Que l’on accueille un ou vingt nouveaux collaborateurs, la période d’intégration est clé pour les rendre rapidement opérationnels, et surtout, qu’ils se sentent bien dans l’entreprise et décident d’y rester. Les contraintes liées au Covid-19 créent de nouveaux challenges dans le processus d’onboarding : voici neuf étapes indispensables pour intégrer vite et surtout bien vos nouveaux talents !

Commençons par le commencement : l’onboarding désigne la période d’intégration technique et humaine d’un nouveau talent au sein de l’entreprise. L’objectif est triple : le rendre rapidement opérationnel, créer des liens avec ses collègues tout en l’acculturant dans l’entreprise. Et contrairement à ce que l’on pourrait penser, le processus commence avant même qu’il ne franchisse la porte de son bureau et continue plusieurs mois après sa prise de poste.

Selon la taille de votre structure et le nombre d’embauches en simultané, certaines étapes de l’onboarding peuvent regrouper les recrues des derniers mois, comme un séminaire ou afterwork d’intégration par exemple. Mais la plupart restent des étapes à mener individuellement avec vos talents pour qu’ils se sentent bien accueillis et accompagnés.

1 – L’onboarding débute dès la signature du contrat

Formidable, vous avez enfin trouvé votre perle rare ! Selon son niveau de poste, entre un et trois mois s’écouleront entre la signature du contrat et son arrivée en poste. Trois mois, c’est long, et encore plus dans le contexte actuel où entreprises et employés doivent s’adapter en temps réel aux contraintes sanitaires.

Ces semaines vous seront utiles pour commencer à l’acculturer à l’esprit de votre entreprise et à votre secteur d’activité, en lui transmettant par exemple des newsletters internes et des revues de presse. Vous pouvez aussi lui envoyer un welcome pack intégrant des informations sur l’entreprise et des goodies à vos couleurs. Utilisez les sujets administratifs (envoi d’un RIB, vérification de l’adresse du domicile, gestion de la place de parking, etc.) comme autant d’occasions de lui écrire et de lui rappeler que son arrivée approche et que vous l’attendez. Deux semaines environ avant le jour J, confirmez-lui par écrit l’heure et l’adresse à laquelle il.elle sera attendu.e pour son premier jour.

2 – Préparer son arrivée en amont

Rien de pire lorsqu’on démarre un nouveau job que de ne pas trouver d’ordinateur et de bureau prêt à vous accueillir. Dès la signature du contrat, programmez des alertes avec les services généraux et le manager afin de vous assurer qu’un poste de travail complet sera prêt la veille de son arrivée. Vérifiez également qu’il dispose bien d’une adresse e-mail, d’un numéro de téléphone et que tout soit opérationnel.

Si vous ne l’avez pas encore fait, c’est le moment de lui remettre un livret d’accueil (physique ou dématérialisé) qui regroupe toutes les informations importantes concernant votre entreprise. Histoire, valeurs, grands projets en cours, règles à connaître, etc… ce document important l’aidera à intégrer les éléments clés de votre culture d’entreprise et de votre secteur d’activité, et lui évitera de partir à la pêche aux informations pendant ses premières semaines. Sa rédaction peut sembler fastidieuse mais c’est un élément clé de la réussite de votre onboarding : ne le négligez pas !

3 – Designer un mentor d’onboarding

Les « nouveaux » ont toujours mille questions : à qui s’adresser en cas de panne informatique ? Quelles sont les bonnes adresses où déjeuner dans le quartier ? Comment commander de nouvelles fournitures ? Quelles sont les traditions à connaître (afterwork du jeudi ? dress code du lundi ?) ? Attribuez un mentor à votre nouvelle recrue : il aura pour mission de se rendre disponible pour la guider dans l’entreprise et répondre à toutes ses questions. Veillez à ce que ce mentor soit présent le jour de l’arrivée de votre nouveau collaborateur, et qu’il dispose de temps pour l’accueillir avec les RH et son manager.

4 – Organiser son planning

Les premiers jours sont parfois difficiles à vivre lorsqu’on est encore désœuvré.e par rapport au reste de l’équipe. Prévoyez un planning de rendez-vous avec toutes les personnes clés dans les missions de votre nouvelle recrue. Elle sera ainsi briefée sur les sujets en cours tout en faisant connaissance avec ses nouveaux collègues en tête à tête. N’oubliez pas toutefois de la prévenir en amont afin qu’elle ne se sente pas surchargée dès son arrivée !

5 – Prévoir un parcours d’intégration

En parallèle de cette série de rendez-vous individuels, programmez une visite guidée de l’entreprise dès la première semaine. Ce sera l’occasion de lui présenter les responsables des différents services et de lui donner une vision globale du fonctionnement de l’entreprise.

Prévoyez aussi une réunion de présentation avec sa nouvelle équipe, où chacun se présente en deux minutes, y compris le nouvel arrivant. Utilisez des exercices ice breakers pour mettre tout le monde à l’aise et créer de la connivence.

Selon la taille de votre entreprise, vous pouvez aussi organisez une journée d’intégration dédiée aux nouveaux arrivants. Elle est l’occasion de leur présenter de vive voix votre stratégie, les services clés, et surtout de créer des liens avec des collaborateurs fraîchement embarqués comme eux.

6 – Anticiper le télétravail

Comme beaucoup d’entreprises depuis la crise sanitaire liée au Covid-19, vous avez adopté le télétravail la majorité du temps ? Prévoyez un point dédié avec les nouveaux arrivants sur l’organisation du télétravail, afin de les former aux outils numériques utilisés et les informer des bonnes pratiques en vigueur dans l’entreprise (horaires de connexion et de déconnexion, rendez-vous d’équipe à heure fixe, etc.).

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7 – Créer des occasions de se rencontrer

S’intégrer dans une nouvelle équipe lorsqu’on travaille à distance est difficile : privilégiez autant que possible les échanges en visioconférence les premières semaines, et invitez votre collaborateur à vous contacter aussi souvent que nécessaire s’il a des questions. Prévoyez aussi des déjeuners ou des cafés d’équipe en visioconférence pour créer du lien de manière informelle.

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Vous pouvez aussi regrouper l’équipe en travail à distance un ou plusieurs jours par semaine, en profitant de la flexibilité offerte par les espaces de coworking pour prendre des bureaux à la semaine ou à la journée. Ces moments de collaboration en présentiel permettront aux nouveaux collaborateurs de créer des liens concrets avec leurs collègues et d’apprendre à se connaître de façon plus conviviale.

8 – Mettre en valeur vos nouveaux talents

Communiquez en interne sur les nouveaux arrivants (e-mail, annonce dans les écrans de l’accueil et les ascenseurs, tableau d’information dans le hall, etc.) et invitez les « anciens » à envoyer un message de bienvenue aux « nouveaux ».

Pensez aussi à communiquer en externe sur vos embauches, via un post LinkedIn sur le compte de votre entreprise, l’envoi d’un communiqué de presse et d’une information dans votre newsletter externe. Ces arrivées reflètent le dynamisme de votre activité et l’attractivité de votre entreprise : surfez dessus !

9 – Garder le contact tout au long de l’onboarding

Un onboarding complet dure plusieurs mois. Prévoyez des points de debrief avec votre nouveau collaborateur après :

  • Une semaine, pour qu’il vous livre ses premières impressions et partage ses questions ;
  • Un mois, pour recueillir son rapport d’étonnement rédigé par mail ou par Word, qui constitue une bonne occasion de s’interroger sur les habitudes de travail dans votre entreprise ;
  • Trois mois, pour faire le point sur ses premiers dossiers, ses premières satisfactions et éventuelles difficultés ;
  • Neuf mois (oui, tant que ça !) afin de vous assurer qu’il est bien intégré, qu’il a trouvé ses marques, et recueillir ses éventuelles suggestions sur l’évolution de ses missions.

Ces échanges sont importants pour qu’il se sente écouté et épaulé dans sa découverte de l’entreprise et sa prise de fonctions. Profitez aussi de ces points intermédiaires pour faire le point sur sa période d’essai. Si vous souhaitez la reconduire, expliquez pourquoi, et ouvrez le dialogue sur d’éventuels points d’amélioration identifiés.

Gardez à l’esprit qu’un onboarding bien mené rime avec collaborateur plus performant et plus fidèle sur le long terme. Cette période charnière mérite d’y consacrer du temps et de l’attention afin de poser des bases solides dans la relation avec vos talents. Le dialogue avec les nouveaux arrivants constitue aussi une précieuse occasion d’améliorer votre agilité en étant à l’écoute de leurs suggestions. Embarquement immédiat !

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