Faites des économies en passant au Budget Base Zéro

Pour faire
face aux conséquences économiques de la crise liée au Covid-19, chaque
dirigeant va devoir faire preuve d’agilité et repenser ses fondamentaux afin
de faire des économies qui garantiront la pérennité de l’entreprise sans obérer
son ambition commerciale. Dans ce contexte, le budget prévisionnel Budget Base
Zéro, dit BBZ, s’avère être un outil particulièrement adapté à cette réflexion aussi
stratégique qu’opérationnelle, qui peut générer jusqu’à 15% d’économies.
Explications.

Budget prévisionnel : qu’est-ce que le Budget Base Zéro (BBZ) ?

Le Budget Base Zéro est une
méthode de construction budgétaire appliquée pour la première fois en 1970 par
Peter A. PYHRR chez Texas Instruments ^([1]).

À l’opposé des procédures budgétaires
traditionnelles consistant à établir un budget sur la base des dépenses et/ou
du budget de l’année précédente, cette méthode consiste à partir d’une
page blanche pour :

• Redéfinir les activités de l’entreprise ;
• Le niveau de service minimal attendu (Qualité/Délai) ;
• Les alternatives pour réaliser ces activités et le
  coût associé ;
• Prioriser ces activités selon leur contribution
  à la rentabilité de l’entreprise, et allouer un budget en fonction de cette
  hiérarchisation.

L’objectif de cette démarche est d’identifier et de remettre en cause chaque poste de dépenses, des fonctions support aux activités liées à la production ou au commerce, afin de mettre en adéquation leur coût, le niveau de service attendu et les retombées économiques associées. En moyenne, les gains peuvent atteindre 15% ⁽[2]⁾.

Le jeu des différences entre le budget prévisionnel classique et le BBZ

Pour vous aider à y voir plus clair, comparons les divergences entre les méthodes traditionnelles de planification budgétaire, et le Budget Base Zéro.

Quelle démarche ?

Les piliers de l'approche budgétaire traditionnelle :

• Analyse des dépenses de l'année précédente ;
• Projection en fonction du chiffre d'affaires ;
• Pondération en fonction du taux d'inflation ;
• Applications de ratios d'objectifs de réduction des coûts;

Les piliers de l'approche Budget Base Zéro :

• Identification et priorisation des activités ;
• Définition du niveau de service minimal requis (qualité / délai / etc.) ;
• Recherche de solutions alternatives : suppression, Make or Buy, externalisation, internalisation, etc. ;
• Optimisation des coûts (renégociation des contrats) et allocation des budgets.

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Quels avantages ?

Le principal atout de la méthode budgétaire traditionnelle réside dans sa simplicité : le budget de l'année précédente constitue une base de comparaison facile d'accès.

Ceux du Budget Base Zéro sont à la fois stratégiques et organisationnels :

• Réflexion stratégique sur les activités de l'entreprise et leurs modalités d'exécution ;
• Implication des opérationnels dans la définition des budgets ;
• Appropriation des budgets ;
• Évolution vers une culture de la performance.

Quels risques ?

Méthodes budgétaires traditionnelles :

• Pas de remise en cause en profondeur de l'existant ;
• Peu d'implication des opérationnels par manque d'appropriation des budgets ;
• Mauvaise allocation des dépenses au détriment de celles à fort impact sur la croissance de l'entreprise.

Budget Base Zéro :

• Complexité de la démarche d'identification et d'évaluation de la performance des activités ;
• Difficulté de hiérarchisation des activités ;
• Suppression d'une vision de moyen à long terme au profit d'actions ayant un ROI à court terme.

Le BBZ en pratique : traquer le
gaspillage dans son budget prévisionnel

Si le budget à base zéro est
souvent utilisé dans les très grandes entreprises, notamment lorsqu’elles
lancent de nouvelles activités. Cette approche est bénéfique aussi aux TPE/PME,
lors de l’élaboration de votre nouveau budget prévisionnel.

Son efficacité repose sur les
principes suivants :

• La recherche
  de performance et l’atteinte d’objectifs clairement définis au préalable ;
• La remise
  en question de chaque dépense plutôt que la reconduction automatique d’une
  année à l’autre ;
• Chaque
  dépense doit être justifiée par un service rendu contribuant aux objectifs
  définis ;
• Une remise en cause pragmatique de l’existant,
  en considérant qu’il n’y a pas de situation acquise immuable.

En pratique, cette approche consiste à
analyser avec chaque opérationnel son budget, ses postes de dépenses de l’année
écoulée au regard de ses activités et de leur contribution à l’objectif, et de
s’interroger sur :

• L’objectif de la dépense ;
• Sa contribution à la croissance de
  l’entreprise ;
• Les alternatives envisageables.

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Des exemples concrets de mises en application
du BBZ

Vous avez compris le principe, mais concrètement, comment cette démarche peut-elle se traduire pour votre entreprise ? Voici quelques cas d’usage pour vous aider à vous projeter.

Réduction des coûts liés à l’espace de travail

Le confinement a imposé et généralisé
le recours au télétravail, un mode de fonctionnement qui tend à devenir la
norme pour les services non liés à la production. Cela se répercute sur les
besoins immobiliers des entreprises, qui peuvent revoir à la baisse leurs
dépenses sur ce poste grâce à :

-     Une
redéfinition de l’espace de travail minimal nécessaire, et en cherchant des
réductions de coûts grâce à la renégociation des baux commerciaux, voire de la
sous-location des espaces ;

-     La
mise à plat du cahier des charges de l’entretien des locaux en vue de
renégocier les conditions existantes et/ou mettre en compétition différents
acteurs :

• en prenant en compte les mesures sanitaires
  renforcées ;
• en adaptant les fréquences de nettoyage au
  rythme de travail de l’entreprise compte-tenu de l’organisation et du recours
  au télétravail, voire à l’activité Partielle ;
• en restreignant les espaces à nettoyer par
  condamnation de salles de réunion par exemple ;

-     La
mise en œuvre d’une solution intermédiaire consistant à offrir à ses
salariés la possibilité d’utiliser un espace de coworking proche de leur
domicile, solution flexible à coût limité qui combine les avantages suivants :

• Qualité de vie améliorée par la limitation des
  déplacements vers le lieu de travail
• Réduction des sollicitations et interruptions
  fréquentes dans les espaces traditionnels de travail
• Maintien d’une vie sociale
  « professionnelle »

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Redimensionnement
des plans marketing et communication en fonction des enjeux commerciaux

Cette année plus que jamais, il paraît
compliqué de projeter ces budgets à partir de ceux des années
précédentes : ils sont donc particulièrement éligibles à une démarche BBZ.
Pour faire des économies, chaque action marketing et communication doit être
définie et budgétée dans l’optique de servir les enjeux commerciaux de l’année
à venir.

Par exemple, si l’un des écueils du
développement commercial est la faiblesse du pipeline, alors les activités
marketing devront privilégier des actions d’Inbound Marketing.

Si vous identifiez comme enjeu la réduction
du cycle de vente lui-même, alors le Marketing Automation pourra être priorisé.

Réduction
des forfaits d’honoraires juridiques résultant de l’analyse de l’activité de
revue de contrats

L’activité de rédaction de contrats Clients ou Fournisseurs, essentielle à l’entreprise, peut  être optimisée après avoir revu le niveau de service attendu. En fonction de critères de risque ou de montants de contrats, vous pouvez définir avec votre cabinet d’avocats :
- un modèle de contrat standard qui, une fois défini, pourra ensuite être déployé sans recours supplémentaire ;
- un niveau de revue de contrat limitée ;
- un niveau de revue de contrat approfondie.

Ainsi,
vous affinez la qualité des prestations tout en optimisant le budget dépensé.

Remise
en question des abonnements et assurances

L’ensemble des abonnements de
l’entreprise doit être listé et confronté au niveau d’utilisation de leurs bénéficiaires.
Il est en effet fréquent qu’un abonnement « historique » ne serve
plus et que personne ne prenne le temps de le résilier.

De même, de nombreuses publications
proposent des formules digitales moins onéreuses que la version papier. Elles
permettent de réduire le gaspillage de revues non lues, et l’empreinte
environnementale de votre entreprise en diminuant la réception de papiers et la
gestion des déchets qui en découle.   

Autre point qui mérite votre attention
dans votre réflexion sur votre budget prévisionnel : les assurances
couvrant les différents volets de votre activité. Dans un contexte de réduction
des déplacements, pourquoi ne pas envisager de souscrire une assurance
ponctuelle dans le cas de déplacements longue durée ou vers des destinations
lointaines, plutôt qu’une assurance annuelle « Missions » ?

En bref, pour faire des économies…

Dans le
contexte économique incertain que nous vivons aujourd’hui, repenser sa
structure de coûts est vital dans l’élaboration de votre budget prévisionnel.

L’approche
pragmatique du Budget Base Zéro favorise l’alignement des différents projets
opérationnels avec la stratégie de l’entreprise, facteur de performance. En
incitant les opérationnels à se poser les bonnes questions, la méthode BBZ permet
aussi d’insuffler un changement culturel : la remise en cause de chaque
action sous l’angle Objectif/Efficacité/Coût devient un état d’esprit, un
réflexe naturel.

Les économies
qui sont en résultent seront durables, d’autant plus qu’elles servent la stratégie
de croissance de l’entreprise.

Un article proposé par :

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[1] Peter A. Pyhrr (1973). Zero-Base Budgeting: A Practical Management Tool for Evaluating Expenses, Wiley
[2] Etude Accenture Strategy 'Beyond the ZBB Buzz'