Nous courons souvent après le temps ! Cela commence dès le lundi pour finir le vendredi (voire un peu le week-end aussi). Et s’il était possible de hacker le temps, de rester concentré.e et d’atteindre son objectif ? Romain Coique, consultant business en vente, nous livre ses conseils pour améliorer sa gestion du temps.
Pour gagner du temps, libérez votre tête, oxygénez-la !
Un exercice simple pour apprendre à gérer son temps, c’est dans un premier temps de se fixer un objectif. Vers où voulons-nous aller ? Par exemple, si l’on demande à un entrepreneur sur quoi il travaille, il vous répondra qu’il a beaucoup de sujets en tête. Si on lui demande d’écrire sur une feuille ces différents sujets, cela ne posera pas de difficulté.
En revanche, si on lui demande quel est son objectif, en choisir un seul sera souvent compliqué. Développer sa notoriété ? Développer ses ventes ? Recruter ? Tout semble important ! Si l’on regarde cette liste et qu’on lui demande d’entourer les actions à mener, nous nous rendrons compte de deux choses :
- Il est souvent possible d’avoir plusieurs objectifs, mais il est plus réaliste de n’en avoir qu’un, quitte à se fixer une période pour l’atteindre avant de passer au suivant ;
- Parmi toutes les actions ou sujets listés, environ 40 % seulement correspondent à cet objectif.
Vous ne me croyez pas ?
Prenez une feuille, posez à plat les différents sujets sur lesquels vous travaillez, fixez-vous un objectif parmi différentes priorités, et observez par vous-même ! Vous verrez que vous perdez souvent du temps dans des actions qui ne vous rapprochent pas vraiment de votre objectif. Alors comment progresser sur cet aspect ?
Un outil simple pour mettre à plat ses idées et gagner du temps est d’utiliser la matrice d’Eisenhower. Elle propose de classer en quatre catégories les actions que nous avons identifiées, par rapport à un objectif donné. Chaque action est-elle :
- Importante
- Non importante
- Urgente
- Pas Urgente
Ce qui est important et urgent doit être traité en priorité, ce qui est non important doit être délégué, et ce qui est non important et non urgent doit peut-être être abandonné, ou a minima remis à plus tard. Chaque action que vous avez retenue doit ensuite être décomposée en une suite d’étapes et de sous-actions, avant d’évaluer le temps nécessaire à leur réalisation pour avancer vers votre objectif.
On n’améliore que ce qui est mesurable
Ce premier travail de classement réalisé, essayez-vous à une technique testée et approuvée par de nombreux entrepreneurs, la méthode POMODORO ! Elle consiste à se chronométrer sur chaque tâche. Pour un POMODORO efficace, l’idéal est de travailler sur vos tâches par session de 25 min. afin de garder le meilleur niveau de concentration possible.
Je vous invite à noter vos temps. Certains me diront qu’ils utilisent leur agenda pour cela, mais je vous répondrai que ce n’est pas la même chose. Chronométrer le temps passé sur une tâche vous permet d’évaluer a posteriori si ce temps est pertinent au regard de l’importance de cette action dans l’atteinte de vos objectifs. Cela vous donnera une grille de lecture supplémentaire pour décider de déléguer cette tâche ou pas, ou de vous former pour monter en compétences et les réaliser plus rapidement.
À lire aussi : Travailler efficacement avec la méthode Pomodoro
Des outils de gestion du temps pour accélérer les processus
Beaucoup de personnes pensent que des outils de gestion du temps sont des baguettes magiques pour améliorer une situation et gagner du temps. Oui, mais uniquement si votre besoin et vos processus, c’est-à-dire la suite d’actions à mener pour atteindre votre objectif, sont bien définis.
En effet, un outil vous aide à améliorer ces processus, mais avant d’investir dans un outil, il faut évaluer qu’il répond bien à vos objectifs et à la trajectoire choisie. Prenons l’exemple de l’outil de design Canva. Il fallait auparavant utiliser plusieurs interfaces pour créer une plaquette commerciale : trouver un modèle sur Internet, le retoucher afin de le personnaliser, rechercher des images, maîtriser Photoshop pour créer une mise en page harmonieuse… Avec Canva, trois clics suffisent pour s’inspirer, modifier puis diffuser un document. L’outil fait gagner un temps précieux.
En matière de gestion du temps, il existe de nombreux outils de gestion du temps, comme Toggle et Forest. Ils permettent de mesurer le temps passé sur une action. Si Toggle offre des fonctionnalités plus avancées de gestion du temps et d’argent, Forest est plus simple à prendre en main.
L’essentiel est de trouver l’outil adapté à votre réalité et vos besoins spécifiques. Je vous encourage donc à bien définir votre objectif, étudier vos tâches, le temps passé et explorer sur internet un outil adapté à vos besoins et votre budget. Et souvenez-vous, un outil ne vivra que s’il est alimenté !
À retenir pour mieux maîtriser sa gestion du temps et ses priorités
- Définir un seul objectif
- Lister les actions prioritaires pour l’atteindre
- S’observer sur nos tâches afin de progresser dans la gestion de notre temps passé
- Adopter un outil une fois que nos processus sont bien identifiés et en place
J’espère vous avoir éclairés avec ces quelques conseils ! Pour aller plus loin retrouvez mes différentes vidéos sur ma chaîne dédiée au développement personnel au service du développement business.
Merci à
Romain Coique est consultant business en vente. Il anime régulièrement des ateliers dans des espaces de coworking pour aider des entrepreneurs à utiliser les outils digitaux et augmenter l’impact de leurs présentations.
