Parce qu’il n’y a pas que le travail dans la vie, nous éprouvons tous un sentiment de satisfaction lorsque nous voyons nos congés validés. La gestion des demandes de congés et des absences est un aspect crucial de la vie de l’entreprise et de la marque employeur. Si les salariés sont en droit d’attendre une gestion efficace et équitable de leurs congés, ces derniers doivent néanmoins être planifiés et communiqués soigneusement afin de ne pas compromettre la continuité de service de l’entreprise.
Enjeu de qualité de vie au travail mais aussi garante d’une bonne image de marque, la gestion des demandes de congés doit donc retenir toute l’attention des managers et des ressources humaines.
On vous guide sur les obligations légales, les bonnes pratiques et les logiciels pour s’acquitter plus facilement de cette tâche et préserver une bonne ambiance de travail au sein de l’entreprise.

Les enjeux de la gestion des congés et des absences

Les obligations légales en matière de congés et absences au travail

La gestion des congés payés, comme les autres types de congés est encadrée par le Code du travail, quelle que soit la taille de l’entreprise. Les RH ou la personne en charge des congés se doivent donc de connaître et de respecter ces règles, qui définissent les droits des employés et les devoirs de l’employeur.

Voici les grands principes à connaître pour garantir la conformité légale de la politique de gestion de congés de votre entreprise :
– Tout salarié a droit à un congé payé d’une durée minimale de 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif (article L3141-3 du code du travail).
La durée des droits à congés dépend donc du temps de travail effectif effectué sur une période déterminée : la « période de référence ». Sauf accord d’entreprise, cette période (re)commence le 1er juin de chaque année.
– Les congés payés doivent être pris chaque année par le salarié. Ils ne peuvent être remplacés par le versement d’une indemnité compensatrice (sauf cas particulier).
– La durée maximale de congé consécutif est de 24 jours ouvrables, sauf contraintes géographiques particulières (article L3141-17 du code du travail).
– Sauf circonstances exceptionnelles, l’employeur ne peut modifier la date de départ en congés moins d’un mois avant leur démarrage (L 3141-16).
– Un employé qui tombe malade AVANT de partir peut reporter ses congés payés (article L 3141-5 du code du travail).
– Il est illégal de refuser des congés demandés pour raison familiale (mariage, PACS, naissance, décès d’un membre de la famille).
– Les salariés mariés ou liés par un Pacs travaillant dans la même entreprise ont droit à un congé simultané.

⛔Il existe certaines situations où le refus de congés peut être justifié à son personnel. Par exemple :
– En cas de nécessité absolue liée à l’organisation de la production et la bonne marche de l’entreprise.
– Lorsque les absences simultanées de plusieurs salariés mettraient en péril la continuité de service.
– Parce que la sécurité de l’entreprise ou de la mission serait affectée.

Ces refus de congé doivent quoiqu’il en soit respecter les dispositions conventionnelles (accord de branche, convention collective, etc.), garantes de l’objectivité et la transparence de l’entreprise. Il est en outre essentiel de justifier clairement et objectivement les raisons du refus afin d’éviter tout sentiment d’injustice.

Gestion des absences et déontologie

La gestion des vacances ou des absences peut être délicate en cas de refus de congé ou d’arbitrage entre les collaborateurs. La déontologie impose d’adopter une approche transparente et juste, afin de maintenir la confiance, la satisfaction des salariés et leur implication. La personne en charge de la gestion du personnel doit veiller à traiter toutes les demandes de manière égale et communiquer clairement les décisions prises.

Mais une bonne gestion des vacances, c’est aussi anticiper le départ du salarié afin que celui-ci puisse partir l’esprit tranquille et que ses congés lui soient vraiment profitables. Selon une enquête OpinionWay réalisée en juillet dernier, 47% des français se disent incapables de déconnecter complètement pendant leurs congés d’été.

💡Comment assurer des congés sereins à vos ressources ? En instaurant quelques bonnes pratiques :
– Ne pas donner de nouvelles tâches à la dernière minute.
– Déployer une organisation pour pallier l’absence du collaborateur.
– Lui demander de débriefer sur ses sujets en cours avant son départ.
– Le cas échéant, désigner un salarié qui prendra le relais sur certains sujets pendant les congés.
– Souhaiter de bonnes vacances et se réjouir sincèrement de cette perspective.

Attention aux conséquences d’une mauvaise gestion des demandes de congés

Une mauvaise gestion des absences peut véritablement compromettre l’organisation et les performances de l’entreprise. Des refus mal expliqués, l’absence de prise en compte de la date de départ dans la distribution des tâches, des commentaires maladroits finiront par affecter le moral des salariés et, in fine, leur productivité.

À terme ce sont la culture d’entreprise et potentiellement l’image de marque qui se retrouvent entachées. Vous courez alors le risque de perdre vos ressources les plus précieuses et de rencontrer des difficultés de recrutement. Alors, comment faire pour éviter les écueils d’une mauvaise gestion des congés ?

Comment concilier les contraintes et les envies dans sa gestion des demandes de congés

Prioriser les demandes de congés dans l’entreprise

Lorsque plusieurs employés souhaitent prendre leurs congés en même temps, la personne chargée de la gestion du personnel doit pouvoir prioriser les demandes.
La loi (article L3141-16 du Code du travail) prévoit trois critères pour fixer l’ordre de départ en congés :
– L’ancienneté des salariés.
– Une activité professionnelle chez un autre employeur.
– la situation familiale.

💡 Vous pouvez cependant appliquer d’autres règles pour arbitrer les demandes de congés ! Établissez un système de critères clairs et transparents en adéquation avec la culture de l’entreprise et ses contraintes, et veillez à les expliquer à vos collaborateurs afin de les faire accepter. Ce peut être :
– Le délai de prévenance.
– La date des dernières vacances posées.
– La charge de travail récemment supportée par le collègue.
– L’impact de l’absence du collaborateur sur la continuité du service à la date donnée.
– La dernière personne à avoir été prioritaire.
– Les vacances scolaires pour les parents / grands-parents, etc. Soyez à l’écoute des raisons qui incitent l’employé à choisir telle ou telle date.

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Comment faire accepter un refus de demande de congés ?

Savoir refuser une demande de congé de manière constructive est une compétence clé pour les RH, qui devront affûter leurs arguments !
Il est en effet important d’expliquer clairement les raisons du refus et de proposer des alternatives, de façon à ne pas générer de ressentiment. L’essentiel est de rester ferme tout en ayant conscience de la déception du collaborateur éconduit.

💡Voici quelques pistes pour lui faire accepter la situation avec un maximum de bonne humeur :
– Lui expliquer pourquoi la validation des congés n’est pas possible.
– L’assurer qu’il sera prioritaire lors de sa prochaine demande de congés.
– Proposer de télétravailler davantage sur la période de congés souhaités, pourquoi pas dans un espace de travail atypique qui saura susciter de la curiosité et de l’envie.
– Dans le cas de deux collaborateurs qui souhaitent partir en même temps : proposer de prendre chacun des congés fractionnés plutôt qu’une même période prolongée.
– Aménager ponctuellement les horaires de travail : suggérer de partir plus tôt le vendredi soir…
– Proposer un jour de récupération compensatoire.
– Organiser la continuité du travail dans l’entreprise pendant les absences.
– Planifier à l’avance le départ des salariés en congés en préparant des plans de remplacement est crucial pour leur permettre de partir en vacances sereinement. C’est également essentiel pour assurer la continuité du travail au sein de l’entreprise.

Cela implique :
– L’organisation de binômes, ou au moins la désignation d’un collaborateur qui prendra le relais.
– La mise en place de process qui facilitent la reprise en main des dossiers : un point avant le départ, une to do détaillée qui désigne qui doit faire quoi en l’absence du salarié absent, des documents à jour et bien rangés sur le serveur de l’entreprise, etc.
– La formation de collègues pour reprendre certaines tâches, ou l’embauche de personnel temporaire.

Quels outils pour optimiser la gestion des congés et absences du personnel ?

Les logiciels payants de gestion des congés et absences

Il existe quantité de logiciels de gestion du personnel conçus pour aider l’entreprise dans l’organisation des congés et des absences. Ces solutions permettent de centraliser les informations, de faciliter le suivi et d’automatiser certaines tâches, rendant le processus plus efficace et moins sujet aux erreurs. En voici trois.

Timmi est le logiciel de gestion des congés et des absences, développé par la solution RH Lucca. Il se concentre sur la simplicité et l’efficacité, offrant une interface utilisateur intuitive qui facilite la soumission et la validation des demandes de congés.
Ce logiciel permet aux salariés de soumettre leurs demandes de congés en ligne, et aux managers de leur notifier la validation facilement. Il offre une vue d’ensemble du planning des absences de l’équipe, facilitant ainsi la planification des ressources.
De plus, il fournit des données et des statistiques pour un suivi précis des jours de congé posés par chaque employé.

👉 À partir de 3,10 € HT/mois /collaborateur de gestion des congés et absences (extensions possibles, notamment pour la gestion de vos ressources en télétravail).

Eurecia se positionne comme un logiciel RH complet pour l’entreprise, avec une gamme étendue de fonctionnalités couvrant différents aspects des ressources humaines, en plus de la gestion des absences et des congés.
Les employés peuvent y faire leurs demandes de congés, et les managers les valider, le tout dans un environnement simple et intuitif. Le logiciel offre également des fonctionnalités de planning des absences par équipe, de suivi des soldes de congés, de calendriers partagés, et d’intégration avec les systèmes de paie.
Cet outil propose en outre de nombres fonctionnalités complémentaires selon les formules et/ou en option (gestion des talents, conduite des entretiens, des notes de frais).

👉 À partir de 69 € HT/mois /10 collaborateurs pour la formule de gestion des congés et absences, qui inclut aussi la mesure de l’engagement au sein de l’entreprise, le partage de bons plans, etc.

Kammi simplifie la vie des ressources humaines et des managers en automatisant et en centralisant la gestion des congés et des absences de l’entreprise. Une attention particulière est portée sur les périodes de tension en signalant clairement les périodes scolaires (y compris internationales le cas échéant), les jours fériés. Le logiciel permet aussi de déterminer des jours spéciaux, par exemple une période de pic d’activité prévue pendant laquelle on ne peut pas poser de congés.
Il offre comme ses concurrents une visibilité claire et instantanée sur les plannings et le solde de congés de chaque employé. Il alerte aussi en cas de « seuil critique » lorsqu’un collaborateur ne pose pas assez de jours.

👉À partir de 2,5 € HT/mois/collaborateur pour la gestion des congés et absences (nombreuses autres fonctionnalités possibles : à vous de composer votre offre).

Excel : la gestion des demandes des congés et absences gratuite

Certains préfèrent utiliser Excel comme outil de gestion des congés gratuit. Avec une mise en place adéquate, ce logiciel peut être un moyen efficace de suivre les absences et de gérer le planning de l’entreprise. On perd les possibilités de notification et d’automatisation de la gestion des congés, ainsi que la connexion avec le logiciel de paie. Mais ce peut être une solution lorsque l’on lance tout juste son entreprise et que l’on a un petit nombre de collaborateurs.

Des solutions dédiées aux ressources humaines comme Eurécia proposent même un modèle calendrier de gestion des congés gratuit !

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En conclusion, une gestion équitable des demandes de congés du personnel, ainsi que la tenue d’un calendrier partagé sont essentielles. En respectant les obligations légales, en mettant en place une politique de demande de congés transparente, en priorisant les demandes avec des critères objectifs, et en proposant des solutions alternatives lorsque nécessaire, les entreprises peuvent toutefois concilier les besoins des collaborateurs et les impératifs opérationnels !

Au fait, chez Wojo on ne fait pas qu’écrire !

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