El año 2020 habrá puesto patas arriba nuestras certezas y hábitos y habrá anclado el trabajo a distancia en las prácticas. Muchas empresas han descubierto los beneficios de un lugar de trabajo digital, un entorno de trabajo digital que permite el trabajo co-modal, mezclando el trabajo presencial y el remoto de forma fluida. Continuidad empresarial, resistencia en caso de crisis, cohesión reforzada: ¿todo es bueno en el lugar de trabajo digital?
¿Qué es un Digital Workplace?
Según el traductor de Google, un Digital Workplace es un «lugar de trabajo digital«. Del mismo modo que acuden a la oficina, cada empleado tiene acceso a un entorno de trabajo desmaterializado. Allí puede encontrar a sus colegas y jefes, así como las herramientas profesionales necesarias para cumplir sus tareas y misiones: calendario, documentos compartidos, herramientas de videoconferencia, chat, etc.
Como cada sector tiene sus propias limitaciones, el puesto de trabajo digital debe adaptarse para garantizar que los usuarios tengan acceso a la información enviada por la empresa y un lugar de intercambio con sus colegas. Incluso los que no tienen su propio puesto de trabajo o no están todo el día delante de una pantalla, lo que implica una versión de la aplicación accesible en un dispositivo móvil.
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Un Digital Workplace, concretamente…
En concreto, se trata de una especie de plataforma que integra todos o algunos de estos elementos, en función de las soluciones elegidas (algunas los integran todos):
– un servidor donde se almacenan los documentos de trabajo, con gestión de acceso compartido o limitado según los
derechos de cada persona
– un sistema de mensajería interna entre equipos, proveedores, prestadores de servicios: muy a menudo será un chat
– un medio de comunicación de audio y vídeo con pantalla compartida
– licencias que dan acceso a todas las herramientas habituales necesarias según la empresa: software de contabilidad, diseño, automatización del marketing
– herramientas que promueven el trabajo colaborativo.
Hay una gran cantidad de ofertas de lugares de trabajo digitales en el mercado. Ya no es necesario presentar la solución Teams del gigante Microsoft, por ejemplo, pero debe saber que existen soluciones europeas, como Talkspirit, desarrollada por un equipo francés y que pone la proximidad con sus clientes en el centro de su promesa.
El usuario en el centro del lugar de trabajo digital
En la oficina, trabajando a distancia o en movimiento, esta oficina digital (ordenador, smartphone, tableta) acompaña al nómada digital a todas partes y garantiza la fluidez de la actividad. Es una herramienta esencial para las empresas y los empleados que buscan flexibilidad, que permite a la empresa operar de forma co-modal.
Para que un puesto de trabajo digital sea adoptado internamente, debe satisfacer las necesidades de los empleados, no imponerse a ellos. También debe ahorrarles tiempo, reuniendo todas sus aplicaciones empresariales en un solo lugar a través de APIs o soluciones SSO (Single Sign-On), por ejemplo, evitando que pasen de una a otra, y concentrando todas las comunicaciones internas. Menos correos electrónicos, más chat, carpetas compartidas y grupos de discusión dedicados significan un seguimiento más fácil de los proyectos, un ahorro de tiempo y menos molestias.
El puesto de trabajo digital no debe sumarse a las antiguas herramientas, a riesgo de convertirse en una fábrica de gas a diario, pero también de perder parte de la información. Conciencie a sus equipos: tenga cuidado con el seguimiento en Excel en el propio ordenador en paralelo con una herramienta compartida, y también con las conversaciones por correo electrónico en paralelo con el chat, etc. En un puesto de trabajo, cualquier nueva herramienta agregada sustituye a otra: no se superpone a ella.
Una base real para la experiencia de los empleados
El lugar de trabajo digital proporciona a los empleados una autonomía real en la organización de su trabajo, y una flexibilidad que cada vez es más demandada y apreciada. La última encuesta realizada por Wojo y OpinionWay (octubre de 2020) revela que el 56% considera que la oficina a la carta es una realidad. En un futuro próximo, tienen la intención de elegir su ciudad y su lugar de trabajo (oficina, espacio de coworking cerca de su casa, teletrabajo) en función de su horario profesional y personal del día, y de los servicios que necesitan. La flexibilidad geográfica también se está convirtiendo en una prioridad para los empleados. Según el estudio de Wojo, uno de cada dos empleados estaría dispuesto a mudarse para mejorar su calidad de vida si pudiera trabajar a distancia tres días a la semana desde su casa o en un espacio de coworking cercano.
Para las empresas que estén dispuestas a apostar por la confianza y por una gestión participativa y colaborativa, un puesto de trabajo digital es la herramienta esencial para tener éxito en esta transición hacia una organización co-modal.
Pasar al entorno laboral digital, sí, pero no sin redes
La implantación de un puesto de trabajo digital y la generalización del trabajo comodal deben ir acompañadas de una reflexión estratégica sobre el lugar de la tecnología en la empresa, así como de un componente de formación para los empleados.
La elección de una determinada herramienta puede ser decisiva para la sostenibilidad de la empresa y su adopción interna. Más que nunca, los CIO son líderes del cambio, y sus recomendaciones pueden tener un impacto duradero en el rendimiento de la empresa. Atención ejecutivos: escuchen a sus expertos, denles los medios para formarse e informarse sobre las herramientas adaptadas a sus necesidades para tener éxito en la transformación digital.
En cuanto a los RRHH, les corresponde garantizar la adopción de estas nuevas herramientas mediante la formación, la información sobre los riesgos de la piratería informática y la ciberseguridad, las cartas de buenas prácticas y la supervisión periódica del uso. La empresa estadounidense Gartner estima que el 30% de la ventaja competitiva (1) de las organizaciones provendrá de la capacidad de los empleados para explotar las nuevas tecnologías de forma creativa.
En resumen, ¿cuáles son las ventajas de un puesto de trabajo digital?
Una empresa que ofrece a sus empleados un entorno de trabajo digital combinado con diferentes espacios de trabajo (despachos privados, espacios comunes de convivencia, acceso a espacios de coworking cercanos a sus domicilios o clientes) garantiza así :
- La flexibilidad y agilidad de su organización del trabajo.
- La perpetuación de una operación co-modal, con la posibilidad de distribuir a sus empleados en una amplia zona geográfica.
- La fluidez de los intercambios, una garantía de rendimiento y eficacia.
- Su resistencia en caso de crisis o dificultades de acceso a las oficinas tradicionales.
- Una experiencia mejorada para los empleados.
- Una imagen de marca orientada a nuevos usos.
Todo ello siempre que se apoye a los empleados en la adopción de esta nueva herramienta, y que elijan la que se ajuste a sus necesidades sin crear nuevas limitaciones.
Como puede ver, el puesto de trabajo digital es una parte esencial de la transformación digital de la empresa, y se ha convertido en algo indispensable para garantizar la sostenibilidad del negocio en un mundo en el que las fronteras cambian constantemente. Verdadero centro de información e interacción, abre el camino a una nueva organización del trabajo, en la que lo co-modal es el rey y el trabajo a distancia es la norma, al menos una parte del tiempo.
1 – Gartner Top Technologies and Trends Driving the Digital Workplace, 2019
