
– Programmez un rendez-vous avec lui.elle en début de journée pour l’accueillir,
– Présentez-lui un.e parrain/marraine qui ne fait pas partie de son équipe mais qui sera la personne contact vers qui se tourner en cas de question d’ordre général,
– Organisez-lui un planning de rendez-vous en tête à tête avec différents collaborateurs la semaine de son arrivée. Ce sera l’occasion de faire connaissance et de se familiariser avec les dossiers importants dans l’entreprise.
9 – Sans oublier la convivialité !
Ce n’est pas parce qu’on réalise un onboarding à distance qu’on doit oublier le plus important (ou presque) : la convivialité au sein de l’équipe.
Dans les quinze premiers jours de votre nouveau talent, prévoyez un moment de détente en commun, à l’heure du déjeuner ou en format afterwork, avec un thème pour briser la glace. Demandez à chaque collaborateur de choisir un accessoire qui le représente en l’expliquant au reste du groupe, organisez un blind test, un jeu de portrait chinois… Bref, montrez-vous créatif.ve pour ce premier échange informel qui scellera l’entrée de votre nouveau collaborateur.rice ! Bien entendu, cela ne vous empêche pas d’organiser un vrai moment de convivialité le jour où l’équipe se retrouvera en présentiel pour la première fois !
Recruter à distance et onboarder en télétravail représente certes un challenge, en nous demandant de rompre avec des habitudes bien ancrées. Mais c’est aussi une belle opportunité de faire preuve d’empathie, de créativité, et de démontrer votre capacité d’adaptation. La nouvelle organisation du travail, mixant présentiel et distanciel, ouvre de nouvelles manières de collaborer, d’équilibrer les vies professionnelles et personnelles. Elle constitue une opportunité pour les entreprises de se réinventer en adaptant la répartition de leurs bureaux et les relations avec les talents pour les attirer et les fidéliser sur le long terme.
