Face à la prolifération des réunions peu productives, la réunionite est devenue un défi majeur en entreprise. Selon une récente étude, presque la moitié des réunions sont considérées comme superflues par les collaborateurs !
Vous vous sentez souvent submergé.e par le nombre de réunions dans votre agenda ? Vous vous dites que vous allez « encore » passer votre journée en meeting et que vous « ne pourrez pas avancer sur vos sujets » ? La réunionite envahit nos journées de travail, mais commet y remédier ? À l’ordre du jour dans cet article : en finir avec cette spirale et retrouver de l’espace.
La Réunionite : un mal professionnel qui ne connait pas de frontières
Définition
La réunionite désigne l’excès de réunions considérées comme inutiles ou peu productives au sein des entreprises. Cette tendance, loin d’être un simple cliché, impacte significativement l’efficacité et le bien-être des salariés.
Elle révèle souvent un manque de gestion des réunions, et une propension à inviter trop de participants. C’est alors au management de s’emparer du sujet.
La réunionite est-elle vraiment une réalité ?
Il semble bien ! Dans sa dernière grande étude internationale « L’état du travail en 2023 », Slack révèle que les actifs estiment que 43% de leurs réunions pourraient être supprimées sans aucun effet négatif sur leur performance.
L’excès de temps passé en réunion ou à gérer ses mails est désigné comme le premier frein à leur productivité.
Source : Étude Slack, L’état du travail en 2023
Alors faut-il faire la guerre aux réunions ? Non, mais à la réunionite aigue, oui !
En France, les réunions ont retrouvé la cote
Le confinement puis la généralisation du télétravail nous ont fait prendre conscience de l’importance du lien social et notamment les liens tissés en entreprise.
Selon l’étude YouGov pour Comet sur le travail hybride en 2023, 43% des salariés français interrogés indiquent se rendre au bureau avant tout pour se réunir avec leurs collègues. De quoi faciliter la cohésion de l’entreprise et son management !
62% plébiscitent désormais l’utilité des réunions, alors qu’un an plus tôt ils étaient 86% à dénoncer des réunions inutiles.
Infographie Comet 2023 : Réunion et travail hybride
Impact de la réunionite sur le travail efficace
Si nous voilà donc réconciliés avec les réunions, la réunionite engendre une baisse de productivité. D’abord parce qu’elle est une perte de temps et d’énergie. Mais aussi parce qu’elle génère un temps de travail fragmenté qui nuit à la concentration, empiète sur les temps de pause et provoque souvent la démotivation des équipes.
Pour finir, la réunionite affecte la capacité à comprendre les objectifs prioritaires de l’entreprise, brouille le sens donné aux missions des collaborateurs et ne permet pas de maintenir une dynamique de groupe constructive. Elle peut même devenir source de crispation au sein de l’équipe.
À partir de quand parle-t-on de réunionite ?
Sentir que l’on fait soi-même une crise de réunionite aigue est une chose, mais savoir si votre entreprise est atteinte de réunionite en est une autre. Voici quelques conseils pour la détecter.
Le ressenti (subjectif) des participants
Selon l’étude Comet, 63% des actifs français estiment que leur entreprise devrait investir dans l’amélioration des réunions : tout est dit !
Il revient au manager et/ou à l’organisateur de la réunion d’être en alerte : des participants qui font grise mise, qui arrivent en retard, qui n’ont rien préparé, qui travaillent pendant la réunion et/ ou manifestent un sentiment de lassitude et de frustration sont autant d’indicateurs.
Lorsque les employés commencent à percevoir les réunions comme un fardeau plutôt qu’une opportunité, il est temps de reconsidérer leur fréquence et leur format.
Les symptômes objectifs de réunionite aigue
L’organisation aurait tout à gagner à fixer quelques indicateurs systématiques, tels que :
– le nombre de réunions/ semaine / collaborateur,
– la proportion de réunions où l’on n’a pas pris la parole,
– le pourcentage de réunions sans ordre du jour, ou sans compte rendu,
– un trop grand nombre de participants, avec une réunion qui ne respecte pas la règle des deux pizzas. C’est-à-dire ? Partant du principe qu’une pizza se partage en quatre parts, une réunion ne devrait pas avoir plus de huit participants pour être efficace.
– la durée excessive des sessions,
– des convocations qui font fi des horaires de travail,
– ou le manque de résultats concrets.
Les managers pourront eux-mêmes faire l’exercice sur quelques semaines, ou demander aux participants de se prêter au jeu. Mais il existe aussi des logiciels gestionnaires de réunion, comme l’outil Aster, qui permet d’optimiser les réunions et d’en estimer l’efficacité.
Comment éviter la réunionite en entreprise ?
La réunionite n’est pas une fatalité ! Ce serait plutôt une culture d’entreprise. Mais alors comment revenir à une gestion normale quand tout le monde organise des réunions ?
Réduire le nombre de réunions et de participants aux réunions
S’astreindre à limiter le nombre de réunions, inviter uniquement les participants essentiels sont les deux premiers réflexes pour contrer la réunionite :
– chaque réunion doit avoir un objectif clair et être préparée (on ne maintient pas une réunion que l’on n’a pas pu préparer).
– le convocation de chaque participant doit être justifiée : il détient des informations, doit valider quelque chose qui lui sera présenté, ou devra mener des actions à la suite de la réunion.
Dernier levier : apprendre à estimer le temps nécessaire (ni trop, ni trop peu), exiger la ponctualité et s’atteindre à finir la réunion à l’heure prévue…
Former les collaborateurs à l’organisation des réunions
En entreprise, il existe différents types de réunions : point hebdo, briefing, brainstorming, réunion technique, réunion de gestion, etc. Apprendre à animer le type de réunion le plus utile permettra aux participants de gagner de précieuses minutes !
Les managers peuvent aussi rappeler les fondamentaux de la gestion de réunion à leurs collaborateurs :
En amont : préparer la réunion, établir un ordre du jour, rédiger une convocation claire avec l’objectif, les attendus pour chacun des participants, préparer un support visuel, comme par exemple un powerpoint.
Pendant la réunion : diriger et animer une réunion est indispensable pour en faire un moment productif, sans oublier de rester concentré sur l’objet prédéfini (recentrer les échanges si besoin). Désigner un time keeper pour anticiper la fin de la réunion, etc.
Après : le compte-rendu de réunion devrait être obligatoire ! S’il est possible d’automatiser cette tâche grâce à l’IA, désigner une personne responsable en début de réunion sera un gage d’implication.
À lire aussi : 7 fondamentaux pour rédiger un ordre du jour de réunion efficace
Comment réconcilier vos équipes avec les réunions
Lorsque les collaborateurs sont à la peine, il devient urgent d’impulser de nouveaux usages avant d’en arriver à une phobie aigue des réunions. Voici quelques conseils en management :
Libérer la parole !
Une première étape pour le management sera de poser le sujet sur la table. Sensibilisez les employés aux dégâts de la réunionite et à l’importance d’une bonne organisation des réunions. Invitez / autorisez vos collaborateurs à parfois refuser une invitation ou interroger l’organisateur : « Je vois que untel est également invité, nous sommes-nous utiles tous les deux », « Ma présence est-elle indispensable pour atteindre l’objectif de la réunion », etc.
Dynamiser les réunions
Ensuite, intégrez des méthodes telles que le brainstorming et d’autres techniques d’animation pour revitaliser l’engagement des participants et stimuler la créativité : commencer avec des icebreakers, faire participer, etc.
Idem sur les présentations powerpoint : mettez un point d’honneur à projeter des contenus synthétiques et plaisants à l’œil, pourquoi pas avec une touche d’humour pour susciter l’adhésion, de beaux visuels, etc. pour donner envie de regarder l’écran de projection plutôt que de se mettre à travailler discrètement sur son ordinateur, etc.
Organiser des réunions innovantes :
Pour finir, explorez des formats comme la réunion debout, les meetings participatifs ou dans des lieux atypiques pour briser la monotonie et encourager une participation plus active.
À lire aussi : Pourquoi faire des réunions debout ?
Des espaces de travail comme Wojo sont ainsi connus pour proposer des salles de réunion thématisées au design fort, ainsi que des espaces bar et des terrasses pour faire des pauses : de quoi surprendre, donner envie et rompre avec la monotonie.
Mesurer et améliorer l’efficacité des réunions
Analyse et feedbacks
Quand on arrive au stade de la réunionite aigue, c’est souvent en raison d’un manque de contrôle des résultats atteints au sein de l’entreprise. Une (auto) évaluation régulière permet rapidement de prendre de bonnes habitudes et de garantir l’efficacité des réunions.
Faites un tour de table à la fin de la réunion :
– Posez l’une des questions suivantes (sans jamais durer rallonger la réunion) : « Avons-nous répondu à l’objet de la réunion » ; « Cette réunion a-t-elle été utile ? » ; « Avez-vous des remarques sur le déroulé de cette réunion ».
– Concluez toujours par un « qui fait quoi et pour quand ».
– Exigez la rédaction d’un compte rendu, souvent édifiant sur le contenu et la performance de la réunion.
Agir à la suite de l’analyse
Votre analyse ne devra pas rester sans suite ! Le management doit prendre des décisions concrètes et mettre en œuvre des changements pour optimiser les réunions futures, alignant leur fréquence et contenu avec les besoins réels de l’équipe.
Conclusion
Combattre la réunionite ne doit pas se limiter à réduire le nombre de réunions. Sensibiliser les collaborateurs (animateurs et participants) à une bonne gestion des meetings permettra de les rendre plus pertinents, engageants et productifs. En adoptant des approches innovantes, les entreprises peuvent transformer cette tendance en un levier de collaboration efficace et stimulante.
