Lors de la création ou du développement de votre entreprise, le choix d’un bon prestataire de service est essentiel. Être bien accompagné permet en effet de faire croître votre activité dans les meilleures conditions, avec des bases solides et fiables. Avocat, banque, expert-comptable… Notre partenaire Peregryne, cabinet de conseil en finance et ressources humaines, dévoile ses conseils pour bien choisir ceux qui deviendront vos partenaires business. 

À la création de son entreprise, ou lors de phases de croissance importantes, tout dirigeant est amené à faire des arbitrages en termes d’utilisation de ses ressources « intellectuelles » (précieuses parce que limitées), afin d’éviter de se disperser.

La priorité est bien sûr de miser sur les aspects business essentiels de son développement produit et commercial. Beaucoup de dirigeants font ainsi l’impasse sur les « fonctions supports », en faisant le pari de les gérer en interne et au fil de l’eau, ce qui ne va pas sans risques. Sécuriser les aspects légaux et règlementaires fondamentaux est en effet un gage de croissance saine et de stabilité de l’entreprise.

Internaliser toutes les fonctions supports, une fausse économie et un vrai risque

Certains dirigeants choisissent de retarder le moment de s’entourer d’experts compétents dans leurs domaines respectifs et préfèrent se transformer en couteau suisse. Ils gèrent alors la comptabilité, la paie, les dépôts de brevets, la rédaction des contrats commerciaux… avec un niveau d’expertise forcément plus limité que s’ils s’appuyaient sur un prestataire de services spécialisé pour chaque domaine.

In fine, nous constatons plutôt de fausses économies et une réelle perte de temps. Le dirigeant s’épuise inexorablement en cherchant à être compétent en tout. Il se disperse au détriment des domaines sur lesquels il doit être entièrement focalisé : sa stratégie commerciale, sa stratégie produits, la fiabilisation de sa technologie et le financement de son entreprise. 

Quels prestataires de services sont indispensables à l’activité ?

S’entourer d’un réseau auprès de qui le dirigeant pourra confronter ses idées, partager les expériences, lui permettra de prendre du recul et de lever les obstacles rencontrés. En lien direct avec l’entreprise, le prestataire de service externe constitue un atout précieux s’il est bien choisi. Quels sont ceux dont vous avez besoin dès le démarrage de l’activité ?

  • Le banquier, partenaire de votre trésorerie et de vos éventuels besoins en investissement ;
  • L’expert-comptable qui assure la tenue des comptes et le respect des obligations déclaratives financières, légales et fiscales ;
  • Le prestataire de paie en charge de la gestion des paies des salariés et des obligations légales afférentes (qui peut être l’expert-comptable au démarrage de l’entreprise) ;
  • L’assureur ;
  • Les avocats, selon leurs spécialités : droit des sociétés, propriété intellectuelle, fiscalité, droit des affaires, droit social ;
  • Le Commissaire aux Comptes (CAC) dans une deuxième phase, les seuils nécessitant la certification des comptes par un CAC ayant été relevés en 2019.

Les étapes pour bien choisir votre prestataire de service

Une fois convaincu qu’être bien entouré est un accélérateur de développement, par où commencer ?

1 – Activer son réseau 

Rien de tel que le bouche-à-oreille pour dénicher des partenaires dont les compétences auront été éprouvées.

Interrogez vos « confrères » entrepreneurs qui sont passés par les mêmes étapes de réflexion. Épluchez aussi votre réseau LinkedIn, une source privilégiée de contacts spécialisés. Si vous l’avez déjà sélectionné, interrogez votre expert-comptable qui a sûrement dans son réseau un ou plusieurs prestataires qu’il peut vous recommander pour gérer la paie de vos salariés.

Interrogez aussi votre banquier, sélectionné lors de la création de votre entreprise. Il a lui aussi un réseau de partenaires spécialisés qu’il peut vous conseiller (gardez néanmoins en tête que la banque perçoit une commission sur la durée sur les prestations souscrites via ce réseau de partenaires).

Dans le cas d’une levée de fonds, le fonds d’investissement qui vous soutient peut également être une source de contacts.

2 – Définir son besoin 

Pour s’assurer de trouver ce qu’il vous faut, il faut savoir ce que vous cherchez. Listez donc avec précision vos spécificités qui nécessitent des compétences ad hoc, afin de trouver un prestataire de service aguerri sur chacun de ces domaines particuliers.

Quelques exemples :
– Implantation à l’étranger, nécessitant que le partenaire sélectionné puisse échanger en anglais (au minimum) et maîtriser les aspects réglementaires d’une comptabilité locale ;
– facturation clients et/ou fournisseurs hors zone euro impliquant des échanges en devises étrangères ;
– activité pour laquelle des couvertures de risques assurances spécifiques sont nécessaires ;
– emploi de salariés étrangers nécessitant une bonne maîtrise de la gestion des titres de séjour ;
– levée de fonds impliquant une technicité suffisante pour vous épauler dans vos processus.

Le périmètre des prestations est aussi un point important à préciser, sous une forme « qui fait quoi » :
– Prestataire de paie : qui met à jour les variables de paie à partir desquels sera calculée la paie mensuelle ? Dans quel outil ? Qui contrôle la paie ?
– Expert-comptable : qui prépare les virements fournisseurs ? Qui assure les relances de paiement auprès des clients ?

Quelques indicateurs avant de choisir vos partenaires business

Pour faciliter vos relations avec vos prestataires de service, veillez à ce qu’ils répondent à quelques critères transverses, qui pourraient bien changer votre quotidien en termes de fluidité, de confort et d’efficacité de la relation.

La proximité géographique

Vous serez amenés à les rencontrer régulièrement pour les besoins de votre activité. Un échange en présentiel permet d’approfondir les sujets abordés à distance, et de renforcer la relation de confiance entre vous.

La taille de l’entreprise

Ni trop grande, ni trop petite ! Puisque vous attendez de la réactivité de votre prestataire de service, la taille de ses équipes doit être adaptée à votre structure. Pas trop petite pour garantir la disponibilité permanente d’un interlocuteur, ni trop grande pour que votre besoin soit pris en considération, sans risque d’être relégué après celui d’un client « plus important » (représentant un chiffre d’affaires plus élevé pour le prestataire).

La bonne connaissance de votre business

Si vous préfèrerez éviter de choisir l’expert-comptable de votre concurrent (bien qu’il soit soumis à l’obligation de confidentialité), privilégiez toutefois un partenaire familier de votre secteur d’activité, dont il maitrisera les particularités.

Par exemple :
– Si vous êtes éditeur de logiciel, assurez-vous que l’avocat en droit commercial sélectionné a des clients dans ce domaine, les contrats de licence informatique, mode SaaS ou non, pouvant être complexes ;
– si vous êtes un industriel avec des problématiques de gestion de stocks, il est préférable que votre futur expert-comptable ait dans son portefeuille clients des sociétés autres que des sociétés de services ;
– si le développement informatique est le cœur de votre activité, vous aurez besoin de souscrire à un contrat d’assurance en cybersécurité : vérifiez les compétences du courtier dans ce domaine.

La relation de confiance

Le support apporté par vos partenaires sera d’autant plus efficient que vous aurez échangé en confiance avec eux sur une large variété de sujets. La sélection d’un prestataire de service s’accompagne donc nécessairement de deux ou trois rendez-vous en présentiel qui vous permettront d’évaluer votre niveau de confiance.

Des outils adaptés et adaptables à votre business

Renseignez-vous sur les outils utilisés par le partenaire pressenti, et demandez-lui de vous fournir une veille sur les différents outils innovants du marché. Cela vous donnera de bons indicateurs de sa capacité à vous proposer des outils susceptibles d’évoluer avec votre société.

Par exemple :
– Vous distribuez vos produits au travers de différents points de ventes : le logiciel de votre expert-comptable doit répondre à ce besoin de gestion de caisse et de gestion par magasin ;
– quelles sont les capacités d’analyse offertes par le logiciel de paie de votre expert-comptable ? Permet-il de faire des extractions, un suivi analytique, des simulations de salaires ?
– À quels autres outils de suivi des temps ou de gestion d’activité le logiciel de paie du prestataire peut-il être connecté ?
– Avec quels logiciels de facturation ou de gestion de notes de frais le progiciel métier de l’expert-comptable peuvent-ils être interfacés ?
– Quel est l’outil de gestion documentaire et de signature électronique utilisé par l’avocat pressenti ?

La stabilité des équipes 

Votre partenaire sera un interlocuteur privilégié qui vous accompagnera sur le long terme. Mieux il vous connaîtra, plus il sera à même de bien vous accompagner, de vous challenger, de vous conseiller. Ce type de relation se construit dans la durée : renseignez-vous sur le turn-over au sein des cabinets que vous consultez et privilégiez ceux dont les équipes sont stables.

Comparer les offres 

Comme pour toute prestation, comparez les offres entre elles à service/périmètre équivalent, compte-tenu des besoins que vous aurez définis au préalable. N’hésitez pas à demander au prestataire de reformuler son devis s’il a modifié les périmètres, afin que vous ayez une vision identique pour chaque offre. Demandez les taux horaires ou journaliers lorsque c’est possible (avocat, expert-comptable, etc.).

Faites jouer la concurrence :  la négociation des honoraires ou du service rendu est toujours possible… en restant dans les limites du raisonnable pour éviter d’obtenir un service, certes peu cher, mais très dégradé.

Les critères clefs à ne pas négliger selon chaque type de prestataire de service

En plus de ces critères communs, chaque métier a ses spécificités, et points de vigilance à garder à l’esprit lors de vos recherches et négociations. On vous fait la check list à consulter sans modération. 

Comment bien choisir son expert-comptable et prestataire de paie ?

Les critères cités précédemment seront clés pour le choix de ces partenaires. Gardez à l’esprit que sélectionner un expert-comptable ou un prestataire de paie, c’est aussi sélectionner un outil qui doit notamment intégrer les points suivants :

– Échanges dématérialisés :  le partenaire doit proposer des outils de dématérialisation et de gestion documentaire (type Dropbox, Cloud, OneDrive, etc.) indispensables à la fluidité et à la facilité des échanges en temps réels.

– Accessibilité : les données traitées dans le logiciel comptable et le logiciel de paie doivent pouvoir être consultées à distance par vos collaborateurs qui gèrent les fonctions support.

– Universalité : optez pour un prestataire utilisant des outils répandus et reconnus par la profession, d’un apprentissage simple dans l’optique où vous pourrez être amené à internaliser ces fonctions support à un stade ultérieur de développement de votre entreprise.

– Connectivité : avec vos portails bancaires et vos autres outils, comme la gestion de notes de frais, la facturation, les time sheets, etc.

– Gestion financière : gestion analytique, outil budgétaire, reportings.  

– Possibilité de gérer des échanges en devises étrangères.

– Évolutivité : gestion multi société / multi établissement / multi pays.

Dans des contextes plus spécifiques d’entreprises souhaitant travailler à l’export, assurez-vous de préciser dans votre cahier des charges vos besoins en termes de :
– Connaissance en normes comptables IFRS ou US GAAP ;
– expertise en consolidation des comptes ;
implantation à l’international si vous souhaitez opter pour un même prestataire pour toutes les sociétés du groupe.

Comment bien choisir votre banquier professionnel ?

Choisissez votre banquier dans l’optique d’un accompagnement sur le long terme et challengez-le sur ces sujets lors de vos rendez-vous de sélection.

Au quotidien, il doit mettre à votre disposition :
– Un interlocuteur opérationnel disponible et réactif qui saura vous débloquer rapidement tout problème du « quotidien » (émission ou réception de virement en devises, déblocage d’une carte bancaire ayant atteint son plafond, etc.) ;
– une interface bancaire simple d’utilisation pour la majorité de vos besoins (virements, délégation à vos collaborateurs, exports et intégration comptable, etc.).

Négociez dès l’ouverture du compte la tarification des principales opérations (commission de mouvement, carte bancaire, monétique, etc.) et une autorisation de découvert afin d’éviter les mauvaises surprises.

À lire aussi : Frais bancaires, payez-vous trop cher ?

Interrogez-le sur la politique d’accompagnement des clients TPE/PME :
– En phase de forte croissance nécessitant des investissements : quels sont les process internes de validation de financement de prêt à l’investissement ?
– En phase de prospérité : quels placements sans risque saura-t-il vous conseiller ?

Votre stratégie implique un développement à l’international :
– Assurez-vous de sa propre implantation à l’international au travers de succursales ou d’un réseau bancaire partenaire ;
– Testez sa capacité à vous conseiller en matière de risque de change.

Vos flux clients et fournisseurs sont à majorité en devises étrangères : 
– Vérifiez la facilité d’ouverture de comptes en devises et les transferts de compte à compte ;
– comparez et négocier les tarifs des virements à l’étranger.

Comment bien choisir votre avocat ?

Susceptible de vous accompagner sur des problématiques extrêmement variées et de vous éviter des erreurs préjudiciables à votre entreprise, l’avocat est un prestataire de service essentiel. Selon votre besoin et votre capacité à gérer des conseils multiples, vous disposez de deux alternatives :

  • Choisir un avocat généraliste sur la majorité de vos sujets quotidiens, et s’entourer de plusieurs cabinets d’avocats à taille humaine pour intervenir sur des sujets pointus pour lesquels vous aurez besoin d’une expertise spécifique ;
  • Sélectionner un cabinet de taille plus importante capable de couvrir les différents domaines d’expertise que vous serez amenés à solliciter au cours de la vie de votre entreprise et que sont :
    – Le droit en propriété intellectuelle ;
    – le droit des sociétés ;
    – le droit commercial ;
    – le droit social ;
    – les opérations de « haut de bilan ».

L’implantation internationale de ce type de cabinet est un avantage dans le cas où un développement à l’export est un de vos axes stratégiques à court ou moyen terme.

Vous concentrer sur vos priorités opérationnelles et stratégiques doit rester votre objectif en tant que dirigeant. S’entourer de professionnels pour gérer les expertises sur lesquels vous n’avez pas de valeur ajoutée n’est pas un aveu d’incompétence, mais au contraire un acte fort de management. Ces professionnels sur lesquels vous appuyer sont un investissement sur la durée qui vous permettra de gagner du temps, de vous structurer et, au final, d’augmenter sensiblement votre efficacité et la fiabilité de votre entreprise sur des sujets complexes.

Un article proposé par :

PEREGRYNE accompagne les entreprises et leurs dirigeants sur leurs problématiques Finance et RH.

Associés aux enjeux et priorités business, nous éclairons la prise de décision des dirigeants pour servir leur stratégie et leur apporter de la réassurance. Qu’il s’agisse de création, de formalisation de business plan, de levée de fond, de mise en place de CSE, d’optimisation de la politique salariale, de gestion de la paie, de la mise en place de marque employeur, de gestion de la relation bancaire, de reporting… nos Directeurs des Ressources Humaines et Directeurs Administratifs et Financiers sont de véritables partenaires stratégiques qui s’intègrent dans les écosystèmes des entreprises et interviennent au quotidien auprès des dirigeants et des collaborateurs. 

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